O ciclo planejar, fazer, checar e agir

Torne o processo de resolução de problemas para sua equipe mais refinado e mais satisfatório, simplesmente usando a abordagem do ciclo PDCA.

O que é PDCA?

PDCA é uma abordagem de gerenciamento simples e iterativa para testar alterações em processos ou soluções para problemas e impulsionar melhorias contínuas para eles ao longo do tempo. Tal como acontece com muitas abordagens de controle de qualidade e processos usadas por vários setores hoje, ela se originou de práticas de fabricação no século XX. A simplicidade e o sucesso prontamente reproduzível do PDCA fizeram com que fosse usado por muitos setores para além da manufatura, seja por indivíduos, equipes ou organizações inteiras.

De onde vem o PDCA?

O PDCA deriva do “Ciclo de Shewhart” de W. Edwards Deming, nome dado em homenagem a Walter Shewhart, um estatístico muitas vezes referido como o pai do controle de qualidade moderno. Deming, engenheiro e professor americano, foi mais conhecido por seu trabalho no Japão, onde suas ideias ajudaram a influenciar os processos industriais e a recuperação do país no pós-guerra. Na verdade, o nome PDCA foi cunhado pelos participantes de suas palestras, que simplificaram o Ciclo Shewhart em “planejar, fazer, checar, agir”. Deming na realidade preferia “estudo” a “checar”, ou seja: planejar, fazer, estudar, agir, ou PDSA, do inglês, já que a palavra colocou mais ênfase na análise de resultados em vez de simplesmente na checagem do que havia mudado.

No entanto, a abordagem hoje é mais conhecida como o ciclo PDCA, uma vez que foi projetado para ser concluído e repetido inúmeras vezes. O design e a lógica podem ser vistos em outras abordagens de gerenciamento de qualidade baseadas na fabricação da época, como Lean Manufacturing, Kaizen e Six Sigma.

Como funciona o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA envolve 4 etapas: planejar, fazer, checar e agir. O processo é realizado de forma linear, com a conclusão de um ciclo amarrando o início do próximo ciclo.

  • Planejar: entenda seu estado atual e o estado desejado. Nos termos mais simples, o propósito da fase de planejamento é definir seus objetivos, como realizá-los e como você medirá seu progresso em direção a eles. Naturalmente, essa é uma etapa um pouco vaga, baseada no que você está tentando fazer, e diferentes equipes abordam o PDCA de maneiras diferentes. Alguns podem dividi-la em várias etapas intermediárias, o que outros processos como o DMAIC já fazem.

    Se você estiver procurando aproveitar uma oportunidade, seu planejamento deve se concentrar nos processos ou nas ações necessários para atingir essa oportunidade. Se você está procurando resolver um problema de processo, então uma análise da causa original (raiz) pode ser necessária antes de avançar com um plano. De qualquer modo, o uso de dados, sejam dados de processo pré-existentes ou análise de ciclos anteriores do PDCA, ajudará você a formular um plano de ação ou hipótese.
  • Fazer: depois de ter seu plano de ação ou sua solução potencial para um problema, teste-o. A etapa Fazer é a hora para você colocar as alterações iniciais propostas para teste. No entanto, isso deve ser visto como um experimento, não é o ponto em que você está implementando completamente uma solução ou mudança de processo. Como tal, esta fase deve ser conduzida em pequena escala em uma configuração controlada. Ela não deve ser afetada por fatores externos ou interromper outros processos e operações de sua equipe ou organização. Claro, o objetivo desta fase é coletar dados e informações sobre o impacto do teste, pois isso informará as próximas etapas do processo.
  • Checar: após a conclusão do teste piloto, você precisa examinar se as alterações ou soluções propostas tiveram o efeito pretendido. A fase Checar é onde você analisa os dados reunidos da fase Fazer e os compara com suas metas e seus objetivos originais. A abordagem de teste que você usou também deve ser avaliada, para ver se foram feitas alterações no método estabelecido na fase Planejar que possam ter afetado o processo. No geral, o propósito desta etapa é avaliar seu sucesso e o que deve ser levado para a próxima etapa do processo. Na verdade, você pode optar por executar outro teste, repetindo as fases Fazer e Checar até encontrar uma solução satisfatória para levar para a fase Agir.
  • Agir: ao chegar ao final do ciclo, você e sua equipe devem ter identificado uma alteração proposta do processo a ser implementado. No entanto, o ciclo PDCA é chamado ciclo por uma razão, as alterações que você implementar na fase Agir não são o fim do seu processo. Seu novo e melhorado produto, processo ou problema resolvido deve formar uma nova linha de base para novas iterações do ciclo PDCA.

