Criar uma auditoria de atividades para uma equipe do Dropbox Business

Este artigo traz informações sobre recursos disponíveis apenas para equipes do Dropbox Business:

  • As equipes no plano Standard podem filtrar e monitorar a forma como os dados são compartilhados dentro e fora da empresa. Mais especificamente, podem monitorar mais de 200 tipos de atividades de contas e membros.
  • As equipes no plano Advanced ou Enterprise contam com outros tipos de monitoramento. Por exemplo, podem monitorar as atividades das equipes em nível de arquivo.

Saiba mais sobre os novos planos do Dropbox Business.

Os registros de atividades são uma auditoria das ações tomadas pela equipe. Eles estão disponíveis aos administradores de equipes do Dropbox Business nos planos Advanced ou Enterprise e podem ser criados na seção de Administração. Os registros de atividades ajudam os administradores a:

  • Ver com que frequência o Dropbox Business está sendo usado, além de quem e para que o usam
  • Investigar e resolver problemas (como exclusões de arquivo acidentais)

Seções deste artigo:

O que posso ver nos registros de atividades?

Os registros de atividades mostram a você várias informações sobre ações dos membros. Cada entrada no registro mostra o seguinte:

  • Data e hora: a data e a hora exatas em que uma ação aconteceu
  • Membro: o membro que iniciou a ação
  • Atividade: os detalhes da ação em si
  • Local: o local a partir do qual o usuário iniciou a ação e o endereço IP da máquina em que estava

Quais atividades aparecem em registros de atividades?

Dependendo do seu plano do Dropbox Business, você pode ter alguns destes registros de atividades ou todos eles:

  • Arquivos: todas as ações relacionadas a arquivos, como adição, edição, transferência e exclusão.
  • Compartilhamento: todas as ações relacionadas a compartilhamento, incluindo o envio de um link a um arquivo ou entrada em uma pasta, ou o compartilhamento de um arquivo ou pasta de um membro da equipe.
  • Senhas: um membro da equipe altera a senha ou as configurações de verificação em dois passos.
  • Grupos: um administrador cria um grupo ou ajusta a assinatura de um grupo.
  • Equipe: alguém entra na equipe ou é removido.
  • Acessos: um membro da equipe acessa o site dropbox.com ou tenta fazer login sem sucesso.
  • Ações de administradores: você ou outro administrador altera configurações na seção de Administração, como permissões de pastas compartilhadas.
  • Aplicativos: um membro da equipe vincula um aplicativo de terceiro à conta do Dropbox.
  • Dispositivos: um membro da equipe vincula um computador ou dispositivo móvel à conta do Dropbox.
  • Paper: todas as ações relacionadas ao Paper, incluindo compartilhamento de documentos do Paper de propriedade dos membros da equipe e configurações do Paper de toda a equipe.

Acesse e filtre o registro de atividades

Você pode filtrar as atividades da equipe para ver os tipos de atividade conforme seu interesse.

  1. Faça login no dropbox.com com sua conta de administrador.
  2. Clique na seção de Administração.
  3. Clique na guia Atividades.
  4. Insira qualquer informação relevante para filtrar resultados.
  5. Clique em Criar relatório.

Observações sobre filtros:

  • Por atividade: Use o menu suspenso Navegar entre as atividades para filtrar a lista por tipo de atividade específica.
  • Por período específico: Digite um intervalo de datas no campo Data para ver atividades realizadas durante um período de tempo específico.
  • Por membro: Para ver as atividades recentes de um membro de equipe específico, clique em Membros e então digite o nome do membro da equipe.
  • Por arquivo ou pasta: A busca por palavra-chave vai procurar pelo nome do arquivo ou da pasta, ou o local onde foi salvo.

Exportação

Você pode exportar os resultados de uma visualização filtrada. Especificamente, você pode fazer isto:

  • Copiar e colar resultados filtrados no Excel
  • Enviar uma URL dos resultados filtrados a outro administrador
  • Clicar em uma atividade específica e acrescentá-la como filtro para uso futuro

Observação: Os resultados filtrados não são truncados no seu navegador. Isso significa que basta rolar a tela para baixo continuamente para ver atividades mais antigas.

Quanto tempo leva para ações aparecerem em registros de atividades?

Geralmente, as ações de membros da equipe aparecem nos registros de atividades dentro de poucas horas. O prazo máximo para aparecerem é 24 horas.

Quem pode criar auditorias de atividades?

As auditorias de atividades estão disponíveis para administradores de equipes e de gerenciamento de usuários.

Saiba mais sobre a administração em níveis do Dropbox Business.

Como usar registros de atividades para encontrar arquivos excluídos?

Duas coisas devem ser levadas em conta ao procurar um arquivo excluído:

  • O nome do arquivo
  • A pasta na qual o arquivo estava

Se um arquivo individual tiver sido excluído, basta procurar pelo nome do respectivo arquivo. Se tentou procurar um arquivo individual mas não conseguiu encontrá-lo, talvez seja porque o arquivo estava em uma pasta excluída.

Excluir uma pasta também eliminará todos os arquivos dentro dela. Porém, apenas o nome da pasta excluída aparecerá nas auditorias de atividade, e não os nomes desses arquivos individuais.

Para encontrar um arquivo que estava em uma pasta excluída, procure o nome do caminho da pasta na auditoria de atividades. Por exemplo: /Marketing/2016/03/01/Projeto_1.docx.

Ver atividade na seção de Administração

A seção de Administração fornece status gerais de uso, como o número de membros e dispositivos ativos ou de links compartilhados criados.

Saiba mais sobre a seção de Administração.

Como acessar as contas dos membros da sua equipe

Os administradores de equipes do Dropbox Business podem acessar as contas de membros da equipe usando o recurso Acessar como usuário. Se você for administrador de uma equipe, o acesso às contas do Dropbox Business dos membros da equipe pode ser feito para realizar qualquer uma das opções abaixo:

  • Visualizar a estrutura de pastas de um membro da equipe
  • Compartilhar arquivos e pastas com outros usuários
  • Visualizar, abrir e baixar arquivos
  • Excluir arquivos ou restaurar arquivos excluídos

Observação: Se um membro da equipe tiver conectado suas contas pessoal e profissional do Dropbox, o recurso Acessar como usuário não permitirá que os administradores de equipes acessem a conta pessoal de nenhuma maneira. Apenas a conta empresarial será acessível aos administradores.

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