Como escanear um documento com facilidade

Seja você um nômade digital ou um pai experiente em tecnologia, é essencial conseguir transferir facilmente documentos da sua mesa para o desktop ou para dispositivos móveis. Aqui vai um guia rápido sobre os métodos mais comuns de digitalização de documentos de alta qualidade.

Quando devo usar um scanner?

Mesmo com tantos arquivos e documentos digitais atualmente, digitalizar documentos ainda é uma necessidade. Há vários itens que as pessoas querem escanear para preservação, incluindo:

  • Fotos pessoais impressas
  • Anotações feitas à mão
  • Documentos financeiros e médicos
  • Recibos pessoais ou de trabalho
  • Contratos e faturas
  • Fotos e ID
  • Recortes de revistas e jornais
  • Esboços e esquemas

Todas essas coisas ainda são muito solicitadas, seja para sua vida pessoal ou de administrador profissional. Com as soluções modernas, a digitalização de documentos é muito mais rápida, mais elegante e mais fácil do que as formas antigas que você se lembra.

Usando uma copiadora para escanear

As impressoras, desde que não sejam antigas, normalmente funcionam como scanners, e os modelos modernos permitem que você envie a digitalização por e-mail diretamente do equipamento. Se precisar de um documento escaneado no trabalho ou se tiver acesso a uma impressora ou copiadora em uma biblioteca local, elas facilitam o escaneamento de alta qualidade e geralmente são fáceis de usar, embora normalmente sejam caras. Várias páginas escaneadas podem se acumular rapidamente. E, mesmo que você tenha uma em casa, elas não são a melhor solução para escanear documentos, pois este pode ser um processo demorado e ineficiente.

As etapas podem variar de modelo para modelo: algumas apenas concluem o escaneamento e o enviam para o computador ao qual estão conectadas. Outras impressoras ou copiadoras mais modernas permitem que você escolha o tamanho, o modo de cor ou o tipo de arquivo e, em seguida, permitem selecionar para qual usuário local ou para qual endereço de e-mail exclusivo você deseja enviar o documento escaneado. Os documentos escaneados geralmente são entregues de máquinas copiadoras como arquivos PDF, mas, dependendo da copiadora, você pode até ter a opção de escolher outros tipos de arquivos como JPEG ou PNG.

Usando um scanner

Se você tiver um scanner dedicado em casa, escanear documentos é simples. Dependendo do modelo, no entanto, talvez você não tenha a opção de enviar do equipamento direto por e-mail ou enviar como PDF. Se você comprou um scanner doméstico, talvez seja necessário fazer alguns ajustes nas configurações padrão para se certificar de que está escaneando na resolução e no modo de cor corretos.

Dependendo do que você está escaneando, talvez esses ajustes nas configurações sejam necessários para obter o resultado perfeito. Documentos de tamanhos oficiais e tipos específicos de carta são relativamente fáceis de escanear. Mas se você estiver escaneando trabalhos de design, o tamanho pode ser muito grande para caber na digitalização ou a correspondência de cores pode não ser suficientemente precisa.

Como escanear documentos no iPhone ou Android

Escanear para um PC é uma coisa, mas, e se você estiver trabalhando em casa, circulando em vários lugares ou simplesmente não quiser fazer um investimento em um scanner que você talvez não utilize com tanta frequência? O escaneamento móvel é uma alternativa simples e econômica para escanear rapidamente documentos físicos em arquivos legíveis. Em vez de coletar cuidadosamente seus documentos e executá-los através de sua copiadora, você pode simplesmente tirar uma foto usando seu dispositivo móvel. Um aplicativo para escanear documentos pode então converter a imagem em uma digitalização de alta qualidade que pode ser enviada para o seu e-mail, como PDF, PNG ou qualquer tipo de arquivo que você precise. Ele abre uma variedade de novas maneiras de usar a digitalização de documentos em sua vida cotidiana que não envolvem uma ida à biblioteca nem um escritório doméstico.

Por exemplo, o aplicativo de scanner de documentos do Dropbox permite que você armazene automaticamente qualquer documento escaneado em sua conta do Dropbox, imediatamente disponível em seu desktop e no dispositivo móvel. Se estiver digitalizando coleção de fotos da sua família, basta alguns toques no celular para transformar uma fotografia física em uma digitalização de qualidade original armazenada na sua coleção de fotos digitais. Se você está preocupado em como organizar seus documentos escaneados por dispositivo móvel, nosso aplicativo de scanner de documentos também usa a tecnologia OCR. O OCR converte texto escaneado em dados de texto que podem ser pesquisados. Isso significa que você pode identificar qualquer documento escaneado com uma única pesquisa por palavra-chave em sua conta do Dropbox.

Benefícios de escanear com dispositivo móvel

O escaneamento móvel permite que você desfrute da conveniência de um scanner, sem ter que comprar nenhum equipamento. O aplicativo de scanner do Dropbox usa uma tecnologia inteligente para garantir que seus documentos fiquem tão bonitos em seus dispositivos quanto no papel. Além disso, você nunca precisa se preocupar em perder ou danificar documento novamente, basta pegar o celular no bolso e escaneá-lo em segundos.

Usando o escaneamento de OCR

No aplicativo de scanner do Dropbox, o Reconhecimento Óptico de Caracteres também transforma imagens do seu dispositivo móvel em texto pesquisável, extraindo a cópia da sua imagem. Isso significa que você pode pesquisar por termos-chave em seus documentos escaneados para encontrá-los no Dropbox. Então, se você carregou um extrato bancário com a data impressa no canto, basta pesquisar a data e encontrar seu documento rapidamente. Ao facilitar a conversão da papelada em PDF e a localização e a pesquisa, você pode essencialmente eliminar documentos físicos. Ou você pode substituir o aplicativo de notas que você usa para transcrever por um aplicativo para escanear usando OCR, digitalizando instantaneamente documentos e notas com escaneamento de um toque.

Como garantir digitalizações de alta qualidade

Seja qual for o método utilizado para escanear, certifique-se de que seus documentos estão nas melhores condições para ter uma digitalização nítida e clara:

  • Tente garantir que seus documentos não estejam dobrados
  • Certifique-se de que os detalhes não estão desbotados
  • Mantenha o pano de fundo organizado ao escanear com o celular

Se você estiver usando um scanner de cópia sem OCR, preste atenção à resolução, medida em DPI ou pontos por polegada:

  • Para fotografias, utilize uma resolução superior ou mesmo sem perdas até 600 dpi
  • Para documentos simples em tons de cinza, use 300 dpi para garantir que eles estejam legíveis e seu tamanho de arquivo seja pequeno

O software de edição de imagem poderá corrigir quaisquer problemas com o documento escaneado, mas não há mal nenhum em começar bem.

Faça backup dos documentos escaneados

Compartilhar fotos on-line ou mantê-las seguras no armazenamento na nuvem garantirá que suas imagens escaneadas não se percam no disco rígido nem sejam excluídas acidentalmente. O mesmo vale para seus documentos pessoais, como extratos bancários, que você também pode querer escanear e manter como uma versão digital.