Modelo de ata de reunião e agenda

Seja em uma reunião mensal do conselho executivo, uma sessão semanal um a um ou uma sessão de brainstorming, use este modelo intuitivo de ata de reunião e metade do seu trabalho estará feito.
Modelo de atas de reunião listando os participantes, uma pauta e os pontos de discussão

Mantenha todos alinhados

Basta adicionar o seu conteúdo

Com o texto pré-formatado como guia, você pode usar esse modelo de ata de reunião gratuito pronto para uso para preencher o nome dos participantes, a pauta, a discussão e os itens de ação assim que sua reunião começar.

Convide sua equipe para acessar o documento

Esse modelo de notas baseado em nuvem facilita o compartilhamento. Não há necessidade de salvá-lo em seu disco rígido, nem de anexá-lo a seu e-mail. Basta convidar os participantes da sua reunião para acessar o documento.

Faça edições em conjunto em tempo real

Depois que você convidar os membros da equipe para acessar o documento, eles poderão ver as notas da reunião e adicionar comentários. Eles também poderão atualizar texto ou adicionar uma foto do quadro de avisos se você conceder a eles privilégios de edição.

4 dicas para aprimorar suas anotações de reunião

Modelo de notas de reunião do Dropbox Paper
1.  Configure seu documento para fazer anotações antes da reunião

Seja uma reunião formal ou informal, este modelo foi projetado para que você se organize e deixe todos os participantes alinhados com itens precisos da ata, mesmo antes de se encontrarem. Como se trata de um documento do Dropbox Paper, você pode vinculá-lo a eventos do calendário e usar atalhos do teclado para economizar tempo. 

2. Adicione links para obter contexto

Se você tem documentos existentes com informações de background, adicione links para ajudar a sua equipe a não perder tempo. Antes da reunião, compartilhe seu documento de anotações de reunião para fornecer contexto para a conversa.

3. Destaque pontos-chave

Para que uma anotação seja realçada, adicione imagens ou arquivos do Dropbox para fornecer pontos de prova e exemplos. Com o aplicativo móvel do Paper, você pode ajustar uma imagem de quadros de comunicação e lembretes, e sua foto será automaticamente colocada nas anotações de sua reunião.

4. Anote decisões e tarefas

O recurso de tarefas do modelo mostra à sua equipe os próximos passos e ajuda você a monitorar e acompanhar os itens de ação antes da próxima reunião. Para criar rapidamente caixas de seleção, digite colchetes ("[ ]") seguidos por um espaço. Para atribuir tarefas, marque um membro da equipe com @ mais o nome dele.  

Crie e compartilhe ideias
desde o início

Esse modelo de ata de reunião foi feito no Dropbox Paper, um espaço de trabalho colaborativo em que as equipes podem criar e compartilhar as primeiras ideias. Com o Paper, é fácil fazer anotações de reunião, atribuir tarefas, desenvolver ideias criativas e gerenciar projetos. Com o Paper como seu hub central de projeto, você não precisa estar na mesma sala para estar na mesma página.

Vários usuários compartilhando ideias e ativos visuais em uma reunião

Perguntas mais frequentes

Para tomar notas em uma reunião, comece simplesmente se concentrando no que é importante sobre a reunião e se organizando para retransmitir essas informações para outras pessoas. Fazer a ata da reunião de modo eficiente permite que todos revisem o que foi discutido para que possam permanecer em sincronia. A melhor maneira de tomar notas de modo eficiente em uma reunião é ter uma estrutura sólida preparada bem antes do início da reunião. Para fazer isso, use o modelo de ata de reunião disponível no Dropbox para criar seu próprio documento com a pauta da reunião e a lista de participantes. Depois, no decorrer da reunião, você pode adicionar especificamente o que está sendo falado e quem está falando. No final, você pode adicionar quaisquer itens de ação e prazos adicionando menções por @, bem como quaisquer links necessários para o contexto. Finalmente, compartilhe o documento com quem participou da reunião. 

É fácil criar um modelo de ata de reunião no Dropbox usando o Dropbox Paper. Você pode simplesmente usar o modelo de ata de reunião existente no Paper. Ou pode criar seus próprios modelos de atas ou agenda de reunião criando um documento do Paper novinho em folha. No canto superior direito do documento do Paper, você verá três pontos indicando várias opções que podem ser escolhidas. Clique nos três pontos e role para baixo até "Transformar em modelo". Feito isso, seu documento do Paper se transformará em um modelo personalizado que pode ser reutilizado repetidamente para manter suas notas de reunião organizadas sem nunca ter de começar do zero.

Manter o controle de suas notas de reunião é extremamente natural no Dropbox, pois você pode organizar tudo nele mesmo. Uma das melhores maneiras de controlar suas notas de reunião é criar um sistema de arquivamento organizado para todas as suas notas de reunião e outros documentos essenciais, para que você e sua equipe possam visualizar e compartilhar os arquivos de forma simples e fácil. Criar um sistema de arquivamento para suas anotações de reunião também é uma ótima maneira de ajudar sua equipe a colaborar com mais eficiência. Os membros da equipe podem se envolver mais facilmente com suas notas de reunião adicionando comentários ao documento para esclarecer algumas das notas ou adicionar itens de ação importantes. 

Você pode manter as notas de reunião mais organizadas separando suas reuniões pelos tópicos discutidos. É muito provável que suas reuniões no trabalho não sejam todas do mesmo tipo. Por exemplo, você pode ter reuniões semestrais do conselho, reuniões de brainstorming mensais ou trimestrais, reuniões semanais um a um, entrevistas de candidatos a emprego ou talvez sessões de estudo de trabalho onde você precisa que das notas integralmente. Crie uma pasta “Reuniões” no Dropbox e, em seguida, crie um subsistema de tipos de reuniões para que você sempre saiba onde procurar notas importantes de reunião, não importa o tipo. 

Maximize suas atas de reunião com o Dropbox

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