A líder em consultoria de comunicação empresarial da América Latina usa o Dropbox Business para colaborar com clientes e permitir que seus funcionários trabalhem de qualquer lugar, economizando tempo e dinheiro.

MZ Group, consultoria de comunicação empresarial

Principais resultados do MZ Group

Aumento da produtividade devido a velocidade de sincronização

Maior economia em TI

Maior controle sobre informações confidenciais dos clientes 

O desafio

Otimizando comunicações

Com sede em São Paulo e servindo de balcão único para comunicações empresariais, o Grupo MZ cresceu ao lado de seus mais de 600 clientes para se tornar líder no ramo. Conforme a empresa se expandiu para escritórios em todo o Brasil, na Ásia e nos EUA, os executivos perceberam que a própria tecnologia do escritório estava atrapalhando sua agilidade. Os arquivos eram armazenados em servidores internos, o que exigia investimentos constantes em infraestrutura, hardware e software, além de dificultar a colaboração das equipes de apoio nos mesmos documentos em tempo real. Para acessar documentos remotamente, os funcionários precisavam passar por uma conexão VPN. "Devido à segurança e ao sistema interno, a conexão era lenta", diz Rodolpho Zabisky, diretor de finanças do MZ, que fornece serviços como relações com investidores, relações públicas, comunicações digitais, entre outros. "Também tínhamos muitas cópias em conflito quando os funcionários acessavam um mesmo arquivo." Depois de testar outras soluções, o MZ decidiu adotar o Dropbox Business. A velocidade de sincronização e a facilidade de uso da solução foram fatores-chave, explica Alex Souza, coordenador de TI. "Basta criar e enviar um login para um funcionário, pois a plataforma é fácil de usar e não exige horas de treinamento, o que poupa tempo do pessoal de TI", explica Alex Souza.

A solução

Trabalhando de qualquer lugar

Hoje, todos os 250 funcionários do Grupo MZ usam o Dropbox Business para colaborar entre si e com seus clientes. Seja trabalho em apresentações, comunicados de imprensa ou outros documentos, os funcionários podem compartilhar links do Dropbox, que sincronizam em tempo real. O Emblema do Dropbox permite que várias pessoas editem o mesmo documento sem criar diferentes versões por acidente. "As notificações ajudam muito quando temos uma equipe trabalhando simultaneamente no mesmo documento, em especial os comentários", diz Zabisky. Quando terminam de trabalhar em um documento, os funcionários enviam aos clientes um link do Dropbox com as versões finais usando e-mail ou WhatsApp. "Os clientes realmente estão elogiando muito a integração do WhatsApp com o Dropbox", diz Souza. Com o aplicativo Dropbox para dispositivos móveis, os funcionários do Grupo MZ podem acessar e compartilhar arquivos de qualquer lugar com muito mais agilidade. Em vez de perder tempo tentando discar para a VPN, podem se concentrar em fornecer serviços excelentes aos clientes. "Se um cliente pede um arquivo, você pode enviar pelo celular, no carro", diz Zabisky. "Isso é ótimo no Brasil, onde perdemos muito tempo no trânsito." Com os recursos da Administração do Dropbox, fica fácil para os executivos do Grupo MZ garantirem que os dados confidenciais dos clientes sejam compartilhados apenas com as pessoas certas. "Concluímos que o Dropbox é mais seguro que outras medidas de segurança e proteção de dados", diz Souza. "Não teríamos adotado o Dropbox se não tivéssemos garantia de segurança e confidencialidade de dados."

"Concluímos que o Dropbox é mais seguro que outras medidas de segurança e proteção de dados. Não teríamos adotado o Dropbox se não tivéssemos garantia de segurança e confidencialidade de dados."

Alex Souza, coordenador de TI, MZ Group

Os resultados

Economizando tempo e dinheiro

Ao adotar o Dropbox, o Grupo MZ conseguiu melhorar a eficiência, liberando mais tempo para os funcionários se concentrarem nas contas dos clientes. Alex estima que, coletivamente, os funcionários estejam poupando cerca de mil horas semanais ao acessar arquivos pelo Dropbox, em vez de pelo antigo sistema VPN. "E isso é só o VPN", diz Souza. "Tivemos outras economias em toda a organização." O Grupo MZ diz que as economias de TI por conta do Dropbox também estão se aproximando dos seis dígitos por ano, pois não há despesas com novos servidores, licenças para VPN e outros softwares de backup. "No princípio, adotar o Dropbox não tinha a ver com redução de custos — nosso foco estava na mobilidade dos funcionários", explica Zabisky. "Mas o projeto acabou sendo extremamente vantajoso para nós em termos financeiros." Com mais de 600 clientes e sendo líder entre as empresas brasileiras de capital aberto, o Grupo MZ não pode deixar de funcionar quando ocorre um desastre. Durante um período de três horas sem energia, o Dropbox Business permitiu que os funcionários continuassem cuidando das suas contas. "Com o Dropbox, as pessoas continuam trabalhando no notebook ou celular, e a empresa não para por um segundo", diz Souza.

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