A empresa de desenvolvimento web usa o Dropbox Business para melhorar a colaboração em arquivos como formulários de saúde e apresentações colaborativas. Os desenvolvedores podem continuar trabalhando mesmo quando estão fora do escritório.

Principais resultados da Mobify

Visibilidade e controles administrativos melhorados

Integração fácil e adesão massiva de usuários

Colaboração de qualquer lugar, em qualquer dispositivo

O desafio

Tentativas e erros

Com uma equipe de grandes mentes técnicas, a Mobify sempre funcionou sem um departamento de informática formal. Em vez disso, a empresa conta com produtos excelentes que podem ser usados sem muita assistência. Alguns aplicativos, como o Dropbox, se tornaram parte integrante da empresa devido ao uso generalizado pelos funcionários. As contas Dropbox Basic e Pro eram populares entre os funcionários, mas criavam um desafio logístico. Tentando centralizar o gerenciamento dos arquivos da empresa e melhorar o controle do acesso aos dados, a empresa adotou uma solução semelhante ao Dropbox. Infelizmente, essa medida criou um pesadelo. O engenheiro de sistemas Kyle Young lembra: "Ouvíamos reclamações sobre documentos que não estavam sincronizando e alguns que estavam sendo excluídos. Ninguém conseguia se virar". A empresa decidiu que não fazia sentido pagar por uma solução que não estava dando certo. Ao descobrir que o Dropbox Business atenderia a todos os seus requisitos de segurança e controle empresarial, a Mobify ficou entusiasmada e logo se voltou para a solução. "Todos lembravam como o compartilhamento e a sincronização eram fáceis com o Dropbox", explica Young. "Nenhum arquivo se perdia, e era exatamente o que os usuários queriam. A solução empresarial também atendia a todos os nossos critérios. Quem trabalha com tecnologia tem um padrão mais alto para ferramentas, e o Dropbox Business realmente é a única solução para compartilhamento de arquivos que atende a esse padrão." De início, as equipes de cada escritório contavam com servidores NAS e acesso VPN aos arquivos. No entanto, não demorou para as conexões VPN darem problema. O gerente de serviços globais de TI, Nithin Veeraarasu, descreve: “O acesso remoto era um problema contínuo, principalmente para nossa equipe de vendas. Tentavam acessar informações em toda a VPN usando hotspots 3G, o que não era o ideal. Começamos a ter diversos problemas ao tentar sincronizar documentos e organizar versões”. Além dos desafios de conectividade e controle de versões, os usuários de Mac (que são 35% da nossa força de trabalho) encontravam conflitos ao tentar usar a VPN. Os problemas de montagem estavam complicando o processo de expansão e exigindo muito tempo e energia da equipe de TI da NewVoiceMedia.

"Quem trabalha com tecnologia tem um padrão mais alto para ferramentas, e o Dropbox Business realmente é a única solução para compartilhamento de arquivos que atende a esse padrão."

Kyle Young, engenheiro de sistemas, Mobify

A solução

Adesão fácil e rápida

A Mobify precisou de apenas uma semana para implementar o Dropbox Business entre seus 85 funcionários. Como os usuários já conheciam e adoravam o Dropbox, a configuração foi simples, e as reclamações generalizadas com a solução anterior pararam de imediato. Young descreve o Dropbox Business como "muito intuitivo" e acrescenta: "O que importa para nós é a produtividade e velocidade da equipe. Queremos sempre nos concentrar no nosso ponto forte, que é o valor fundamental da empresa, não no gerenciamento de TI. O Dropbox Business nos ajuda nisso". O Dropbox Business permite que a Mobify mantenha o controle sobre os documentos da empresa, enquanto estabelece uma clara distinção entre os arquivos pessoais e os de trabalho, permitindo que os funcionários acessem suas contas pessoais do Dropbox. Os incidentes de sincronização ocorridos com a solução anterior, como o desaparecimento de um modelo de contrato de vendas bem no meio de uma negociação, são uma lembrança distante. De acordo com Young, "todas as semanas, eu tinha que passar algumas horas solucionando problemas técnicos. Na nossa solução anterior, algumas ações, como integração e desligamento de usuários, e permissões de configuração, pareciam complicadíssimas em comparação com o Dropbox Business". Agora Young permite que os proprietários de conteúdos gerenciem suas próprias permissões de arquivos enquanto ele se concentra nas prioridades de desenvolvimento de produtos e sistemas. Adepto entusiasmado do Dropbox Business, Young explica que "na Mobify, preferimos soluções como o Dropbox Business, que não precisam do nosso gerenciamento. O tempo que recuperamos pode ser investido diretamente em nosso produto".

"Na Mobify, preferimos soluções como o Dropbox Business, que não precisam do nosso gerenciamento. O tempo que recuperamos pode ser investido diretamente em nosso produto."

Kyle Young, engenheiro de sistemas, Mobify

Os resultados

Conquistando colaboração

A Mobify disponibiliza todos os ativos da empresa — como documentos de benefícios de saúde e slides de reuniões gerais semanais — no Dropbox Business, mas cada departamento também usa o Dropbox Business para criar seus próprios espaços de compartilhamento menores. Por exemplo, os designers de desenvolvimento de produtos compartilham arquivos com designers de marketing para que os dados sejam usados nos materiais promocionais. "O Dropbox Business é excelente para criar uma espécie de senso de 'comunidade', em que designers de diferentes áreas podem se comunicar e colaborar facilmente", explica Young. Quando se trata de colaboração externa, a Mobify usa links compartilhados do Dropbox Business para enviar materiais para o parceiro de marketing em Seattle e permitir que a equipe de serviços especiais compartilhe modelos de desenvolvimento de produtos com clientes. "O Dropbox Business é fundamental para o compartilhamento rápido de ativos atualizados", diz David Fay, estrategista de marketing de conteúdo. Quando os funcionários da Mobify precisam viajar, os recursos do Dropbox Business, como sincronização confiável, acesso off-line e aplicativo móvel intuitivo, ajudam a manter todos conectados e produtivos. Como explica Fay, "podemos estar em um avião ou hotel e precisar criar um ativo em pouco tempo. Com o Dropbox Business, tudo está lá, de forma organizada, quando precisamos, e isso nos permite criar materiais em pouco tempo e manter o fluxo de trabalho". Os funcionários da Mobify sempre podem contar com o Dropbox Business, estejam eles em plena produção ou se apresentando para novos clientes. A facilidade e a confiabilidade da solução são justamente os motivos da escolha inicial da Mobify — e também da escolha final.

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