Como dar feedback construtivo

Saiba como dar feedback construtivo para maximizar o desenvolvimento e o crescimento.

Por que o feedback construtivo é tão importante?

Dar feedback é um processo essencial em absolutamente qualquer local de trabalho, mas há uma maneira certa e errada de fazer isso. O feedback construtivo é o caminho certo, pois ele estabelece soluções práticas e, em última análise, leva ao desenvolvimento de carreira.

Um feedback significativo em geral é extremamente necessário no local de trabalho para ajudar a equipe a reconhecer e entender o desempenho individual, as expectativas, os pontos fortes e os pontos fracos. Mas você só colherá as recompensas de dar feedback aos funcionários se fizer isso de forma construtiva.

O feedback negativo não é intrinsecamente algo ruim. Na verdade, é algo necessário. Um estudo da Harvard Business Review descobriu que 57% dos funcionários prefeririam receber feedback corretivo do que apenas afirmações positivas. O reforço positivo mantém sua equipe motivada e confiante e garante que seu valor seja reconhecido, enquanto o feedback negativo incentiva o desenvolvimento e o crescimento contínuos.

Você não pode esperar que uma pessoa melhore os pontos fracos se ela nem sequer está ciente de que esses pontos existem. Qualquer empresa deve procurar uma melhoria constante, e isso só pode ser alcançado com um sistema de feedback sólido para manter todos conscientes do que precisa ser trabalhado.

No entanto, quando o feedback não é dado de forma construtiva, ele pode reforçar pensamentos e atitudes negativas ou inseguras entre você e sua equipe, o que naturalmente se reflete negativamente sobre o trabalho. O feedback estritamente negativo não facilita o crescimento nem leva a um resultado positivo de nenhuma forma, então o feedback construtivo é sempre o método preferido.

Como dar feedback de forma construtiva

Quando chega a hora de dar feedback construtivo, há algumas etapas e dicas específicas que você deve sempre considerar. Você não quer fazer as coisas da maneira errada e deixar o membro da equipe se sentindo inadequado ou desvalorizado. Lembre-se, o objetivo é abordar as questões negativas com clareza enquanto, em última análise, trabalha para uma melhoria positiva.

Seja oportuno e esteja preparado

O feedback deve ser sempre dado em tempo hábil. Você deve enfrentar os problemas à medida que eles surgem, e não se apressar nas questões nem ficar despreparado.

Antes de levar um problema para alguém, primeiro tenha certeza de entendê-lo totalmente. Evite apressar-se em feedbacks se estiver um pouco preocupado com um problema; feedback construtivo nunca deve ser abordado com um toque de agressividade e, se você não der um passo para trás para analisar o problema de forma objetiva, não conseguirá oferecer a conversa mais produtiva.

Antes de se aproximar de alguém, reúna seus pensamentos, certifique-se de que sabe exatamente qual é o problema e lembre-se de não exagerar, no calor do momento. Certifique-se de que está preparado para explicar completamente o problema e como ele afeta os negócios.

A conversa presencial é ideal

Ao dar feedback corretivo, você quer ter certeza de que nada seja mal entendido e que seu tom esteja claro, então, se possível, faça isso pessoalmente. Isso é especialmente verdadeiro para feedback geral orientado pelo desempenho (como uma análise de desempenho), em vez de comentários sobre um trabalho específico (como uma revisão de artigo), que discutiremos abaixo.

Claro, você nem sempre será capaz de fazê-lo pessoalmente, mas a comunicação presencial mesmo por chamada do Zoom é sempre melhor do que por e-mail ou chat quando se trata de feedback negativo de desempenho. Fornecer este tipo de feedback via texto pode levar a interpretações erradas, e o funcionário pode pensar que não é uma conversa, e sim uma afirmação.

A expressão facial, a linguagem corporal e o tom de voz são fundamentais para garantir que seu feedback seja transmitido de forma construtiva e respeitosa.

Mantenha-o informal

Fale com seu funcionário como você faria em qualquer outra conversa. Não há necessidade de ser muito sério só porque está dando feedback. Por outro lado, não há necessidade de se tornar casual de repente, caso costume ter um relacionamento mais formal com sua equipe.

Mantenha o feedback amigável e seja assertivo ao mesmo tempo, evitando o surgimento de inseguranças e deixando claras as suas intenções de considerar os interesses de todos os envolvidos.

Não seja ameaçador e não pareça irritado durante a conversa. Explique com clareza como o problema em questão pode afetar negativamente os negócios, a equipe e o indivíduo, mas aborde tudo com empatia.

