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A equipe do instituto de pesquisa usa o Dropbox Business para trabalhar colaborativamente com segurança em documentos de pesquisa confidenciais de qualquer lugar.

Principais resultados da Ehrenberg-Bass

Maior privacidade em projetos individuais

Menor compartilhamento para usuários em diferentes locais

Maior segurança em arquivos para projetos ativos e concluídos

O desafio

Adoção rápida

Com uma equipe de analistas de tendência no comando, não é surpresa que o Ehrenberg- Bass tenha mergulhado na arena de armazenamento de arquivos on-line assim que pode. Ao tomar conhecimento do Dropbox Business, o diretor e professor Byron Sharp tomou a decisão executiva de migrar os membros da equipe de seus servidores locais para o Dropbox Business. Ainda que nem todo funcionário do Ehrenberg-Bass estivesse familiarizado com o Dropbox, bastou uma breve apresentação para que Sharp o levasse para todos rapidamente. Sessenta e cinco usuários se conectaram à conta do Dropbox Business da Ehrenberg-Bass e imediatamente começaram a compartilhar e armazenar projetos de pesquisa, dados e materiais de ensino. O gerente de pesquisa de mercado Kisty Willis recorda: "A transição foi realmente simples. Nós entramos, colocamos alguns arquivos no Dropbox e as pessoas começaram a compartilhar informações imediatamente. Não precisávamos mais colocar arquivos no servidor".

"Quando reunimos dados, eles vão para uma pasta do Dropbox. Quando escrevemos um relatório ou proposta, tudo vai para lá também. Deste modo, qualquer pessoa da equipe do projeto pode acessar o Dropbox e simplesmente pegar o que precisa."

A solução

Mudança de comportamento

Diversos modelos de arquivos do Ehrenberg-Bass — como aqueles utilizados para propostas empresariais — ficam no Dropbox, de modo que são frequentemente o ponto de partida para professores, estudantes e outros funcionários na hora de definir novos projetos. Uma vez que um projeto é iniciado, sua equipe utiliza o Dropbox Business para armazenar dados, compartilhar arquivos pertinentes e consolidar o feedback dos membros. Como explica Willis "Quando reunimos dados, eles vão para uma pasta do Dropbox. Quando escrevemos um relatório ou proposta, tudo vai para lá também. Deste modo, qualquer pessoa da equipe do projeto pode acessar o Dropbox e simplesmente pegar o que precisa." Cada projeto é tipicamente gerenciado por apenas algumas pessoas, mas com frequência os participantes do projeto escolhem trabalhar fora do escritória - o que torna o Dropbox Business um ativo valioso. "Com diversas pessoas trabalhando remotamente, é bom que possamos acessar o Dropbox com tanta simplicidade", acrescenta Willis. Após a conclusão dos projetos, não é incomum que membros da equipe escrevam papers ou artigos em periódicos para publicar os resultados de suas pesquisas. A pesquisa e as conclusões relacionadas são constantemente utilizadas na monografia de estudantes de graduação. Alguns membros da equipe do Ehrenberg-Bass escreveram inclusive livros didáticos sobre pesquisa de mercado com suas conclusões. Após o final de cada projeto, o Dropbox Business é utilizado para organizar arquivos ao longo do desenvolvimento do processo. De acordo com Willis, "é ótimo porque o Dropbox Business oferece mais privacidade que um servidor. As pessoas podem controlar quem tem acesso aos seus arquivos quando estão trabalhando em projetos individuais". Além de confiar no Dropbox Business durante a pesquisa e o relatório, a equipe do Ehrenberg-Bass também usa o Dropbox para manter materiais de marketing em ordem. Quando a organização precisa fazer a divulgação para novos clientes ou patrocinadores corporativos, ela pode simplesmente acessar ou adicionar sua biblioteca de marketing no Dropbox.

"É ótimo porque o Dropbox Business oferece mais privacidade que um servidor. As pessoas podem controlar quem tem acesso aos seus arquivos quando estão trabalhando em projetos individuais".

Os resultados

Compartilhamento de experiências em todo o mundo

Como os membros da equipe do Ehrenberg-Bass armazenam muitos dados críticos importantes no Dropbox, e frequentemente citam relatórios de pesquisas anteriores ao trabalhar em projetos de assunto semelhante, um dos recursos mais valiosos é a capacidade de proteger arquivos de exclusão. "Nós realmente não gostaríamos de excluir nenhuma pasta que tenhamos criado", afirma Willis. "Queremos manter tudo no Dropbox por um longo tempo". A organização experimentou na pele a capacidade de recuperação de arquivos do Dropbox Business quando alguém, por acidente, excluiu uma pasta que continua "uma imensa quantidade de trabalho". Willis se lembra: "estávamos em uma reunião e, de repente, percebemos que a pasta de pesquisa de alto nível havia sido excluída. Foi muito legal termos conseguido localizar quem fez isso. Mais legal ainda foi conseguir todos os arquivos de volta!" Com armazenamento conveniente, compartilhamento integrado e paz de espírito contínua no que diz respeito à segurança dos arquivos, o Ehrenberg-Bass está feliz em ter adotado rapidamente o Dropbox e movido seus dados para ele. Como diz Willis: "Eu definitivamente recomendaria o Dropbox Business como forma de fazer backup de praticamente tudo que você quer que fique seguro e acessível".