Aproveitando ao máximo a edição em tempo real

Saiba mais sobre a edição em tempo real e como ela pode aumentar a produtividade e a eficiência da sua equipe.

O que é edição em tempo real?

Se você quer maximizar a produtividade e a eficiência de sua equipe e, por sua vez, melhorar a qualidade do trabalho que produz, as ferramentas de edição em tempo real são uma solução incrivelmente eficaz.

Edição em tempo real significa que vários membros da equipe podem trabalhar em um único arquivo simultaneamente, e que qualquer alteração nesse arquivo é atualizada para cada usuário, quase instantaneamente. A colaboração em tempo real depende de aplicativos on-line baseados em nuvem que permitem que qualquer número de usuários acesse e edite arquivos de forma síncrona a partir de computadores, tablets ou dispositivos móveis.

Ferramentas de edição em tempo real no Dropbox Paper

O Dropbox não apenas permite a edição em tempo real, mas também a amplifica. Um editor colaborativo robusto, o Dropbox Paper permite que as equipes aproveitem os benefícios da edição ao vivo, com ferramentas que facilitam um fluxo de trabalho fluido e consistente.

O Dropbox Paper vai muito além de ser apenas um editor de texto colaborativo. Sua equipe pode transformar a tela em branco do Dropbox Paper em um espaço de trabalho totalmente funcional, não apenas para produção, mas para cada etapa da vida útil de um projeto.

Crie listas de verificação e listas de tarefas em qualquer lugar e notifique instantaneamente seus colegas de trabalho sempre que as alterações forem feitas. Em um único documento do Dropbox Paper, você pode adicionar muitos tipos de conteúdo, desde texto, links, listas de verificação, até clipes do SoundCloud e vídeos do YouTube. Isso significa que você pode ver um projeto inteiro, desde os estágios iniciais de planejamento de estratégia até os estágios de feedback e finalização — tudo em um único espaço flexível.

Faça reuniões mais significativas

A capacidade dos colegas de trabalho de colaborar em tempo real significa que você pode economizar não apenas tempo, mas dinheiro e recursos também. Antes da edição em tempo real, se uma equipe precisasse trabalhar de forma colaborativa, em tempo real, a única maneira real de fazer isso seria por uma reunião presencial.

Isso significa precisar de um espaço, precisar colocar todos na mesma sala, e compartilhar um computador ou ter que trocar arquivos incessantemente. Mesmo quando você estiver na mesma sala, trabalhar de forma colaborativa no mesmo documento sem edição ao vivo ainda seria um processo parado.

É claro que quando você colabora pessoalmente, está limitado àqueles que estão no local, enquanto a edição em tempo real permite que você expanda seu pool de recursos e trabalhe de forma colaborativa e eficiente com qualquer pessoa no mundo.

Onde as reuniões presenciais ainda são necessárias, a edição em tempo real pode ser usada para aproveitamento máximo. O Dropbox Paper tem modelos personalizáveis de agenda e atas de reunião que, juntamente com a edição ao vivo, permitem uma reunião mais focada e produtiva. Todos podem tomar notas em tempo real no mesmo lugar, sem precisar depender de um único participante responsável pelas atas, garantindo que todas as informações importantes fiquem facilmente acessíveis para toda a equipe.

Digamos que você e seus colegas de equipe estejam fora do escritório em um workshop, aprendendo sobre os novos produtos de um cliente para os quais você estará fazendo campanha. Em vez de cada pessoa tomar suas próprias anotações e depois ter que combiná-las, vocês podem trabalhar no mesmo documento, economizando tempo e garantindo que nenhum detalhe se perca.

Multitarefa síncrona com edição em tempo real

Imagine que uma equipe esteja produzindo um artigo para o blog do site. Uma ou duas pessoas podem estar pesquisando o tópico e adicionando suas notas a um arquivo do Dropbox Paper. Ao mesmo tempo, o redator do artigo pode monitorar a pesquisa à medida que começa sua produção.

Se houver alterações nas notas breves ou adicionais após o início da produção, os membros da equipe podem adicionar essas notas facilmente como anotações ao mesmo documento do Dropbox Paper, marcando o redator para que ele seja notificado instantaneamente.

Sem edição em tempo real, essas tarefas teriam que ocorrer consecutivamente, não simultaneamente. Isso não só leva tempo, mas também significa ter que enviar novas versões de arquivos ou longas trocas de e-mails sempre que houver uma atualização, o que pode levar a um gerenciamento confuso de arquivos à medida que seus documentos começam a se acumular.

A edição em tempo real permite que todos trabalhem em um único espaço, para que você não precise navegar em infinitos arquivos praticamente idênticos para ter o que precisa.

Revisões produtivas com edição ao vivo

A edição em tempo real torna o processo de revisão e feedback mais eficiente e produtivo do que nunca.

