Como gerenciar equipes remotas

Certifique-se de que seus funcionários, internos e remotos, possam produzir e prosperar como uma equipe eficaz.

Como superar os obstáculos dos trabalhadores virtuais

Um gerenciamento de equipe eficaz é essencial para garantir que os membros da equipe, tanto trabalhadores virtuais quanto internos, trabalhem em conjunto perfeitamente. Sem dúvida, gerenciar equipes virtuais é mais fácil na teoria do que na prática. Fazer check-ins e controlar horas trabalhadas de funcionários em diferentes fusos e horários de trabalho pode ser estressante.  Além disso, desenvolver a confiança em uma equipe distribuída que não pode se dar ao luxo de se encontrar presencialmente pode ser um desafio. Resumindo, parece quase impossível ajudar seus trabalhadores virtuais a se sentirem valorizados. Assim como promover uma cultura empresarial em um ambiente virtual é importante, você também deve garantir que pode implementar processos de trabalho eficazes.

A falta de presença física pode, certamente, ter um impacto nos membros da equipe e nos fluxos de trabalho. Se um membro da equipe remota não está no escritório, pode sentir-se como se não fizesse parte da equipe de verdade. E, se outra pessoa está trabalhando em outro país, pode sentir que uma cultura inteira a separa da equipe. Para combater esses desafios, os gerentes de equipes virtuais são encorajados a:

  • Fazer reuniões frequentes e consistentes com cada funcionário pelo Zoom
  • Oferecer contexto para solicitações e perguntas
  • Criar regras de comunicação
  • Dar espaço à equipe para o trabalho individual sem distrações e para o trabalho colaborativo
  • Criar conexões intencionais
  • Definir sucesso, assim, todos sabem quando estão trabalhando rumo ao mesmo objetivo

Na ausência de contato presencial, a probabilidade de valores essenciais da cultura da empresa serem deixados de lado é alta. É seu trabalho garantir que isso não aconteça. Mas, sorte a sua: há muitas ferramentas ótimas para ajudá-lo nessa empreitada.

Conectando-se a trabalhadores virtuais por meio da tecnologia

Não é preciso dizer que a tecnologia é absolutamente crucial neste caso, mas você a está usando da maneira certa? O e-mail é uma ótima ferramenta de comunicação, mas, quando a colaboração é vital em sua função, o tempo nem sempre está do seu lado. Não perca tempo esperando respostas por e-mail quando outras ferramentas digitais oferecem tantas oportunidades de colaboração virtual valiosas e acessíveis.

Mensagens instantâneas

Toda força de trabalho deve ter acesso a uma ferramenta de mensagens instantâneas. Seja com o Zoom ou o Slack, sua equipe pode ficar em contato 24 horas por dia, sete dias por semana. Isso é ótimo quando você trabalha em vários fusos horários. As mensagens instantâneas podem ser uma constante ideal em qualquer espaço de trabalho, esteja você em casa, no escritório ou trabalhando remotamente em uma cafeteria. Permanecer conectado constantemente em tempo real é essencial para gerenciar equipes remotas, assim como para gerenciar uma equipe, no geral.

Uma regra importante de quem costuma usar mensagens instantâneas é saber quando quebrar as regras. É inevitável, em algum momento, ter conversas leves não relacionadas ao trabalho, e essa camaradagem é um aspecto importante do desenvolvimento de equipes virtuais. Então, dentro do razoável, faz sentido permitir essa comunicação, em vez de tentar sufocar a abertura destes canais de bate-papo. Os colegas de trabalho que conversam sobre amenidades gostam de encontros presenciais, e estes devem ser replicados virtualmente sempre que possível, de forma a influenciar a motivação da equipe. Sempre que possível, garanta que todos estão no bate-papo do grupo, assim, todos se sentirão incluídos. Certifique-se também de que novos funcionários sejam sempre apresentados virtualmente. As chamadas de vídeo são uma ótima forma de fazer isso, assim, todos podem associar um rosto ao nome na tela. Isso nos leva a:

Videoconferência

A não ser que você seja super introvertido, pode ser difícil lidar com a ausência de reuniões presenciais. É claro que as mensagens instantâneas são ótimas, mas a colaboração se baseia na construção de relacionamentos significativos, e as mensagens escritas têm suas limitações. Afinal de contas, a maior parte do que dizemos provém da linguagem corporal. Então, desenvolva o hábito de fazer videoconferências com a sua equipe logo a partir do primeiro dia.

