Começando a usar o Dropbox: administradores

Parabéns por escolher o Dropbox Business! Este guia orientará você em oito etapas simples para configurar sua conta. A transição para o Dropbox Business ajudará sua equipe a se organizar, colaborar com mais facilidade e manter todos os seus dados seguros.

Como administrador, você pode adicionar ou remover membros da equipe, monitorar a atividade de compartilhamento e proteger os dados da empresa com facilidade. Para que sua equipe possa colaborar da forma mais rápida e bem-sucedida possível, recomendamos que você conclua essas etapas nos primeiros 30 dias.

Existe outra pessoa que possa ajudar a configurar sua equipe? Saiba como adicionar ou alterar um administrador.

Antes de começar, confira estes pontos importantes:

1. Dê à sua equipe um espaço para todos trabalharem juntos

Com um espaço bem organizado, sua equipe já pode começar a aproveitar ao máximo o Dropbox Business. Sua equipe tem um espaço de trabalho conjunto que funciona como um disco rígido compartilhado. Crie pastas apenas para certas pessoas ou para toda a sua equipe. Com a configuração padrão o acesso é universal, mas você pode mudar isso para cada pasta. Você também terá sua própria pasta para arquivos pessoais.

Compartilhe pastas no espaço da equipe e mantenha trabalhos pessoais no espaço do membro.
Compartilhe pastas no espaço da equipe e mantenha trabalhos pessoais no espaço do membro.

Para começar com o espaço da equipe:

  • Crie uma estrutura de pastas inicial (você sempre pode atualizar e adicionar outras mais tarde). Os espaços de equipe funcionam melhor quando você organiza claramente suas pastas com base na estrutura de sua organização. Você pode começar adicionando pastas para cada subequipe, como "Contabilidade", "Vendas" e "Marketing".
  • Adicione alguns arquivos de trabalho. Comece sua equipe adicionando alguns documentos, PDFs ou planilhas. Encoraje os líderes da equipe a continuar de onde você parou.
  • Enquanto estiver fazendo isso, pode ser uma boa ideia organizar seus usuários em grupos de acordo com as subequipes ou departamentos de sua organização.

urna com marca Configure o seu espaço de equipe

2. Comunique-se com sua equipe

Manter todos a par das coisas é essencial para um lançamento bem-sucedido. Para facilitar a inclusão de membros na equipe, criamos alguns modelos de e-mail com os pontos mais importantes. Navegue por uma lista de mensagens modelo aqui ou crie as suas próprias.

urna com marca Confira os modelos

lâmpada Você sabia?

Se um membro de sua equipe usou o endereço de e-mail de trabalho para criar uma conta do Dropbox separada, ele pode migrar essa conta para a equipe profissional do Dropbox.

3. Adicione pessoas à sua equipe

Dependendo do tamanho da sua empresa, você pode escolher alguns usuários‑piloto para testar as ferramentas do Dropbox antes de distribuí‑las para toda a equipe. Se você tem menos de 50 funcionários, provavelmente não haverá problema se todos começarem de uma vez.

Você tem duas opções para convidar usuários para sua equipe:

urna com marca Insira os endereços de e-mail por meio da seção de administração (simples e recomendado para a maioria das equipes)

urna com marca Use o conector do Active Directory ou um parceiro de gerenciamento de identidades (menos comum, mas útil para empresas com muitas integrações já em vigor)

4. Torne o Dropbox ainda mais fácil de usar com o aplicativo para desktop

Com o aplicativo instalado, o Dropbox funciona como qualquer outra pasta no seu computador. Arraste e solte arquivos (ou clique com o botão direito do mouse) para movê-los para a pasta do Dropbox. Eles serão enviados automaticamente para o Dropbox e você poderá acessá-los de qualquer lugar usando os aplicativos para desktop ou para dispositivos móveis, ou ainda acessando o site do Dropbox.

urna com marca Baixe e instale o aplicativo para Mac, Windows ou Linux

lâmpada Você sabia?

Os membros da equipe do Dropbox Business podem "parear" uma conta pessoal e de trabalho, o que significa que podem acessar as duas contas do mesmo dispositivo.

Você pode ajudar os membros de sua equipe a conectar ou desconectar uma conta pessoal.

5. Economize espaço no disco rígido com o Smart Sync

O Smart Sync é um recurso do Dropbox que permite à sua equipe ver e acessar todos os arquivos e pastas no Dropbox, diretamente da área de trabalho, sem ocupar praticamente nenhum espaço no disco rígido. É a maneira perfeita de recuperar gigabytes de espaço sem alterar o fluxo de trabalho de sua equipe. Abaixo, você pode escolher se os novos arquivos serão baixados automaticamente para os computadores da sua equipe ou se ficarão disponíveis somente on-line no início.

urna com marca Analisar as configurações do Smart Sync

6. Proteja sua equipe com configurações de segurança extras

Embora o Dropbox adote os padrões de segurança e criptografia mais amplamente aceitos, recomendamos que você siga estas etapas adicionais para manter sua equipe e seus dados ainda mais seguros.

urna com marca Ative a verificação em dois passos (2FA) para toda a sua equipe

urna com marca Defina permissões de compartilhamento para toda a equipe

urna com marca Ative o logon único  (somente equipes avançadas)

lâmpada Você sabia?

Você pode usar o Dropbox Business para migrar dados da empresa de um servidor para o Dropbox

7. Conecte o Dropbox aos seus aplicativos de produtividade favoritos

Minimize as interrupções no seu fluxo de trabalho conectando o Dropbox aos aplicativos que você já conhece e adora. Esteja você usando programas da Google, Microsoft, Adobe, Slack, Salesforce ou Atlassian, é provável que tenhamos uma integração para que sua equipe evite alternar entre ferramentas e duplicar o trabalho. Dê uma olhada na lista completa de parceiros e tente conectar pelo menos um aplicativo de terceiros que você já use.

urna com marca Conecte aplicativos de terceiros

8. Saiba mais sobre o Dropbox

Há muito mais no Dropbox do que a sincronização de arquivos e pastas. Este guia ajuda a percorrer as etapas mais importantes para começar, mas você e sua equipe podem aprender ainda mais com cursos de treinamento de estudo autoguiados:

urna com marca Confira os cursos

E é isso! Com essas etapas concluídas, você está pronto para usar o Dropbox com sua equipe. Aqui estão alguns links se você quiser conferir recursos adicionais:

urna com marca Saiba mais sobre o Dropbox na Central de ajuda

urna com marca Entre em contato com o atendimento do Dropbox

urna com marca Verifique se o Dropbox está ativo

 

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