Como conduzir reuniões de maneira eficaz com ferramentas de colaboração

Transforme suas reuniões de equipe mais eficazes com sugestões práticas desenvolvidas para garantir um melhor aproveitamento do tempo.

O que torna uma reunião eficaz?

Todo mundo já passou por isso: aquela reunião desagradável. São reuniões onde nada é resolvido, tudo é transferido para o próximo encontro, e todos saem com a sensação de tempo perdido. Um grupo de pessoas reunidas em uma sala para discutir vagamente quaisquer pontos que vêm à mente é uma clássica definição de reunião ruim. Para conduzir uma reunião bem-sucedida, são necessárias previsões reais. Além disso, se as reuniões são centrais em sua função, fazer o melhor é benéfico para toda a equipe.

Atualmente, as reuniões do conselho são, muitas vezes, trimestrais e não semanais. Muitas empresas dependem agora de conversas espontâneas. Mas reuniões ruins não são apenas uma chatice para todos. Também são caras. A comunicação inadequada, na realidade, causa perdas de até US$ 10.000 por funcionário. Portanto, conduzir reuniões eficazes não é crucial apenas para sua sanidade, é financeiramente essencial para qualquer empresa, grande ou pequena.

A organização inteligente das reuniões começa muito antes do início da própria reunião e continua bem depois de seu término. Aqui estão pontos importantes a serem considerados ao agendar uma reunião bem-sucedida com um funcionário ou com toda a equipe.

Estabeleça o propósito da reunião

Muitas reuniões ruins já acabaram com o mesmo sentimento entre os funcionários: "eu poderia ter usado esse tempo de fato fazendo aquilo que estávamos discutindo". Certifique-se de que o propósito da reunião esteja claramente estabelecido antes de marcá-la. Uma das melhores maneiras de fazer isso é criar uma pauta bem pensada para a reunião.

Decida quando a reunião começa

Não anuncie uma reunião de repente para o mesmo dia, nem mesmo para o dia seguinte. Quanto mais tempo os participantes tiverem, maiores as chances de uma reunião bem-sucedida. Não trate as reuniões como uma forma de exercer poder, fazendo uso da autoridade para afastar sua equipe de trabalhos mais importantes. Os recursos de gerenciamento de tarefas do Dropbox Paper dão uma visão clara da carga de trabalho de todos, assim você pode conferir se a data escolhida é adequada ou se a equipe terá tarefas mais urgentes. Da mesma forma, as ferramentas de gerenciamento de tempo como essa permitem antecipar possíveis obstáculos em projetos e saber se uma reunião é necessária para discutir quaisquer falhas. Se a sua equipe estiver localizada em diversas partes do país, ou mesmo do mundo, então também será necessário encontrar um horário que seja conveniente a todos em cada fuso horário.

Convide os participantes relevantes

Certifique-se de que as pessoas certas estejam incluídas no convite. Não convide equipes inteiras se você sabe que alguns funcionários têm prioridades mais urgentes ou talvez não estejam envolvidos em determinados projetos. Igualmente, não descarte membros mais novos da equipe ou estagiários que possam oferecer novas perspectivas. E, com as integrações de aplicativos do Zoom e do Slack no Dropbox Business, não há razão para excluir membros da equipe que estejam fazendo trabalho remoto. É possível conduzir a reunião, fazer anotações e enviar o acompanhamento para qualquer membro da equipe, estejam eles no escritório ou não, sem alterar o contexto. Os participantes estão em uma reunião para contribuir, portanto, é muito importante ter certeza de que serão convidadas todas as pessoas diretamente afetadas pelo que será discutido. Afinal, reuniões bem-sucedidas são fundamentais para uma colaboração em equipe mais eficaz.

Compartilhe informações, não apenas espere contribuições

Se novas ideias para um projeto precisam ser discutidas, não basta convocar os membros de uma equipe para uma sala e esperar que o façam imediatamente. Ao planejar reuniões, principalmente para discutir ideias, reúna inspirações e anote suas próprias opiniões primeiro. Em seguida, dê aos participantes um aviso prévio para que possam vir para a reunião bem preparados. Se o objetivo é que todos agreguem, então certifique-se de criar um documento prático no Paper para que os participantes possam ler antes da reunião e até mesmo adicionar suas próprias ideias.

