FTP

Como faço para configurar o FTP?

Configurar um servidor de FTP e preparar os membros da equipe para usá-lo pode ser um processo complicado. Por exemplo, você precisa definir o tipo de acesso ao shell e as permissões de sistemas de arquivos para cada conta do FTP. Além disso, cada membro da equipe precisa aprender a usar um programa de cliente de FTP.

FTP

  • Comprar um servidor FTP
  • Acesse o painel administrativo do servidor.
  • Criar uma conta FTP para cada usuário
  • Instalar o programa de FTP no computador de cada usuário

Dropbox

  • Assinar o Dropbox
  • Baixar o aplicativo do Dropbox

Começar a usar o Dropbox é rápido e simples. Os arquivos são armazenados na nuvem, então não é preciso interagir com um servidor. E como a configuração de software é mínima, sua equipe pode se concentrar em tarefas importantes em vez de ficar lidando com programas complicados de FTP.


Como compartilhar um arquivo com um membro da equipe?

A natureza manual do FTP implica idas e vindas constantes entre os membros da equipe. Cada vez que alguém altera um arquivo, é preciso carregá-lo novamente no servidor FTP para compartilhá-lo. Quem quiser a versão mais recente do arquivo precisa baixá-lo de novo. Se sua equipe compartilha edições de arquivos com frequência, esse processo logo se torna um gargalo.

FTP

  • Abra seu software FTP
  • Insira a URL do servidor, a porta e o usuário e senha de sua conta FTP
  • Conecte-se ao servidor
  • Use o navegador de arquivos do software FTP para encontrar o arquivo em seu computador
  • Envie o arquivo para o servidor
  • Peça aos membros da equipe que acessem o servidor FTP e façam o download do arquivo para seus próprios computadores
  • Repetir o processo cada vez que o arquivo for atualizado

Dropbox

  • Criar uma nova pasta dentro do seu Dropbox para compartilhar documentos com sua equipe
  • Clicar na pasta com o botão direito e compartilhá-la com os membros da equipe
  • Colocar um arquivo na pasta compartilhada no seu computador, e o arquivo aparecerá automaticamente nas pastas do Dropbox dos membros da equipe.
  • Sempre que alguém editar o arquivo, a cópia de todas as outras pessoas serão atualizadas automaticamente

Com o Dropbox, basta você configurar uma pasta compartilhada uma vez. Depois disso, a colaboração é totalmente automática. Todos terão suas próprias cópias editáveis "em tempo real", e as atualizações aparecem magicamente nos computadores dos outros, sempre que alguém editar os arquivos. Preocupado com conflitos?


Como compartilhar um arquivo com um cliente?

Disponibilizar arquivos a clientes de modo seguro pode ser difícil com o FTP. Você pode querer que os documentos não sejam alterados, então as contas de FTP precisam ter acesso somente leitura. Provavelmente não vai querer que os clientes vejam todos os seus arquivos internos também. Essa restrição exige que seu administrador do sistema configure cuidadosamente as permissões do sistema de arquivos do servidor FTP.

FTP

  • Obrigar seu cliente a instalar um programa de FTP no computador
  • Criar uma conta FTP para o seu cliente. E para complicar:
    • O arquivo deve ter permissões somente de leitura
    • O acesso deve ser limitado somente ao(s) arquivo(s) desejado(s)
  • Dar ao seu cliente informações de acesso ao FTP e o caminho para o arquivo no servidor
  • Só então o seu cliente pode baixar os arquivos desejados, e o mesmo se aplica aos membros da sua equipe

Dropbox

  • Clicar com o botão direito em qualquer arquivo na sua pasta do Dropbox
  • Selecionar o item de menu Compartilhar link do Dropbox para gerar um link de compartilhamento
  • Enviar o link ao seu cliente. O link pode ser visto ou baixado em qualquer navegador de internet

O Dropbox facilita a separação entre os arquivos da equipe e os de clientes. No Dropbox, os links de compartilhamento independem completamente das pastas compartilhadas da equipe, ou seja, seus clientes só têm acesso aos arquivos que você permitir. Como não há outro software envolvido, os clientes não precisam aprender a usar um novo sistema para receber seus arquivos. Você também tem a opção de adicionar senhas e datas de validade aos links, se estiver usando o Dropbox Pro ou o Dropbox Business. E pode revogar acesso a um documento a qualquer momento, simplesmente desativando o link.


