Por que e como as equipes multifuncionais funcionam?

Uma equipe pode estar trabalhando para o mesmo objetivo, mas isso não significa que as pessoas precisam ter o mesmo conjunto de habilidades. Saiba como formar equipes multifuncionais talentosas em sua empresa.

Significado de multifuncional

Todos os escritórios têm seus departamentos. De finanças a RH, de conteúdo a marketing, mas e se essa variedade de habilidades se refletisse em cada equipe individual? É aí que entra a multifuncionalidade.

Multifuncional significa grupos de pessoas com uma variedade de habilidades e experiência em que todos trabalham para um objetivo comum. Então, em vez de passar um projeto de equipe para equipe até o dia do lançamento, uma única equipe pode lidar com todos os aspectos dele. Considere como se cada equipe fosse uma miniforça de trabalho, capaz de concluir cada etapa de um projeto por meio da colaboração, sem precisar de outro departamento.

Por que usar equipes multifuncionais?

A principal ideia por trás das equipes multifuncionais é o aumento da capacidade de resposta, responsabilidade, produtividade e tomada de decisões. Ao superar as barreiras que dizem que apenas uma equipe pode abordar qualquer processo exclusivo no ciclo de vida de um projeto, as equipes multifuncionais desfrutam de uma melhor colaboração. Além disso, os membros da equipe podem vir de todos os níveis da empresa e incluir trabalhadores remotos, criando uma gama mais diversificada de conjuntos de habilidades, insights e experiências. Uma equipe bem-sucedida será essencialmente capaz de eliminar gargalos, pois não há tempo de espera na entrega para diferentes departamentos.

Quem pode usar equipes multifuncionais?

Qualquer um pode encontrar uma maneira de incorporar equipes multifuncionais em seus negócios, mas existem alguns pré-requisitos. Uma hierarquia plana, um trabalho em equipe on-line e uma abertura a novas ideias são conceitos vitais para a empresa se você quiser que essa abordagem funcione. As pequenas empresas, que geralmente têm um pequeno número de funcionários e precisam que todos sejam multifuncionais até certo ponto, com frequência adotam este método de trabalho. Acredita-se que as equipes multifuncionais são capazes de resolver melhor os problemas e, portanto, também assumem riscos mais criativos.

Uma equipe só pode se sentir confortável fazendo isso se a empresa como um todo incentivar essa abordagem. Portanto, se você sabe que sua empresa não está propensa a conceder a plataforma a um executivo júnior que trabalha remotamente, além de precisar dar uma boa analisada na cultura da sua empresa, você provavelmente não terá muito sucesso na criação de equipes multifuncionais.

Se você está preso a uma mentalidade tradicional, talvez não esteja pronto para se beneficiar dessa maneira inovadora de pensar o trabalho. Empresas como Netflix, Spotify e Google estão começando a adotar esse método de trabalho, mas não é uma mudança do dia para a noite. Para que tudo funcione, você necessariamente precisa das pessoas certas vindas das áreas funcionais adequadas por trás das equipes.

Como uma empresa pode usar equipes multifuncionais?

Existem vários estilos de trabalho que são construídos em torno da ideia de equipes multifuncionais, como agile, lean e kanban. Sua melhor aposta para adotar esses estilos de trabalho é empregar membros da equipe que tenham experiência nesses métodos e que poderão apoiar os colegas de equipe em quaisquer problemas iniciais que enfrentem. A multifuncionalidade pode estar muito longe da ideia tradicional de manter um gerente de projeto e subordinados diretos, mas a existência de um líder se faz necessária. Um líder com experiência em equipes multifuncionais pode ajudar essa transição a funcionar sem problemas.

Diversidade na contratação também é fundamental. Você quer uma variedade de habilidades e experiência. A multifuncionalidade requer confiança mais do que qualquer outra coisa. Você quer conseguir trabalhar em equipe, ser inovador quando necessário, não ter medo de aproveitar uma folga e receber apoio quando fizer isso. Contratar indivíduos com diferentes perspectivas e experiências profissionais vai deixá-lo preparado para superar obstáculos e resolver problemas criativamente.

O que é mais importante para uma equipe multifuncional?

As seguintes características são essenciais para equipes bem-sucedidas:

Comunicação

Nenhuma novidade por aqui. Todas as equipes bem-sucedidas precisam se manter conectadas e se manter atualizadas. Kanban e agile prezam as rodinhas diárias (reuniões curtas com a equipe em pé que, portanto, são mais diretas do que as reuniões com a equipe sentada) para manter todos atualizados. Portanto, não espere as coisas darem errado ou mudanças urgentes para entrar em contato. Lembre-se também de comemorar vitórias como uma equipe e manter a comunicação sobre aspectos positivos, bem como sobre questões mais urgentes. Canais de comunicação abertos e honestos são o que ajudam a manter distantes a política do escritório, a culpa e a vitimização.

