A empresa do ramo alimentício usa o Dropbox Business para permitir que seus representantes de vendas fiquem mais conectados ao trabalhar remotamente, deixando os funcionários trabalhar sem papel e sempre com as últimas informações à mão.

Principais resultados da Orkla

Apresentações de produtos mais modernas e harmoniosas

Melhor apoio à equipe de vendas descentralizada

Maior tranquilidade e supervisão administrativa

O desafio

Evolução de uma marca consagrada

Quando uma empresa está no mercado há mais de três séculos, é comum se perceber a evolução dos negócios. A Orkla já viu suas divisões passarem por épocas boas e tempos difíceis e, por sua vez, cresceu e se tornou a maior fabricante na sua categoria na Escandinávia. Nos últimos anos, à medida que a empresa se expandiu, a equipe de vendas foi se afastando gradualmente das operações que se limitavam a escritórios e dos fluxos de trabalho baseados em papel, passando a adotar mais mobilidade no fluxo de trabalho e processos digitalizados. A empresa usava o Lotus Notes havia cerca de 20 anos, contando com ele em conjunto com bases de dados e uma plataforma de e-mail para compartilhar documentos, sem um fluxo de trabalho bem definido. Como mais e mais funcionários começaram a trabalhar em regime de home-office, na estrada e em locais de distribuição da Orkla Foods, surgiu a necessidade de um sistema de compartilhamento de arquivos melhor e mais harmonioso. “Precisávamos de uma maneira mais rápida de enviar informações aos nossos representantes de vendas e uma maneira muito mais moderna de apresentar nossos produtos”, afirma o Líder do suporte de vendas, Jon-Erik Andersgaard. “Queríamos que toda a nossa força de trabalho móvel tivesse melhor acesso a fotos, vídeos e documentos administrativos que explicam como queremos trabalhar.” A Orkla Foods decidiu migrar para dispositivos baseados em tablets e um aplicativo de vendas móvel além do SAP CRM, mas, com isso, surgiu uma nova série de problemas nos fluxos de trabalho.

“O aplicativo do Dropbox é muito fácil de explicar para quem está começando a se familiarizar com dispositivos móveis no trabalho. Se você quer que os funcionários entendam rapidamente como acessar e compartilhar arquivos de um dispositivo móvel, o Dropbox é a tecnologia para isso.”

Jon-Erik Andersgaard, Líder do suporte de vendas, Orkla Foods

A solução

Uma nova ordem mundial

Embora o uso de tablets tenha permitido que os representantes de vendas da Orkla Foods ficassem mais conectados ao trabalhar remotamente, os funcionários tinham dificuldades com o compartilhamento de documentos fora de um ambiente de escritório tradicional, a fim de suplementar o aplicativo de vendas. Eles precisavam de um aplicativo que trabalhasse de forma mais fluida com a interface do tablet e lhes permitisse ver e compartilhar documentos com mais facilidade. Andersgaard acrescenta: “Nossos representantes precisavam de uma plataforma projetada especificamente para o compartilhamento rápido, e seguro de documentos e arquivos de mídia.” A equipe de vendas encontrou a solução no Dropbox Business. Os recursos fáceis de entender do aplicativo para dispositivos móveis eram exatamente o que a Orkla Foods buscava. Segundo Andersgaard, “o aplicativo do Dropbox é muito fácil de explicar para quem está começando a se familiarizar com dispositivos móveis no trabalho. Se você quer que os funcionários entendam rapidamente como acessar e compartilhar arquivos de um dispositivo móvel, o Dropbox é a tecnologia para isso.” Agora, ao visitar lojas por todo o continente, os representantes podem acessar em tempo real apresentações de PowerPoint, vídeos e todos os documentos necessários para fechar uma venda. Não precisam mais pesquisar em seus e-mails ou tentar encontrar os arquivos que foram compartilhados com aplicativos desajeitados. Além disso, quando a empresa atualiza informações sobre um produto, termos de vendas ou materiais de marketing (como faz várias vezes por ano), pode enviar esses arquivos aos funcionários sem imprimir ou distribuir uma única folha manualmente. “Nosso objetivo é manter os fluxos de trabalho sem uso de papel”, explica Andersgaard. “O Dropbox Business oferece um espaço único digital para os funcionários encontrarem todos os dados de que precisam, seja o mais novo e mais completo arquivo com informações de vendas, os documentos de integração de funcionários ou as instruções para relatórios de despesas.”

“Com o Dropbox Business, estamos totalmente no controle de quem vê o quê, quando e por quanto tempo. Seja ao integrar um novo funcionário ou ao manter a equipe de vendas atualizada, podemos fornecer às equipes o conhecimento exato, no lugar certo e na hora certa."

Jon-Erik Andersgaard, Líder do suporte de vendas, Orkla Foods

Os resultados

Produtividade aliada à tranquilidade

A Orkla Foods adora o Dropbox Business não só por permitir que os funcionários se movam à vontade pelo mundo, mas também por manter os arquivos da empresa em segurança em um só lugar. Com cerca de 300 usuários no campo de vendas móvel, é normal ocorrer uma exclusão acidental de arquivo de vez em quando. Mas, como diz Andersgaard, “o Dropbox Business realmente nos dá tranquilidade. Erros acontecem, e saber que podemos recuperar documentos perdidos e versões anteriores é muito animador”. Além de saber que seus funcionários nunca precisam se preocupar com perdas de arquivos importantes, a empresa também pode garantir que os arquivos corretos estejam imediatamente disponíveis em cada situação. “Com o Dropbox Business, estamos totalmente no controle de quem vê o quê, quando e por quanto tempo”, atesta Andersgaard. “Seja ao integrar um novo funcionário ou ao manter a equipe de vendas atualizada, podemos fornecer às equipes o conhecimento exato, no lugar certo e na hora certa.”

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