O que é gestão de projetos?

Todo projeto precisa de um gerente, mas o que exatamente eles fazem?

O que é um projeto e por que ele precisa ser gerido?

Um projeto, em termos simples, é uma sequência de requisitos que precisam ser cumpridos para atingir um objetivo específico. Por exemplo, se o objetivo de sua empresa é melhorar sua presença on-line, os objetivos do seu projeto podem ser:

  • Pesquisar domínios
  • Selecionar CMS
  • Pesquisar e criar conteúdo
  • Colocar o website no ar
  • Criar redes sociais
  • Monitorar o site e dos canais de conteúdo
  • Manter o envolvimento do cliente on-line

Como você pode ver, nenhum desses projetos tem uma função padrão, ou são destinados para uma pessoa só. Isso quer dizer que você precisa de uma equipe por trás dos projetos e toda equipe precisa de um líder ou de um gerente de projeto. O trabalho do gerente é ter certeza de que todos estão no caminho certo, mas também verificar se os seus objetivos são viáveis. O gerente é o chefe de qualquer projeto, mas faz parte do trabalho de cada membro da equipe ser responsável por suas próprias tarefas. Então, mesmo que não tenha o título de gerente de projeto, é preciso que você saiba gerenciar suas próprias tarefas.

Responsabilidade e capacitação

O gerenciamento de tarefas requer uma visão ampla e clara do progresso do projeto, e isso só é possível se houver comunicação entre as equipes. É aí que entra a colaboração de conteúdo. Anotações, feedback e críticas construtivas são importantes para o sucesso e bons resultados de um projeto. O Dropbox é s solução para tudo isso, pois permite que sua equipe compartilhe arquivos com segurança para trabalhar colaborativamente e com transparência em todos os processos, sem deixar ninguém para trás. Além de não ser possível esconder detalhes importantes uns dos outros ou do gerente.

A Vita Coco usou o Dropbox para ajudar os funcionários a gerenciarem melhor suas tarefas e terem acesso a fluxos de trabalho que antes eram inacessíveis. Como disse Brian Olney, diretor de marketing da marca: “Muitos funcionários não usavam as ferramentas [anteriores] porque realmente não se encaixavam muito bem nos fluxos de trabalho.” Depois de escolher o Dropbox para atender às necessidades da empresa, a colaboração agora funciona de forma global e sem problemas, fazendo com que a Vita Coco seja capaz de criar diferentes níveis de acesso para diferentes equipes em uma solução totalmente flexível. “Os riscos são muito altos para nós e temos total confiança no Dropbox Business”.

Por que você precisa de um gerente de projeto?

Se todos são responsáveis por gerir seu próprio tempo, por que ter um único gerente de projeto? O Dropbox ajuda a unificar equipes e melhora a produtividade do projeto, mas um toque humano é sempre necessário. É comum as equipes que trabalham em um projeto se envolverem demais em suas próprias tarefas e acabarem perdendo de vista o panorama geral. O gerente de projeto está atento ao progresso geral e orienta a equipe durante as fases do projeto e do caminho crítico. Eles também são a pessoa a quem você pode recorrer se algum problema precisar ser escalado, para ajudar na tomada de decisões, facilitar a colaboração entre funções e ser o principal ponto de contato entre as partes interessadas. O gerente de projeto carrega o peso do lado administrativo das coisas e assume a responsabilidade geral, monitorando de perto o progresso enquanto outros membros da equipe seguem com tarefas mais práticas.

Qualquer pessoa pode ser gerente de projeto?

Em tese, sim. O conhecimento necessário para orientar um projeto de sucesso é algo que os gerentes adquirem ao longo de suas carreiras. Muitas empresas baseiam a estrutura de suas equipes nessa ideia, promovendo funcionário júnior com base na experiência acumulada, independentemente do plano de carreira dos indivíduos incluir a função de gerente de projetos. Há várias áreas de estudo e desenvolvimento que separam um gerente de projeto mediano de um realmente bem-sucedido. Dependendo dos diferentes tipos de projeto, um gerente especialista é vital para o sucesso do projeto.

O que é escopo na gestão de projetos?

O escopo se refere ao que faz parte de um projeto. Por exemplo, se uma equipe ou cliente solicita algo que não foi acordado, isso vai além do escopo de um projeto. Basicamente, os escopos são os limites do que é coberto pela amplitude do projeto e o que não é. Esses escopos são descritos na declaração de trabalho, ou SoW, que é um documento formal que descreve tudo o que está incluso no projeto. Ou seja, resultados, custos e conclusão do projeto.

Encontre um gerente de projetos profissional

Se você estiver usando o LinkedIn para buscar um novo gerente de projeto, fique atento às qualificações como a certificação PMP (profissional de gestão de projetos). Essas qualificações não apenas mostram um alto padrão de competência, como também significam que seu candidato tem ampla experiência. Por exemplo, para se qualificar para estudar para o PMP, é preciso ter 7500 horas de experiência de trabalho, ou 4500 horas mais 35 horas de treinamento e uma graduação de quatro anos. Os candidatos com PMP podem ter uma experiência variada, incluindo habilidades como falar em público e escrever para publicações.

A qualificação também deve ser mantida com um desenvolvimento contínuo ao longo de cada período consecutivo de três anos. Então, enquanto qualquer um pode ser um gerente de projeto, é recomendado procurar evidências de que seu candidato claramente quer ser um.

Quais são as características de um gerente de projeto profissional?

Gestão de projetos é mais do que responder a e-mails e ter certeza de que a equipe está no caminho certo, embora para algumas empresas isso seja o principal requisito. No entanto, se você quer o melhor gerente para sua marca, procure candidatos que demonstrem habilidade nas seguintes áreas:

  • Gestão de custos
  • Gestão de acionistas
  • Planejamento e lançamento de projetos
  • Gestão de tempo
  • Métodos usados por gerentes de projeto como os gráficos de Gantt e a compreensão de caminhos críticos
  • Inovação e aprimoramento de funcionalidades em todo ciclo de vida do projeto

O que é o gerenciamento de projetos Agile?

Os gerentes de projeto podem ter informações valiosas sobre processos de trabalho que você talvez não tenha considerado anteriormente. Agile, por exemplo, é uma metodologia de gestão que foi originalmente feita para o desenvolvimento de softwares, mas foi aplicada a uma ampla gama de negócios. Ele dá assistência para equipes cumprirem as metas de um projeto em um curto espaço de tempo. Essa pode ser uma ótima maneira de melhorar a produtividade da sua equipe, especialmente se você não tiver um fluxo de trabalho definido para o gerenciamento de projetos. Em tese, o Agile não é muito complicado, mas começar a usá-lo sem o auxílio de alguém com experiência nos métodos pode ser complicado, além de correr o risco de a implementação ser feita de maneira incorreta.

Não é apenas sobre a pessoa

Por melhor que seja o gerente de projetos de uma equipe, não é possível fazer seu melhor trabalho sem as ferramentas adequadas. Capacitar toda a sua equipe, não apenas o seu gerente de projetos, com os programas, ferramentas e processos corretos é fundamental para um projeto bem-sucedido e para que a empresa seja produtiva de forma geral.