Como melhorar o controle de versão de documentos

Ajude suas equipes a estabelecer um sistema de controle de versões para trabalhar que garanta que estejam sempre usando as versões mais atualizadas dos arquivos.

Trabalhando com controle de versão

As equipes das organizações de hoje colaboram entre vários departamentos, escritórios, fronteiras e fusos horários, sempre com o mesmo conjuntos de documentos. Embora essa configuração seja comum, essas mesmas equipes muitas vezes têm dificuldades com as várias diferentes versões dos arquivos de trabalho. Quantos documentos nomeados como "FINAL" são rapidamente seguidos por "FINAL V2"? Se sua equipe está perdendo tempo localizando arquivos e rastreando alterações, talvez seja a hora de estabelecer um sistema de controle de versões adequado.

Então, o que é exatamente o controle de versão?

O controle de versão é o processo de gerenciar diferentes versões de arquivos ao longo do tempo, o que normalmente é feito usando um sistema. Embora tenham surgido, originalmente, no desenvolvimento de software para gerenciar alterações de código, os sistemas de controle de versão não são tão complicados quanto parecem. Pode ser simplesmente um software que rastreia alterações e permite que você acesse todas as versões anteriores de um arquivo, a qualquer hora. Um sistema de controle de versão também pode ser um conjunto de regras para trabalhar com arquivos, como arquitetura de pastas para armazenar versões diferentes separadamente.

Esses usos variados vão muito além da criação de código. Por exemplo, o controle de versão de documentos pode ajudar um escritor a gerenciar rascunhos diferentes do mesmo conteúdo ou um designer gráfico a rastrear alterações feitas em um arquivo de design.

Como criar um sistema de gerenciamento de documentos com o controle de versão

Há várias abordagens que você pode adotar para o controle de versões, dependendo das necessidades da sua equipe e do tamanho da sua organização. A maioria das pessoas simplesmente dirá qual versão do arquivo estão enviando ou nomeará os documentos com iniciais ou com a palavra "revisado". Cada um usa um método diferente para nomear documentos, por isso essa abordagem pode rapidamente criar confusão quando apenas duas pessoas trabalham juntas, imagine o que pode ocorrer em uma equipe ou organização maior. Ao chegar nesse ponto, é necessária uma abordagem definida para gerenciar os arquivos de uma equipe.

Convenções de nomenclatura

Pode parecer óbvio, mas sua equipe deve seguir regras rigorosas para nomear arquivos, pois elas são essenciais para o controle de versões. Para começar, convenções de nomenclatura devem ser consistentes e claras para todos que acessam os arquivos. Entretanto, também devem se basear em como sua equipe interage com esses arquivos. Se, por exemplo, as datas dos documentos são o fator mais importante para sua equipe organizá-los, então os nomes dos arquivos devem começar pela data. Essa, provavelmente, é a forma mais comum de filtrar e pesquisar documentos para sua equipe. A partir daí, os nomes dos arquivos devem incluir as informações mais significativas para entender o que está no documento. É claro, se você está usando uma convenção de nomenclatura apenas como sistema de controle de versões, ela também deve incluir um sistema de numeração de versões de arquivos diferentes.

Arquitetura de informação

Assim que você estabelecer um método para nomear seus documentos que funcione para sua equipe, você precisará de um sistema rapidamente acessível para armazenar seus arquivos com segurança. É aí que entra a arquitetura de informação, que é, simplesmente, o layout de pastas e arquivos que você usa para armazenar informações. Naturalmente, as convenções de nomenclatura também têm um papel fundamental neste caso: não faz sentido ter uma estrutura de nomeação de arquivos rígida se você tem uma pasta chamada "Trabalho". Entretanto, a arquitetura de informação também tem a ver com quem tem acesso a esses arquivos, porque nem todo arquivo deve ficar disponível para todos os membros da sua organização.

A melhor forma de lidar com isso passa, normalmente, por uma solução de armazenamento de arquivos. As Pasta da equipe do Dropbox Business permitem que você crie uma arquitetura de informação segura. Ao atribuir equipes específicas dentro do Dropbox, você pode criar repositórios para o trabalho delas com permissões de acesso específicas para pessoas de dentro e de fora da equipe. Com isso, você pode garantir que os arquivos não serão alterados sem permissão, e que versões diferentes dos arquivos poderão ser arquivadas com segurança.

Software de controle de versão

As convenções de nomenclatura e a arquitetura de informação são os pilares de um sistema de gerenciamento de documentos bem-sucedido. Entretanto, essas convenções também podem se tornar demoradas quando usadas como método principal do controle de versões. O software de controle de versão automatiza muitos processos sobre o controle de versões e fornece benefícios extras que as convenções de nomenclatura sozinhas não conseguem oferecer.

A função mais básica de um software de controle de versão é armazenar automaticamente todas as versões anteriores de um arquivo. Os documentos podem ser acessados ou revertidos para qualquer ponto, e essa função também funciona como um backup para a versão atualizada do arquivo. Os membros da equipe também podem trabalhar simultaneamente em arquivos separados com o software de controle de versão, antes de atualizar para a versão atual. Isso facilita a combinação de alterações em arquivos e soluciona quaisquer conflitos.

