Como automatizar processos no escritório

A automação empresarial transformou a maneira como interagimos com marcas e serviços, mas sua equipe já experimentou a automação de escritórios?

O que é a automação de processos empresariais (BPA)?

A automação de processos empresariais, também conhecida como transformação digital, ou automação empresarial, é o conceito de automatização de sistemas para aumentar a eficiência no local de trabalho. Isso pode variar de coisas tão simples quanto contratação, onde os currículos são automaticamente “lidos” e varridos em busca de atributos-chave pela IA, até coisas mais complicadas, como finanças e automação de contas a pagar. Em resumo, a automação é a diferença entre processos manuais demorados feitos à mão e um programa digital alcançando o mesmo resultado em questão de minutos.

O que é inteligência artificial (IA)?

Inteligência artificial se refere a programas e máquinas que foram programados para atuar de uma forma que imita a tomada de decisão e o pensamento humano. Os processos de IA podem parecer exibir traços de discernimento humano, por exemplo, classificar dados “bons” a partir de anomalias. Este tipo de BPA é às vezes referido como RPA, o que significa automação de processos robóticos.

Esses “robôs” de IA usam algoritmos, um conjunto de regras que reagem a diferentes entradas. As ferramentas de automação da IA incluem assistentes inteligentes que são claramente ajudantes digitais “humanos” computadorizados, como Siri ou Alexa. Mas também se refere a coisas como filtros de spam e anúncios sugeridos. Por exemplo, os mapas digitais usam a IA para indicar a melhor rota para o seu destino com base em considerações “humanas”, incluindo seu método de viagem, tráfego e obstruções rodoviárias atuais.

Por que uma empresa deve usar software de automação?

A automação é fundamental para a melhoria do processo que economiza tempo e, portanto, dinheiro. Os membros da equipe poderão ser muito mais eficientes e produtivos, dedicando seu tempo a fazer tarefas mais importantes do que peneirar a papelada e lidar com o administrador. Anteriormente, os membros da equipe teriam que manter toneladas de recibos para colocar nas despesas. Agora, com ferramentas automatizadas como Xero e Dropbox Scan para simplificar o processo, eles podem ser arquivados, enviados e liquidados em um instante. Diga adeus a tarefas repetitivas.

O mundo inteiro está se tornando digital. Basta olhar para a automação de e-mail, sejam e-mails automáticos fora do escritório ou simplesmente a substituição quase total do correio tradicional. Recusar a automação significa recusar a modernização, e isso pode causar problemas para qualquer negócio.

Quais são os diferentes tipos de automação empresarial?

Existem várias maneiras diferentes de as empresas utilizarem a automação empresarial, e isso pode variar dependendo do tipo de empresa e dos processos que você deseja tornar digital. As seguintes áreas de sua empresa podem se beneficiar da automação:

Contratos e assinaturas

Esqueça os dias de elaboração, impressão e envio de contratos, apenas serem devolvidos uma semana mais tarde, ainda exigindo várias edições, e para serem novamente impressos e enviados. Além da eliminação do custo dos selos, a automação significa que os contratos podem ser compartilhados com segurança e assinados com segurança, sem desperdício de tempo à espera do carteiro. Programas como HelloSign e DocuSign significam que você nem precisa imprimir um contrato para assiná-lo, tudo pode ser feito digitalmente por uma elegante interface de usuário. Isso significa que um contrato pode ser enviado, recebido, assinado e arquivado em minutos.

Serviços ao cliente

Os chatbots podem ajudar a reduzir a tensão dos canais de comunicação de atendimento ao cliente, com respostas automáticas às perguntas mais frequentes. Os chatbots “leem” e respondem às consultas dos clientes. Portanto, mesmo que um cliente tenha uma pergunta desesperada no meio da noite quando seu help desk estiver off-line, seu chatbot ainda poderá ajudá-lo. Programas como o Zendesk facilitam para as empresas a utilização desse serviço ou aprimoram o atendimento ao cliente que já possuem. Talvez sua empresa tenha o melhor atendimento telefônico, mas e os clientes que não querem ligar? Considerando que quase 50% das pessoas preferem se comunicar com as empresas por mensagens, o uso de produtos como o Zendesk para abrir o maior número possível de canais de comunicação pode ajudar a melhorar a experiência do cliente.

Análise

Vamos admitir: um computador quase sempre faz um trabalho melhor do que um ser humano quando se trata de classificar montanhas de dados ou qualquer tarefa de alto volume. Você pode ser um gênio matemático ou um profissional de inserção de dados, mas o erro humano é sempre um fator em qualquer tarefa. O gerenciamento de vendas, por exemplo, exige que todos os tipos de números e fatores sejam considerados. Você precisa saber qual porcentagem de clientes que estão se engajando novamente com você e por quê, quais são seus números gerais de vendas em comparação com a semana, o mês ou o ano passado. Em resumo, é muito mais fácil quando ferramentas como o Salesforce podem lidar com os dados para você e apresentá-los de uma maneira clara que até mesmo usuários menos técnicos podem entender.

Organização e colaboração

A transformação digital facilita a vida de todos, mas também pode trazer algumas complicações. Com tantos programas e ferramentas sendo multiplataforma, é fácil se sobrecarregar com tantos dispositivos móveis e se esforçar para dar conta do gerenciamento de tarefas. Mas também há uma ferramenta para isso. Com o Dropbox, você pode sincronizar todos os seus dispositivos para ter um espaço de trabalho centralizado. As pastas compartilhadas são atualizadas em tempo real para que você possa trabalhar e colaborar com facilidade e segurança. Além disso, você pode acessar o trabalho off-line, protegendo-se contra todos os “e se” que poderia enfrentar ao tornar seus processos digitais.

Gerenciamento de prazos

A automação é uma excelente adição a qualquer fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos, evitando prazos perdidos e mantendo todos no cronograma certo. Lembretes automáticos, como os oferecidos pelo Microsoft Outlook e listas de tarefas compartilhadas no Dropbox Paper garantem que você fique atualizado e dentro do prazo. E, com a eliminação da necessidade de administração humana de tarefas tediosas de gerenciamento de tempo, a motivação da geral da equipe pode melhorar.

Como o Dropbox pode ajudar?

Você pode ter começado a tornar todos os seus processos digitais, mas você os otimizou o máximo possível? Um documento em seu PC local realmente não facilita muito os fluxos de trabalho, mas envie o mesmo documento ao Dropbox e você vai melhorar sua colaboração em dez vezes. Agora, toda a equipe pode acessar o documento para fazer edições e colaborar. As pastas compartilhadas podem ser protegidas por senha e podem ser acessadas pelas pessoas que receberem sua permissão. Sua permissão pode ter um limite de tempo, para que o acesso seja removido em uma data definida. Seus arquivos agora não são apenas itens no disco rígido local, mas um ponto de encontro digital onde toda a equipe pode interagir e trabalhar. Além disso, com tantas integrações, você pode automatizar cada centímetro do escritório com facilidade. Pense nisso como a sala de reuniões ou o quadro branco antigo, agora automatizados para algo muito mais impactante na produtividade do seu negócio.