E-mail

Como configurar o e-mail para torná-lo uma solução de compartilhamento de arquivos?

A parte mais interessante de colaborar via e-mail é que a infraestrutura inteira já está pronta. Provavelmente você já deve usar o e-mail para isso, assim como os membros da sua equipe, e todos já devem saber como enviar arquivos uns para os outros por e-mail.

E-mail

  • Funcionalidade básica oferecida por sua solução de e-mail existente

Dropbox

  • Assinar o Dropbox
  • Baixar o aplicativo do Dropbox

Cadastrar-se no Dropbox é muito fácil, mas ainda há uma barreira representada por aquele botão “Anexar arquivo” no final de cada mensagem de e-mail. Os membros da sua equipe precisam fazer um esforço conjunto e parar de enviar arquivos por e-mail de uns para os outros. Mas esse esforço se paga pelo ganho em trabalho colaborativo.


Como compartilhar um arquivo com um membro da equipe?

O e-mail é uma opção viável para enviar um ou dois documentos que não serão mais editados. Infelizmente, para documentos que passam por atualizações constantes, cada vez que for preciso compartilhar uma alteração é preciso reenviar o arquivo a todos os membros da equipe.

E-mail

  • Compor uma nova mensagem de e-mail
  • Anexar um arquivo
  • Enviar a mensagem
  • Repetir o processo cada vez que o arquivo for atualizado

Dropbox

  • Criar uma nova pasta dentro do seu Dropbox para compartilhar documentos com sua equipe
  • Clicar na pasta com o botão direito e compartilhá-la com os membros da equipe
  • Colocar o arquivo desejado na pasta compartilhada do Dropbox no seu computador
  • O arquivo aparecerá nas pastas do Dropbox dos membros da equipe
  • Sempre que alguém editar o arquivo, a cópia de todas as outras pessoas serão atualizadas automaticamente

Criar uma pasta compartilhada no Dropbox requer um pouco de trabalho, mas você só precisa fazer isso uma vez. O resultado é uma pasta de aparência e funcionamento iguais aos de qualquer outra pasta no computador, mas com a vantagem adicional de ser atualizada automaticamente sempre que alguém edita um arquivo. O esforço vale a pena se sua equipe usar muitos arquivos, pois, além de os membros ficarem sempre em sincronia, os documentos da empresa ficam armazenados num só lugar.

Além disso, usar uma solução dedicada de compartilhamento cria uma separação clara entre a comunicação e a colaboração em documentos. O Dropbox cuida dos seus arquivos, para que você aproveite a verdadeira utilidade da sua caixa de entrada: conversar com a sua equipe.


Como compartilhar um arquivo com um cliente?

Compartilhar arquivos por e-mail com a equipe ou com clientes é a mesma coisa: nos dois casos, você anexa um arquivo e envia a mensagem. Mas pode haver um problema de segurança se alguém enviar um anexo ao e-mail errado (ou, pior, à lista de contatos errada) por engano.

E-mail

  • Compor uma nova mensagem de e-mail
  • Anexar um arquivo
  • Enviar a mensagem

Dropbox

  • Clique com o botão direito no arquivo na sua pasta do Dropbox
  • Selecionar o item de menu Compartilhar link do Dropbox para gerar um link de compartilhamento
  • Adicione uma senha e prazo de validade opcionais para o link com o Dropbox Pro ou o Dropbox para Empresas
  • Enviar o link ao seu cliente. O arquivo pode ser visto ou baixado em qualquer navegador de internet

O Dropbox oferece ao usuário uma distinção clara entre esses dois grupos. Os membros da equipe podem colaborar dentro de uma pasta compartilhada, enquanto os clientes podem ter acesso somente leitura a pastas e arquivos específicos ou via links compartilhados. Assim, sua equipe aproveita as vantagens da sincronização automática de arquivos e sempre tem a opção de enviar cópias não editáveis a pessoas fora de organização.

Essas cópias somente leitura podem ser protegidas por senhas com o Dropbox Pro ou com o Dropbox para Empresas, o que ajuda a impedir o compartilhamento de documentos sigilosos por engano. Mesmo que você envie informações que não pretendia compartilhar, pode desativar o link rapidamente e tornar o arquivo inacessível.


Como compartilhar arquivos grandes?