Equipes e profissionais do PDCA normalmente resolverão quais ferramentas funcionam melhor para eles em cada fase. No entanto, quer você esteja fazendo um brainstorming na fase Planejar ou reunindo seus dados na fase Checar, o Dropbox Paper pode ajudá-lo a gerenciar todas as partes do processo. Documentos de planejamento de projeto compartilhados podem ajudá-lo a delinear seu processo, enquanto as ferramentas de colaboração podem manter sua equipe envolvida e sob controle enquanto você faz iteração com o PDCA. E, claro, todos os seus documentos são arquivos facilmente compartilháveis por meio do armazenamento do Dropbox.

Por que você deve usar o PDCA?

Em seu núcleo, o PDCA fornece uma abordagem padronizada e uma filosofia orientada para que os membros da equipe e funcionários resolvam problemas e melhorem continuamente seu trabalho. No entanto, isso pode ser dito a respeito de muitas abordagens de gerenciamento e controle de qualidade, todas com diferentes níveis de complexidade e número de histórias de sucesso. O que torna o PDCA especial em comparação com o resto?

A principal razão é que o PDCA ou planejar, fazer, checar e agir é um processo simples, direto e intuitivo para as pessoas compreenderem e implementarem em seu trabalho. Isso o tornou não só duradouro no mundo do trabalho, mas também penetrante em todos os setores e na mente das pessoas. Embora ainda exija um grau de comprometimento de seus colegas para fazê-lo funcionar em equipes, a simplicidade do PDCA facilita sua implementação na cultura organizacional e nos processos gerais.

Devido à sua natureza cíclica e iterativa, o PDCA também ajuda você a resolver erros e evitar que eles ocorram no futuro. O ciclo foi projetado para ajudá-lo a identificar erros e suas causas raiz à medida que você otimiza repetidamente um processo. À medida que continua testando diferentes soluções e implementando-as com sucesso, você também acumulará dados e experiência na compreensão do processo. Nesse ponto, o PDCA se torna mais do que uma abordagem de resolução de problemas, pois pode adicionar informações valiosas relevantes para diferentes processos em sua equipe ou organização.

O PDCA é uma estratégia altamente adaptável. Alguns podem determinar que certos documentos ou etapas sejam concluídos durante a fase Planejar para garantir que estejam prontos para prosseguir com o resto do ciclo. No entanto, o que precisa ser definido ou planejado depende de você e de sua equipe, desde que possa sustentar o resto do processo. Essa adaptabilidade, por sua vez, torna o PDCA escalável, pois ele pode ser adaptado a qualquer situação e para equipes de qualquer tamanho, até mesmo para uma equipe de uma pessoa.

Por que você deve usar o PDCA?

Embora algumas abordagens de solução de problemas e gerenciamento possam ser demoradas e exigir muitos recursos, a adaptabilidade do PDCA significa que ele não pode ser aplicado em muitos poucos casos. Se você está procurando fazer melhorias consistentes em seus próprios processos de trabalho ou de sua equipe, o PDCA é uma boa opção. No entanto, a abordagem metódica e incrementalista do PDCA significa que a mudança vem gradualmente. Como tal, pode não ser tão adequado se sua organização está lidando com um problema urgente com o processo ou uma emergência. Da mesma forma, se você quiser ver resultados rápidos no desempenho e nos resultados, o PDCA pode não oferecer o que você está procurando. A força do PDCA está em sua capacidade de identificar continuamente problemas e, em seguida, refinar e encontrar métodos ideais, é improvável que resolva completamente um problema ou mude o seu desempenho após uma única iteração.

Refinamento contínuo com o PDCA

No seu núcleo, o PDCA é uma filosofia para abordar situações. Primeiro, você identifica a situação e define metas, então você testa diferentes abordagens para alcançar essas metas, analisa seu sucesso e ajusta seu comportamento de acordo, antes de finalmente avançar com o que funcionou. Se não for realista para sua equipe ou organização integrar o PDCA diretamente, ele ainda oferece princípios orientadores para ajudá-lo a entender e abordar qualquer situação que você encontrar no local de trabalho e além.

Embora seja muito simples, o PDCA ainda é um processo que requer rigor e domínio para que você possa se beneficiar verdadeiramente dele. No entanto, adotá-lo e mantê-lo pode realmente mudar a maneira como você e sua equipe trabalham, com resultados mensuráveis que você pode ver à medida que o tempo e as iterações passam. A promoção do PDCA em suas equipes e organizações, com captação bem-sucedida, pode ajudar a mover todos os seus colegas para uma mentalidade de resolução de problemas e pensamento crítico.