Responsabilidade

Trata-se de todos por um e um por todos. Como dissemos, a comunicação é fundamental aqui, mas você também quer encorajar as pessoas a serem capazes de assumir seus erros. Lidere pelo exemplo, não só para admitir quando você estiver errado, mas para como tratar aqueles que agem do mesmo modo. O fracasso é parte inevitável da vida; uma boa equipe pode torná-lo uma oportunidade importante de aprendizagem, não uma chance para transferir a responsabilidade.

Adaptabilidade

As coisas podem mudar muito ao longo de um único projeto. Suas equipes multifuncionais precisam estar prontas para lidar com isso. Isso significa que a reação a essas alterações precisa ser rápida e eficiente. Sua equipe precisa se sentir confiante para seguir esses novos caminhos rumo a um projeto bem-sucedido e, de novo, isso se traduz em confiar nos membros da equipe para tentar algo novo, assumir as ações deles, e não procurar um culpado em caso de problemas.

Alinhamento

Um lema não oficial comum de métodos de trabalho agile e similares é “terminar o trabalho”, e este é um sentimento que sua equipe precisa adotar. Você precisa ser muito claro sobre o andamento de qualquer projeto e precisa compartilhar a autoria. As decisões devem ser tomadas como um todo, as questões devem ser elevadas como uma só. O desejo não apenas de fazer algo, mas de fazer bem, deve servir de norte para sua equipe.

As equipes multifuncionais funcionam?

Sim, se forem formadas corretamente, caso contrário, pode ser uma receita para o desastre. Vale ressaltar que muitos dos métodos de trabalho que incentivam a multifuncionalidade foram originalmente desenvolvidos com determinados processos de trabalho em mente. O método agile foi originalmente adotado por desenvolvedores de software, e o lean foi projetado para fabricação. Por isso, talvez você pense que a aplicação e os benefícios desses métodos simplesmente não se enquadrem em empresas como uma agência de marketing, por exemplo. Usar esses métodos da forma errada pode causar todos os tipos de problemas, a Harvard Business Review descobriu que 75% das equipes multifuncionais eram disfuncionais.

Já abordamos todos os bônus de formar a equipe multifuncional dos sonhos, mas veja aqui o que pode dar errado se você simplesmente reunir quaisquer funcionários e dizer que comecem a trabalhar com o método agile.

Lealdades departamentais

Sim, todos vocês podem ser uma equipe, mas também pode haver uma necessidade silenciosa dos funcionários de se alinharem a seus respectivos departamentos diante da adversidade. Por exemplo, a parte de marketing da sua equipe vai tentar atrasar os desenvolvedores pois isso vai contra os KPIs do departamento, mesmo que seja melhor para o cliente ou o projeto? Novamente, é por isso que você precisa que toda a empresa esteja a bordo deste estilo de trabalho, não dá para simplesmente passar um dia sendo multifuncional e o resto do tempo em um modelo de trabalho tradicional.

Sobrecarregando o líder

Os líderes podem ajudar a manter as equipes no caminho certo. No entanto, inadvertidamente podem incentivar a volta dos valores tradicionais do trabalho no que se pretendia ser uma forma de trabalhar voltada para o futuro. As equipes podem facilmente começar a depender deles por muito tempo. Tem uma decisão importante a tomar? Pergunte ao líder. Tem um problema? Diga ao líder que resolva. Vê um membro da equipe não sendo responsabilizado? Confie no líder para resolver isso. Equipes multifuncionais florescem quando trabalham e vencem como uma só.

Falta de comunicação

Há também o risco de você supor que a mentalidade “tudo por um” esteja incorporada e achar que a equipe pode executá-la por osmose. Só porque agora você é multifuncional, não significa que você é onipresente. Certifique-se de manter todos atualizados com ferramentas como anotações, pastas compartilhadas, quadros do Trello e reuniões curtas frequentes no escritório ou virtualmente.

Falta de paixão

Isso não quer dizer que cada membro da equipe precisa prezar o trabalho acima de tudo, mas precisam conseguir encontrar motivação nessa maneira de trabalhar. Isso significa que precisam saber que há valor no trabalho que fazem e que isso tem um impacto no projeto em geral. Isso se faz isso trabalhando e vencendo como um só. Qualquer um que não veja o propósito em seu trabalho certamente perderá o interesse.

Como o Dropbox pode ajudar?

A colaboração multifuncional precisa estar perfeitamente alinhada, e o Dropbox é a ferramenta perfeita para isso. Você pode compartilhar pastas e atualizar e editar documentos em tempo real. Cada membro da equipe pode saber exatamente onde está.

Com o Dropbox, sua equipe não precisa estar no mesmo local para garantir que a colaboração esteja fluindo, com tudo armazenado on-line de forma segura. As equipes multifuncionais podem ter um local de trabalho central para que possam trabalhar em conjunto para um objetivo central.