Não é possível enviar arquivos muito grandes por e-mail. As limitações técnicas do e-mail não permitem o envio como anexo de um arquivo a partir de um certo tamanho. Se o serviço de e-mails do destinatário tiver um limite de anexos menor que o seu, é possível que a mensagem nem chegue.

E-mail

  • Os limites de tamanho de arquivo variam entre os servidores de correio eletrônico
  • Arquivos grandes devem ser reenviados inteiros cada vez que forem editados

Dropbox

A maioria dos servidores de e-mail não permite o envio de anexos com mais de 25 MB, e alguns até impõem limites para o volume total de dados que pode ser enviado por uma conta específica. A solução mais simples é carregar o arquivo em um servidor ou sistema de compartilhamento de arquivos na nuvem (como o Dropbox). Mesmo para arquivos que estejam dentro do limite, se você compartilhar items com frequência, pode ser incômodo esperar esses carregamentos.

E o Dropbox também carrega apenas as porções editadas dos arquivos, ou seja, é mais eficiente que o e-mail.


Como gerenciar versões antigas de um arquivo?

O e-mail não foi projetado para registrar revisões de arquivos, mas é usado com frequência como sistema de recuperação de versões em empresas que ainda não implementaram soluções mais especializadas. Geralmente, o usuário se vê obrigado a fazer buscas em vários e-mails trocados e esperar que todos tenham usado as mesmas convenções para nomear os arquivos.

E-mail

  • Embora sua caixa de entrada contenha um registro rudimentar do histórico de um arquivo, o e-mail não propicia um histórico especializado de versões de um arquivo.
  • Uma solução comum é você incluir um número de versão no nome do arquivo cada vez que enviar um documento

Dropbox

  • Clique com o botão direito no arquivo na sua pasta do Dropbox
  • Selecionar a opção Visualizar versões anteriores no menu para listar o histórico de um arquivo.
  • Selecionar a versão desejada e clicar em Restaurar.

O Dropbox estrutura e automatiza a recuperação de versões. Diferentemente de soluções baseadas em e-mail, o Dropbox associa versões antigas de um arquivo com a versão mais recente. Com isso, a visualização do histórico de um arquivo fica muito mais intuitiva. E, como o Dropbox cuida de tudo isso sozinho, você só precisa pensar no controle de versões quando precisar restaurar uma cópia antiga de um arquivo.

O e-mail normalmente é uma opção “razoável” para equipes pequenas, mas uma solução de recuperação de versões formal não é apenas mais conveniente: é mais segura. É fácil excluir e-mails, e se o seu servidor de correio eletrônico implementar cotas de armazenamento, isso se torna necessário. E se uma mensagem com um arquivo anexado for excluída, aquela versão do arquivo será perdida para sempre. Se sua equipe não tomar cuidado, a possibilidade de perda de dados torna-se real.


Como acessar arquivos em meus dispositivos móveis?

Usar o e-mail para compartilhar arquivos em dispositivos móveis oferece as mesmas vantagens e desvantagens que você tem ao usar computadores. Por um lado, se estiverem usando dispositivos móveis para trabalhar, é provável que os membros da sua equipe já tenham configurado o acesso ao e-mail. No entanto, manter os documentos atualizados ainda é um problema.

E-mail

  • Abrir o aplicativo de e-mail em seu dispositivo móvel.
  • Encontrar a mensagem que contém o arquivo.
  • Baixar e editar o arquivo no aplicativo de sua preferência.
  • Quando terminar, enviar as alterações para sua equipe por e-mail.

Dropbox

  • Baixar o aplicativo do Dropbox para dispositivos móveis
  • Acessar sua conta e ver documentos diretamente no aplicativo do Dropbox para dispositivos móveis.
  • Se você usar aplicativos móveis conectados ao Dropbox, como o Microsoft Office, o Dropbox sincroniza em todos os dispositivos todas as alterações feitas.

O maior benefício que o Dropbox oferece em comparação com o e-mail em dispositivos móveis é ter um sistema simples para arquivos. Em vez de fazer você procurar o anexo certo nos e-mails, o Dropbox lhe permite organizar os documentos numa estrutura familiar de pastas/arquivos. Com o aplicativo do Dropbox para dispositivos móveis, é fácil você acessar as versões mais atualizadas de arquivos, sem que sua caixa de entrada fique recebendo novos anexos cada vez que alguém fizer uma edição.