A empresa de design digital confia no Dropbox Business para simplificar e melhorar a colaboração entre sua força de trabalho remota.

Principais resultados da UNITiD

Mais tempo para criatividade e inovação

Maior produtividade

Fluxos de trabalho móveis e flexíveis

O desafio

Desenvolvimento de uma estrutura para inovação

Criatividade e inovação são as forças motrizes por trás dos aplicativos e interfaces envolventes da UNITiD. Mas a colaboração eficiente também é fundamental para manter os projetos em andamento. Com equipes de proprietários de empresas, designers visuais e de interatividade, redatores e desenvolvedores técnicos espalhadas por diversas localidades, a empresa precisava de uma abordagem disciplinada no gerenciamento de projetos. "Nós usamos um método ágil de gerenciamento de projetos que é altamente iterativo e colaborativo", explica Matthijs Collard, fundador da UNITiD. "Cada equipe trabalha de maneira próxima com seus clientes para entender a perspectiva do usuário final, desenvolver wireframes, criar modelos gráficos, produzir e testar protótipos funcionais e desenvolver o produto final. Ao longo de todo o processo, continuamos a reunir feedback e a redefinir nosso design para aumentar a qualidade e a utilidade de nossa solução". Gerenciar diversas rodadas de comentários se provou um desafio no que diz respeito ao controle de versões de arquivos. Assim, a UNITiD procurou uma solução de compartilhamento de arquivos com base em nuvem que pudesse dar aos membros da equipe acesso rápido aos arquivos mais recentes. Após considerar diversas ofertas, a empresa decidiu implementar o Dropbox devido à sua facilidade de uso, confiança e simplicidade. Conforme o empreendimento da UNITiD crescia, assim também ocorria com os requisitos de armazenamento de arquivos. Quando a empresa ouviu falar que o Dropbox tinha lançado uma nova solução desenvolvida especialmente para empresas, fizeram a migração imediatamente. "É uma questão de confiança", explica Collard. "Quando uma nova solução como o Dropbox Business surge de uma empresa que conquistou nossa confiança, nós a abraçamos." Uma vez que a maioria dos funcionários já tinham familiaridade com o Dropbox, a transição para a solução empresarial foi rápida e eficiente. "Integrar nossa equipe existente ao Dropbox Business não demorou nada", afirma Collard. "E os novos contratados aprendiam tudo o que precisavam em seções de 30 minutos, que revisavam nossa estrutura de pastas da empresa e passavam dicas de sincronização."

"É uma questão de confiança. Quando uma nova solução como o Dropbox Business surge de uma empresa que conquistou nossa confiança, nós a abraçamos".

Matthijs Collard, fundador, UNITiD

A solução

Aumentando a produtividade ao remover barreiras

O Dropbox Business solucionou a necessidade de crescimento do armazenamento de arquivos da UNITiD, ao mesmo tempo em que forneceu maior flexibilidade para comportar os fluxos de trabalho. Com a capacidade de conectar mais de 300 mil aplicativos ao Dropbox Business, os membros da equipe puderam acessar e compartilhar praticamente todo tipo de arquivo por meio de suas contas do Dropbox. Quando edições eram feitas, o Dropbox Business automaticamente atualizava todas as cópias de um arquivo, tornando o gerenciamento de versões de arquivos muito mais fácil. Por exemplo, a UNITiD confia em um aplicativo chamado InVision para criar protótipos funcionais de novos designs. Sua integração com o Dropbox faz com que os protótipos sejam continuamente atualizados assim que os arquivos são salvos no Dropbox Business, sem a necessidade de um envio adicional. “Se nossos designers mudam um protótipo usando o InVision”, explica Collard, "o Dropbox Business mantém todos os ativos relacionados a design, telas e arquivos-fonte sincronizados. Ele nos permite economizar muito tempo, e nunca nos deixa na mão". O aplicativo do Dropbox Business para dispositivos móveis também dá às equipes descentralizadas da UNITiD uma maneira mais conveniente de se manter atualizado em relação às edições e demandas do dia a dia. Por exemplo, caso membros da equipe tirem fotos para documentar capturas de tela preliminares e ideias anotadas numa lousa durante reuniões de trabalho, eles podem armazená-las para acesso posterior usando o Dropbox Business. "Uma vez que colocamos as fotos no Dropbox Business, podemos usar um celular para revisá-las no trem, à noite em casa ou num voo no dia seguinte", relata Collard.

"Cerca de 90% de nossos projetos envolvem colaboração com clientes e outras partes. O Dropbox Business facilita o trabalho com parceiros externos, e ainda mantém nossos dados seguros."

Matthijs Collard, fundador, UNITiD

Os resultados

Manter a segurança, facilitar o progresso

Tão importante quanto a flexibilidade de acesso é a segurança dos arquivos. Para evitar usuários não autorizados de terem acesso a arquivos, os funcionários da UNITiD usam a verificação em dois passos e são atentos quanto ao monitoramento de links compartilhados. "Cerca de 90% de nossos projetos envolvem colaboração com clientes e outras partes", explica Collard. "O Dropbox Business facilita o trabalho com parceiros externos, e ainda mantém nossos dados seguros." Enquanto isso, a solução de backup e recuperação fornecem segurança de rede em caso de desastre. "Um de nossos colegas excluiu acidentalmente a pasta 'Todos os arquivos' no Finder do Mac, que estava sincronizada com o Dropbox", relembra Collard. "Tudo foi apagado. Mas o Dropbox Business nos permitiu recuperar e restaurar todos os arquivos excluídos." Com o Dropbox Business implementado, a UNITiD pode se concentrar menos no gerenciamento de arquivos e mais em completar trabalhos de design inovadores. Como resume Collard: "A melhor coisa sobre o Dropbox Business é que você não precisa pensar em onde alguma coisa está. Ela sempre está ali. Ele simplesmente funciona".

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