Seja específico e direto

Seu feedback deve ser sempre específico. Deve haver um problema específico que você está abordando, com um objetivo claro na outra ponta. Percorra cada etapa do processo e trabalhe em conjunto para descobrir o que deu errado. Para realmente abordar o problema em questão, você precisa ser o mais preciso possível.

Simplesmente dizer a um funcionário “você precisa fazer melhor” não vai ajudar. Você precisa ser claro sobre as áreas que precisam de melhorias para que ele possa entender exatamente as questões que deve trabalhar.

Você pode achar que é necessário equilibrar cada ponto negativo com um positivo, mas isso pode, na verdade, ter um efeito contrário. Seu feedback deve ser sempre honesto, relevante e deve facilitar a melhoria e o crescimento contínuos, e você não sentirá a necessidade de procurar pontos positivos em prol da diplomacia, se abordar o feedback de forma construtiva.

Estabeleça um diálogo

As habilidades de comunicação em todos os setores são fundamentais em qualquer negócio e são especialmente importantes quando se trata de fazer críticas construtivas.

O feedback construtivo não é uma conversa unilateral. Sim, você é o único que fornece o feedback, mas é absolutamente essencial que você dê ao colega de equipe a oportunidade de explicar o próprio processo. Explicar como um problema ocorreu não deve ser visto como uma desculpa superficial ou simples defesa.

Talvez a questão levantada seja um mero mal-entendido, mas você precisa conseguir estabelecer um diálogo para poder identificar exatamente onde as coisas deram errado.

Se está apenas falando com alguém, você não pode ter certeza de que a pessoa realmente entendeu o problema e que realmente compreendeu os problemas específicos que devem ser superados. É importante entender a perspectiva da pessoa para saber como abordar uma solução.

Depois de explicar o problema, peça à pessoa para resumir a conversa para garantir que a mensagem foi transmitida.

Não leve para o pessoal

Se o feedback que precisa ser passado se trata menos de um trabalho específico e mais de um comportamento ou atitude de alguém, você precisa ser cuidadoso na forma como o aborda. Não queremos que o feedback acabe soando como um ataque contra a personalidade de alguém.

Certifique-se de que seu feedback não se baseia nas suas emoções e, em vez disso, coloque o foco em como e por que esses problemas comportamentais podem afetar os objetivos coletivos do negócio. Não é “você não é bom”, mas sim “este trabalho não está cumprindo o padrão que precisa porque...”.

Lembre-se de que o trabalho é o assunto da conversa, não o funcionário. Por exemplo, se estiver dando feedback sobre o conteúdo de um vídeo que não foi editado de acordo com um padrão aceitável, você deve encaminhar seu feedback sobre os erros no conteúdo e sua qualidade, em vez de se concentrar nas habilidades ou competências do funcionário.

Trabalhe no sentido de achar uma solução

Um feedback eficaz não termina depois que você delinear os problemas. Ele deve ser sempre seguido por uma discussão sobre como podem ser evitados no futuro. Estabeleça metas práticas com o membro da equipe e ofereça sugestões específicas, mas permita que ele também crie estratégias para soluções, em vez de simplesmente dizer o que deve fazer.

Como dar feedback construtivo sobre um trabalho

Espera-se um feedback para praticamente qualquer trabalho, mas nem sempre precisa ser uma conversa individual. Quando se trata de dar feedback sobre um trabalho específico, como revisar um documento escrito, você verá que é mais produtivo usar ferramentas e serviços que permitem anotações e notas contínuas e em tempo real.

Com o Dropbox, você pode adicionar anotações diretamente em qualquer arquivo, acabando com conversas de e-mail confusas, chamadas de acompanhamento intermináveis e reuniões de equipe, além de downloads constantes de versões atualizadas de arquivos. Você terá a flexibilidade de criar um sistema que funcione para você e para sua equipe. Pode ser tão simples quanto usar emojis para dar feedback rapidamente de forma casual e divertida.

Isso permite que o trabalho colaborativo se desenvolva fluidamente sem ter que dedicar tempo extra para percorrer notas. Adicione comentários a um arquivo de trabalho, escolha quais membros da equipe podem acessar e contribuir para o ciclo de feedback e use o histórico de versões para voltar ao primeiro rascunho e acompanhar as alterações implementadas em relação ao feedback fornecido.

Nunca se esqueça dos elogios

Embora tenhamos discutido em grande parte como dar um feedback que se inclina mais para o negativo, e observamos que você não precisa equilibrar estritamente cada ponto negativo com um positivo, é importante lembrar que um feedback positivo ainda é necessário para a motivação dos funcionários. Lembre sempre sua equipe de que o trabalho árduo que fazem não passa despercebido, é muito mais fácil nos mantermos motivados quando sabemos que estamos indo bem.