Como colaborar com outras pessoas usando o mesmo arquivo?

Mais de uma pessoa trabalhando com o mesmo arquivo pode resultar em conflitos: quais são as edições que devem ser aceitas? Digamos que dois usuários estejam editando o mesmo documento. Um deles acaba de atualizar o arquivo e o envia ao servidor de FTP. Um pouco depois, o segundo usuário faz a mesma coisa, resultando na perda de todo o esforço do primeiro usuário.

FTPs e o Dropbox têm formas bem diferentes de lidar com esse problema.

FTP

  • FTPs não comportam a resolução de conflitos.
  • A cópia mais recente do arquivo substitui o trabalho de todos os outros usuários.
  • A solução costuma ser a restrição de apenas uma pessoa com acesso a um arquivo num dado momento.

Dropbox

  • Quando surge um conflito, o Dropbox salva as duas cópias do arquivo.
  • Isso permite que você veja as edições dos dois usuários e decida como devem ser mescladas.

Com FTPs, há um grande risco de conflitos. A única maneira de evitar esse tipo de erro humano é com a implementação de um fluxo de trabalho que permita que só um usuário por vez edite um arquivo.

Em comparação, o comportamento do Dropbox quanto a cópias em conflito funciona como uma rede de segurança que evita a perda de dados. Ninguém precisa se preocupar com o acesso a arquivos ou a substituição de dados de outro usuário, porque o Dropbox avisa quando surge um conflito.


Como gerenciar versões antigas de um arquivo?

Um servidor de FTP só tem uma única cópia atualizada de cada arquivo. FTPs não guardam o histórico de um arquivo, o que resulta no risco de perda de dados. Por exemplo, se um usuário excluir informações e depois reenviar o documento ao servidor, o arquivo anterior se perde para sempre.

FTP

  • FTPs não comportam o acesso a versões de arquivos.
  • Uma solução comum é o usuário copiar e renomear um arquivo para incluir o número de cada versão.

Dropbox

  • Clique com o botão direito no arquivo na sua pasta do Dropbox
  • Selecionar a opção Visualizar versões anteriores no menu para listar o histórico de um arquivo.
  • Selecionar a versão desejada e clicar em Restaurar.

Quando seus arquivos estão no Dropbox, todas as edições salvas são gravadas. Se perceber que dados importantes foram eliminados um tempo atrás, você pode recuperá-los com apenas alguns cliques. Como acontece com o compartilhamento de arquivos, essa ação é totalmente automática. Você só precisa pensar no controle de versões quando quiser dar uma olhada numa cópia antiga de um arquivo.


Como acessar arquivos em meus dispositivos móveis?

Os FTPs têm as mesmas limitações em dispositivos móveis e em computadores desktop. Você ainda precisa de um software de FTP especializado em seu dispositivo móvel e tem que sincronizar documentos cada vez que alguém editar um arquivo manualmente.

FTP

  • Instalar o software de FTP em seu dispositivo móvel.
  • Conectar ao servidor de FTP e baixar o arquivo.
  • Fazer download/upload de um arquivo manualmente sempre que quiser compartilhar uma alteração com sua equipe.

Dropbox

  • Baixar o aplicativo do Dropbox para dispositivos móveis
  • Acessar sua conta e ver documentos diretamente no aplicativo do Dropbox para dispositivos móveis.
  • Se você usar aplicativos móveis conectados ao Dropbox, como o Microsoft Office, o Dropbox sincroniza em todos os dispositivos todas as alterações feitas.

O Dropbox está disponível para a maioria dos dispositivos móveis, incluindo celulares e tablets iOS, Android e Windows. Você também pode acessar seus arquivos pelo site do Dropbox. Com o aplicativo do Dropbox para dispositivos móveis, você pode navegar por arquivos, editá-los com aplicativos de terceiros e criar links para compartilhar o que quiser com seus clientes.