Permita que decisões sejam tomadas

Reuniões eficazes devem ser como qualquer outra tarefa: começando com um propósito e terminando com uma solução, ou ao menos definindo os próximos passos. Se a reunião é sobre resolver uma questão, dê a todos os presentes a oportunidade de opinar sobre como abordar o problema. Em seguida, dedique o tempo da reunião para resolvê-lo em equipe. Não permita que a reunião termine sem que os planos de ação estejam claros para todos os participantes, com prazos atribuídos para cada membro da equipe e datas em que tarefas específicas precisam ser concluídas.

Como conduzir uma reunião

Reuniões eficazes nem sempre precisam ser realizadas em um espaço físico. De qualquer maneira, se alguns membros da equipe estão trabalhando remotamente, esse plano nem sempre é viável. Uma boa reunião nunca deve depender de onde está sendo realizada. Zoom e Google Hangouts são perfeitamente adequados para isso.

Não há motivos para uma só pessoa fazer anotações quando todos os presentes podem inserir notas em um documento colaborativo enquanto a reunião acontece. Embora possa parecer um exagero de informações, isso também incentiva todos a realmente se envolverem na reunião em tempo real. Isso também significa que os membros da equipe que trabalham remotamente e, por vezes, demoram a entrar na reunião, devido a fusos horários diferentes ou má conexão, não precisam esperar até o fim da reunião para saber o que perderam: eles podem verificar ali mesmo no documento ao vivo. E, para pessoas mais introvertidas, as anotações feitas dessa maneira durante a reunião podem ser mais práticas. É possível editar e destacar os pontos principais pela perspectiva de todos e, posteriormente, incluí-los em um e-mail para acompanhamento.

E-mails para acompanhamento devem sempre ser enviados, pois, mesmo na melhor das hipóteses, é pouco provável lembrar de tudo o que foi mencionado em qualquer reunião, mesmo que você tenha tomado notas. Um e-mail para acompanhamento escrito por quem planejou a reunião ajuda os participantes a identificar e priorizar os pontos principais da discussão. Uma reunião verdadeiramente bem-sucedida é aquela em que todos são capazes de lembrar claramente o que foi discutido. Se o seu dia é todo composto por reuniões e anotações, coloque-as em um formato simplificado usando um modelo de atas de reunião.

Tipos de reunião

Nem toda reunião precisa ter aquele peso. A pauta da reunião pode ser algo simples a ser resolvido entre você, o gerente financeiro e um quadro branco ou um prático aplicativo de scanner de documentos para armazenar todas as faturas. Uma reunião pode ser tão simples quanto uma conversa no Slack com freelancers para que saibam que você está à disposição caso precisem. Ou talvez uma conversa com uma colega durante o horário de almoço. No fim das contas, reuniões são uma maneira de manter a comunicação fluindo. Não ignore problemas pelo fato de não terem sido discutidos em uma reunião oficial e não deixe de acompanhá-los simplesmente porque tinham apenas duas pessoas na reunião. Lembre-se: cada reunião conta, independentemente do número de participantes.

Motive sua reunião

Se a reunião consiste em atualizações a respeito do escritório ou para apresentar novos membros da equipe, elas podem ser consideradas não essenciais por alguns. No entanto, no que diz respeito a formação de equipes, essas reuniões são fundamentais para a cultura corporativa em geral. Dê aos membros da equipe motivos para que apresentem ideias: trazer comida, por exemplo, pode transformar uma reunião produtiva em um almoço em equipe. Ou você pode insinuar que revelará algo interessante, mesmo que seja apenas o local da festa de fim de ano.

Todos podem planejar uma reunião

Há uma ideia ultrapassada de que a organização de reuniões só pode ser feita por chefes que têm o poder de convocar a equipe. Mas a comunicação é uma via de mão dupla. Se você acha que uma reunião é necessária, convoque-a. Apenas saiba que cabe a você garantir que a reunião seja produtiva, e não uma perda de tempo.

As reuniões são para todos compartilharem ideias, bem como expor preocupações e encontrar soluções. Digamos que há um problema que nem mesmo a melhor ferramenta de gerenciamento consegue resolver. Aí está uma ótima oportunidade para abordar o problema diretamente com sua equipe. As reuniões devem dar voz a todos, não importando sua função ou localização. E, com ferramentas digitais eficazes à sua disposição, todas as reuniões podem correr de maneira tranquila.