Em poucas palavras, o software de controle de versão simplifica todo o processo de versões de arquivos e fornece benefícios extras para as equipes que trabalham nestes documentos.

Por que o controle de versões é tão importante para as equipes?

Quando precisamos trabalhar em documentos colaborativos, um controle de versões é essencial para nos mantermos alinhados sobre um projeto. Para aprovar um documento concluído, é preciso saber qual é o arquivo com a versão final, mas essa questão vai muito além. Usar o software certo e os arquivos de versões de forma correta pode evitar a perda de tempo e agilizar processos em organizações de vários portes.

Mantenha cada versão diferente de um arquivo

O principal benefício do controle de versões é conseguir reter todas as versões de um arquivo por meio de um fluxo de trabalho de projeto, do início ao fim. Você pode conferir as diferenças entre as versões e garantir que todas as alterações foram realizadas. Você deve ter certeza de que o que entra na versão final é final, e que não foi adicionado à uma da manhã da noite anterior.

Quando um projeto é concluído, o histórico de versões também pode ser crucial para revisar o trabalho da sua equipe em retrospectiva. Nesse caso, o controle de versões de documentos pode servir como uma trilha de auditoria para o trabalho das suas equipes durante um projeto, detalhando seu progresso em cada etapa. Munido dessa informação, você pode diagnosticar melhor problemas nos seus processos, especialmente no que diz respeito a como otimizar seu trabalho no futuro.

Trate e edite arquivos de forma segura

Nada atrasa mais o trabalho em equipe do que alguém substituindo um arquivo sem permissão ou excluindo-o por acidente. Quando se chega a esse ponto, não há nada que você possa fazer a não ser percorrer seus e-mails na esperança de encontrar uma cópia do arquivo original. Em vez de esperar encontrar, você pode contar com um backup à disposição porque os sistemas de controle de versão vão reter uma versão do arquivo para cada alteração. Com a recuperação de arquivos do Dropbox, se um membro da equipe fizer alterações ou excluir um arquivo, uma versão anterior ficará sempre disponível caso precise reverter o arquivo. Você nunca precisará se preocupar se um arquivo desaparecer ou se forem feitas alterações permanentes.

Monitore alterações dos membros da equipe

Quando você tem uma equipe grande trabalhando junto, é imperativo saber quem fez mudanças em quê, e quando. Documentos compartilhados normalmente incluem detalhes como quem editou o documento por último, mas outros membros da equipe podem não estar incluídos no arquivo. Nesse caso, você começará rapidamente a perder tempo enviando e-mails para perguntar quem revisou o arquivo e que edições implementou.

Para identificar as alterações de arquivos e diferentes versões de um documentos para um membro da equipe, você precisa de um software de controle de versão. Usando o controle de versão do Dropbox, por exemplo, todas alterações em arquivos ficarão visíveis e serão diretamente associadas a um membro da equipe e a uma conta. Você receberá notificações sempre que alguém editar um arquivo, mostrando exatamente o que foi alterado, ou se alguém transferir ou excluir um arquivo de uma pasta compartilhada.

Esse nível de controle de versão cria um processo mais transparente para gerenciar seus arquivos, assim como responsabilidade por eles. Você poderá ver quando membros da equipe começarem a trabalhar em um arquivo ou se alguma coisa for alterada de forma incorreta ou por acidente. Quaisquer alterações de arquivos podem ser verificadas imediatamente com a pessoa relevante, sem precisar enviar e-mails constrangedores nem alertar toda a equipe pelo Slack.

Crie uma fonte da verdade em toda a organização

Quando você está trabalhando com uma equipe que opera em locais diferentes ou espaços altamente regulados, o alinhamento é essencial. Mas, se a informação não estiver centralizada e acessível, as equipes sairão de sincronia, e surgirão os silos. Combinado com a arquitetura de informação correta, o controle de versão pode ajudar você a criar e ter acesso a uma fonte compartilhada de informações em todas os setores da organização.

Em vez de enviar diretrizes atualizadas constantemente, o controle de versão permite que você mantenha um documento centralizado a que todos possam se referir. Com o Dropbox, suas diretrizes de RH, por exemplo, podem ser armazenadas em uma pasta compartilhada única, com permissões de acesso específicas para diferentes membros da equipe. Quando atualizar esses arquivos, os membros da equipe encontrarão a informação mais recente na mesma fonte, e os editores terão um registro de todas as informações obsoletas. É uma forma simples de garantir que a informação permaneça armazenada, com backup e acessível de forma segura, para todos que precisam dela.

Automatize e agilize processos com o controle de versão

É claro, o objetivo final de qualquer processo de otimização deve ser facilitar o trabalho e torná-lo menos demorado tanto para gerentes como para membros da equipe. Desde o início, o controle de versões de documentos pode ajudar sua equipe a ser mais ágil. Ele mantém todos atualizados e alinhados sobre os documentos ao mesmo tempo que oferece uma proteção contra falhas e interrupções, causadas por erros no tratamento de arquivos.

Com os benefícios extras da supervisão, transparência e segurança, os sistemas de controle de versão podem fazer mais do que garantir que você trabalhe na versão mais recente de um arquivo. Podem fornecer insight sobre os processos da sua equipe e ajudá-lo a refiná-los ainda mais e, depois, alinhá-los melhor por toda a organização no futuro.