O processo de integração de qualquer funcionário virtual deve ser feito por meio de uma chamada de vídeo ou de chamadas telefônicas regulares, em vez de um fluxo de e-mails sem rosto e sem voz. Atualize-se com os membros da equipe remotos, seja individualmente ou através de uma reunião de equipe, com reuniões regulares por videoconferência. O Zoom, por exemplo, é perfeito para isso. Ele não apenas permite que você desfrute de conversas faladas reais como as chamadas de vídeo, mas permite também que você compartilhe sua tela e trabalhe em conjunto em documentos diretamente do Dropbox. Essas adições ao seu kit de ferramentas regular vão lhe poupar ainda mais tempo a longo prazo e manter seus contatos com a equipe atualizados. Certifique-se de que as suas equipes consideram as reuniões por vídeo iguais as outras e que estejam capacitadas para organizá-las e participar delas. A propósito, ninguém está dizendo que todos os encontros devem ser sérios. Considere uma reunião no Zoom todas as sextas como um espaço para descontração, da mesma forma que as pessoas poderiam sair juntas para almoçar ou ir a um happy hour ao fim de uma semana de trabalho.

Rastreamento de tempo

Pode ser fácil para trabalhadores remotos perderem a noção de tempo ou de responsabilidade sem a estrutura do escritório para mantê-los sob controle. Mesmo com a sua equipe próxima, estar fora do escritório ainda pode criar uma noção de estar afastado da situação. Apresente sua equipe ao rastreamento de tempo, assim, todos saberão que são responsáveis pelas horas combinadas, bem como por finalizar o trabalho. Ao fazer isso, você poderá alinhar as horas de trabalho com as habilidades dos membros da equipe em fusos horários diferentes.

Certifique-se de eleger líderes de equipe para seus trabalhadores remotos, assim, você implementará uma estrutura clara. Defina expectativas claras e garanta que todos cumpram as tarefas. Com horas definidas, você poderá garantir que sempre haverá alguém para se conectar com os trabalhadores remotos. Essa pessoa pode ser outro trabalhador virtual sênior, cujas horas permitem que ele faça essa cobertura após o encerramento do horário do escritório.

Visões gerais de tarefas simples

Assim que o rastreamento de tempo for implementado, você precisará garantir que sua equipe está trabalhando de forma eficaz. É aí que entram as ferramentas de gerenciamento de tarefas. O Dropbox é uma ferramenta indispensável para o gerenciamento de projetos, pois permite que você crie listas de tarefas que podem ser facilmente atualizadas. Você pode definir prazos com lembretes automáticos, assim, ninguém ficará para trás. E porque tudo estará delineado em um lugar só, você sabe que todos vão se manter atualizados e cientes de suas responsabilidades. Gerenciar equipes remotas exige que todos fiquem a par do andamento, por isso, um local central para manter as tarefas importantes pode otimizar seus processos de forma significativa.

Teletrabalho

Ninguém gosta de pegar o trem cheio para o trabalho ou do trânsito revoltante durante a hora do rush, mas esses fatores têm uma função importante. Embora seja muitas vezes desagradável, o deslocamento para o trabalho prepara mentalmente os funcionários para o dia e, talvez ainda mais importante, é uma divisão bem física entre as vidas pessoal e profissional. Funcionários que trabalham em casa podem sentir como se tivessem perdido a noção da distinção entre a vida em casa e o trabalho, quando o escritório deles é a mesa de jantar. Ao encorajar um dia de trabalho virtual por meio do teletrabalho, você pode ajudar a melhorar o equilíbrio entre as vidas pessoal e profissional.

O Dropbox é a solução ideal para o trabalho remoto, pois permite que membros da equipe façam tudo o que precisam, tudo de um só lugar. Assim que os membros da equipe estão prontos para entrar no modo trabalho, eles simplesmente fazem login. No fim do dia, é fácil fechar e deixar claro que o dia de trabalho acabou. Não é apenas conveniente, também cria um ambiente virtual útil. Assim, mesmo que você use o mesmo laptop para trabalhar e para se divertir, as tentações das redes sociais podem ser mantidas à distância durante seu horário de trabalho.