Seguindo a partir de nosso último exemplo; depois que o texto é elaborado, ele passará não apenas por um revisor, mas também pelos clientes, parceiros, equipes jurídicas e outras partes relevantes. Por meio da edição em tempo real, você não precisa esperar que uma pessoa adicione notas para poder adicionar as suas. Todos podem fazer anotações no documento ao mesmo tempo, e os talentos podem implementar o feedback diretamente conforme ele surge.

Se você tiver um processo de revisão em duas etapas, a edição em tempo real economiza o incômodo de ter que salvar e enviar cada versão alterada separadamente. No momento em que a primeira revisão for concluída, você poderá notificar rapidamente o próximo revisor com o clique de um botão, para que o trabalho possa continuar fluindo organicamente.

Pode ser o caso de ter um arquivo de trabalho enorme, talvez uma planilha com milhares de descrições de produtos, por exemplo. Seria sensato dividir a revisão entre alguns editores, mas você não quer deixar nenhum esperando a sua vez. A edição ao vivo significa que você pode ter usuários diferentes trabalhando em diferentes seções de um documento ao mesmo tempo, para que a etapa da revisão possa ser significativamente agilizada.

Feedback eficaz com edição colaborativa em tempo real

Você pode simplificar todo o processo de feedback com a edição ao vivo.

Se os comentários e feedbacks forem provenientes de mais de uma pessoa, você deve garantir que seja fácil visualizar todas as notas importantes em um só lugar. É um incômodo ter que passar por várias trocas de e-mail, chats e marcações de documentos para reunir todos os comentários e notas de que precisa, e você pode acabar perdendo pontos importantes.

As anotações no Dropbox Paper permitem que qualquer usuário com acesso adicione comentários diretamente ao documento que está revisando. Além do Paper, você pode fazer anotações em fotos, PDFs, arquivos do Excel, arquivos do Photoshop e muito mais, sem precisar de nenhum software adicional.

Quando você marcar um colega de trabalho com um comentário ou no corpo de um documento do Dropbox Paper, ele será notificado instantaneamente, e o proprietário do arquivo será notificado de qualquer alteração, independentemente de ele estar marcado ou não. Isso significa que o fluxo nunca é interrompido e você pode manter a bola rolando sem atrasos.

Com a edição em tempo real, é sempre fácil encontrar, gerenciar e implementar feedback importante. Você pode facilmente ver qual é o feedback diretamente ao lado da seção específica a que se refere, quem deu o feedback e quaisquer conversas entre os membros da equipe sobre esse feedback específico, ordenadamente organizadas em tópicos digeríveis.

Ele permite um ambiente de trabalho mais organizado, o que vai melhorar a qualidade do trabalho que você produz, pois estará mais bem equipado para identificar e superar quaisquer problemas que surjam, à medida que surgirem.

Qualquer que seja o processo de feedback ou o fluxo de trabalho que funcione para você e sua equipe, você pode aprimorá-lo com a edição em tempo real no Dropbox Paper.

Edição em tempo real com arquivos do Microsoft Office e do Google Docs no Dropbox

Não são apenas os arquivos do Paper que você pode editar em tempo real no Dropbox. Ao integrar seu Dropbox ao Microsoft Office, você também poderá editar arquivos do Word, Excel e PowerPoint on-line, de forma colaborativa. Você também pode colaborar no Documentos, Planilhas e Apresentações do Google diretamente em Dropbox.com.

Você poderá ver em tempo real quem está trabalhando no arquivo e se comunicar diretamente com essas pessoas por meio de comentários. Quaisquer alterações feitas serão salvas automaticamente em seu Dropbox, e seus colegas de equipe podem continuar trabalhando no arquivo mesmo que você o feche.

Com isso, você otimiza melhor seus processos. Por exemplo, em vez de ter cinco planilhas separadas sendo passadas para vários componentes de um projeto de análise, você pode trabalhar em um único arquivo do Excel com abas para cada seção, sabendo que quaisquer alterações serão salvas instantaneamente em seu Dropbox.

Fique em sincronia com a edição em tempo real

Dê à sua equipe a poderosa vantagem de poder trabalhar de forma síncrona e definir um fluxo de trabalho mais claro e estruturado com edição em tempo real.

Ter mais tempo significa ter mais oportunidades. Com a edição em tempo real, você poderá trabalhar mais e expandir seus recursos muito mais.

A edição ao vivo facilita o gerenciamento de projetos, permitindo que os gerentes de projeto ignorem processos complicados e comunicação confusa. Em vez disso, eles podem simplificar o fluxo de trabalho partindo de um espaço central onde cada membro da equipe pode se comunicar e colaborar junto em tempo real.

Simplificando, a edição em tempo real mantém sua equipe em sincronia.