A empresa de ERP para o segmento de manufatura com base na nuvem dobrou o número de funcionários nos últimos dois anos usando o Dropbox Business para colaborar com mais facilidade entre diferentes locais e dispositivos.

Plex Systems, uma empresa de software

Principais resultados da Plex Systems

Arquitetura de TI escalável e econômica

Tempos de resposta ao cliente mais rápidos com dispositivos móveis 

 

Colaboração mais simples e robusta entre diversos locais 

 

O DESAFIO

Remover barreiras para crescer rápido

Comandada por fundadores que já trabalharam em uma fábrica, a Plex System ajuda mais de 400 indústrias a gerenciar melhor o inventário e a expedição, colocando esses importantes processos na nuvem. A empresa, sediada em Michigan, dobrou de tamanho nos últimos dois anos. Então, perceberam que era preciso melhorar suas ferramentas internas para acompanhar esse crescimento. Funcionários de diferentes locais só dispunham das trocas de e‑mail para trabalhar em conjunto, o que normalmente levava a ter múltiplas versões do mesmo documento, um verdadeiro “pesadelo para gerenciar arquivos”, conta o diretor de TI, Chris Pesola. “Precisávamos de uma maneira melhor para colaborar entre as várias localidades e dispositivos”, relata. Por ser também um provedor de solução por nuvem, a Plex avaliou diversas soluções de colaboração. No entanto, o Dropbox Business saiu como o grande favorito, principalmente devido à sua facilidade de uso. Ao migrar de um ambiente que utilizava exclusivamente computadores pessoais para um ambiente em que todas as plataformas eram bem-vindas, a empresa precisava de um serviço que funcionasse de maneira eficiente entre todos os dispositivos. “Queríamos que a solução escolhida fosse simples o suficiente para ser adotada sem resistência”, diz Pesola. “E isso é algo difícil de alcançar ao implementar qualquer tecnologia.”

A SOLUÇÃO

Deixar que os usuários trabalhem com suas ferramentas favoritas

O Dropbox Business mantém os funcionários produtivos, porque eles podem usar seus aplicativos favoritos de qualquer lugar. “Nossos usuários adoram abrir documentos nativos do Microsoft Office na web”, conta Pesola. O departamento de marketing agora colabora em apresentações de PowerPoint usando o Emblema do Dropbox. O recurso permite que os funcionários vejam quem mais está no arquivo, podendo atualizar para a versão mais recente em que ocorreram alterações. Membros da equipe financeira enviam contratos para representantes de vendas por meio de links ou pastas compartilhadas. Isso facilita para os representantes de vendas acessarem e compartilharem documentos para fechar negócios com clientes, normalmente a partir de seus dispositivos móveis. “Caso um possível cliente entre em contato com um vendedor e diga 'estou pronto para fechar', eles têm os contratos ao alcance de suas mãos”, declara Pesola. A seção de Administração ajuda a Plex a manter seu ambiente BYOD em segurança, já que a empresa monitora usos ou logins suspeitos. E, caso um funcionário perca um dispositivo ou saia da empresa, o departamento de TI pode transferir arquivos ou excluir remotamente o dispositivo.

OS RESULTADOS

Redução de custos e aumento de produtividade

Com o Dropbox Business, a Plex diz estar mais bem posicionada para escalonar com o crescimento futuro. O limite de armazenamento para HDs locais e dispositivos foi diminuído, reduzindo o investimento a longo prazo da empresa com hardware. “O impacto imediato para nós, ao não termos que atualizar nossa arquitetura de back-end, foi uma economia na casa dos seis dígitos”, afirma Pesola. Para as equipes de vendas e marketing, o tráfego de e-mail diminuiu devido ao uso das pastas compartilhadas. Isso permite que funcionários se concentrem mais em seus trabalhos e nos clientes, em vez de perder tempo descobrindo qual das versões do arquivo é a mais recente. E com acesso a contratos e materiais importantes pelo Dropbox em seus dispositivos móveis, representantes de vendas podem responder aos clientes com maior velocidade. A moral da história? Os representantes podem fechar mais negócios e aumentar a receita da empresa.

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