Simplifique

Com equipes distribuídas em vários lugares, é natural que os processos de trabalho comecem a se espalhar também. Sem um escritório compartilhado, é fácil para equipes virtuais perderem contato com fluxos de trabalho unificados. Não deixe que isso aconteça, trabalhar com o mesmo objetivo é essencial para equipes de todos os tipos e tamanhos. O Dropbox Paper permite que equipes editem e colaborem em tempo real, assim, você não terá inúmeros arquivos off-line compartilhados que podem ser facilmente perdidos. Os modelos práticos de atas de reunião facilitam o acompanhamento de reuniões por parte dos trabalhadores remotos de outros fusos horários. E, se os seus trabalhadores virtuais estão acessando a reunião em momentos diferentes, podem se atualizar em segundos. A integração de apps no Dropbox também mantém as coisas claras e otimizadas, com uma vasta oferta de apps incríveis para trabalhar, como o Xero e o Zapier. Não há necessidade de perder tempo clicando em vários programas ou trocando de dispositivos quando as ferramentas de colaboração deixam as coisas simples.

Dicas para gerenciar equipes remotas

A tecnologia é ótima, mas não é tudo. A base do gerenciamento de qualquer equipe remota bem-sucedida é uma mentalidade sólida e um espírito de equipe verdadeiro. Você está criando um espaço que permita o desenvolvimento de uma equipe virtual, que crie um senso de unidade por toda a empresa, independentemente do fuso horário ou do local de trabalho?

Aqui vão algumas considerações importantes quando o assunto é garantir que sua empresa esteja abrangendo o trabalho em equipe virtual de verdade.

Seja uma equipe de verdade

Essa dica pode ser óbvia, mas você não chegará muito longe como equipe se não quiser ser uma equipe de verdade. Cada correspondência, atualização ou evento que afete sua equipe no escritório deve ser compartilhado com seus trabalhadores remotos. Isso é vital para incutir um senso de trabalho virtual de equipe: nenhum homem e nenhuma mulher é uma ilha, mesmo que esteja sentado(a) sozinho(a) em um home office.

Uma comunicação eficaz provém do conhecimento de que ambos os lados estão igualmente investidos. Deixe que seus trabalhadores virtuais tenham voz e se façam presentes no escritório. Isso pode ser qualquer coisa: de felicitações de parabéns pela empresa até reuniões de equipe semanais. O gerenciamento de equipes virtuais não deve criar obstáculos no seu caminho. Se sua equipe no escritório puder encontrar com alguém para uma conversa rápida, seja um estagiário ou um cofundador, garanta que sua equipe virtual possa fazer o mesmo. As chamadas de vídeo e sincronizações não precisam ser em datas programadas com antecedência ou serem muito importantes. O ponto principal delas é que todos saibam que a equipe está conectada, acessível e pronta para ajudar.

Não transforme seus trabalhadores virtuais em mercadoria

É fácil sentir que você pode fazer uso dos serviços dos trabalhadores remotos como e quando quiser, mas elimine esse mal pela raiz. Garanta que a integração da equipe esteja sempre ativa. Construa um relacionamento significativo com todos os membros da equipe, de modo que os trabalhadores virtuais tenham um relacionamento sólido entre si, assim como os que trabalham no mesmo espaço físico. Trabalhar com seus funcionários virtuais nunca deve ser considerado uma tarefa que exige um esforço extra.

Não deixe que o gerenciamento de equipes virtuais se resuma a um ponto de contato: funcionários remotos devem se integrar na sua força de trabalho como qualquer outro. Em última análise, gerenciar equipes remotas não deve ser diferente no que diz respeito a valores reais e esforços que você faz para se conectar como uma força de trabalho única. Elas devem apenas somar e, quando você as capacita, é isso que acontece.

Vamos lá, equipe!

Assim, se a sua empresa está querendo construir uma equipe virtual, garanta que você esteja realmente pronto para isso. É fundamental nutrir uma cultura empresarial em qualquer escritório e é duplamente importante que seu escritório abranja o espaço virtual também. Acima de tudo, garanta que sua equipe remota seja apenas isso e certifique-se de que as ferramentas de colaboração estão capacitando todos os seus funcionários o tempo todo.