Centralize os dados da empresa com pastas da equipe

As pastas da equipe são ideais para montar a estrutura de dados da sua empresa no Dropbox. Criadas por um administrador, as pastas da equipe são um espaço de propriedade da empresa onde se compartilham arquivos com os membros da equipe e colaboradores externos que estejam trabalhando nos mesmos projetos.

Este artigo ensinará o seguinte:

  • Criar pastas de equipe
  • Como gerenciar configurações de sincronização de pastas da equipe
  • Como configurar permissões de acesso a usuários específicos

As pastas da equipe são compartilhadas primeiro com grupos do Dropbox, que contêm membros que desempenham funções semelhantes (por exemplo, grupo do departamento financeiro). Em seguida, o administrador que criou a pasta da equipe configura o nível de acesso (visualização ou edição) apropriado para cada grupo.

Todas as subpastas criadas numa pasta da equipe são compartilhadas automaticamente com esses grupos. As subpastas também podem ser compartilhadas com membros específicos da equipe e com pessoas de fora da equipe. Assim como acontece com os grupos, o administrador pode configurar permissões de visualização ou edição para membros específicos de subpastas.

Siga estas instruções para começar a usar grupos:

  1. Acesse o dropbox.com usando suas credenciais de administrador.
  2. Clique na seção de Administração.
  3. Clique em Pastas da equipe.
  4. Clique em Criar pasta da equipe.
  5. Dê um nome à sua pasta da equipe.
  6. Adicione um grupo (ou grupos) que precisa acessar a pasta da equipe e decida se o grupo deve ter permissões de visualização ou edição.
    • Você pode acessar a página grupos para criar grupos.
    • Todos os membros do grupo têm acesso à pasta da equipe e a todo o seu conteúdo.
    • Lembre-se: as pastas da equipe devem ser compartilhadas com grupos do Dropbox, não com indivíduos. A seguir, discutiremos o compartilhamento de subpastas de pastas de equipe com pessoas de dentro ou fora da empresa.
  7. Para criar uma subpasta (pasta dentro da pasta da equipe), clique para entrar na pasta da equipe.
  8. Clique com o botão direito e selecione a opção Nova pasta.
  9. Nomeie a subpasta.
  10. Depois de criar a subpasta, passe o mouse sobre ela e clique em Gerenciar acesso.
    • Você pode compartilhar subpastas com indivíduos e outros grupos, além de poder alterar as permissões dessas pessoas para que possam editar ou visualizar.
  11. Verifique se as permissões de acesso estão corretas.
  12. A fim de centralizar os dados da empresa, incentive os membros da equipe a mover para uma pasta da equipe as pastas compartilhadas que eles já tiverem criado.
    • Qualquer proprietário de uma pasta compartilhada pode movê-la para a pasta da equipe. Com essa medida, os proprietários de pastas compartilhadas transferem a propriedade dos arquivos para a empresa.

Pastas da equipe em ação

Para esclarecer melhor o conceito de pastas da equipe, explicaremos como uma empresa hipotética pode usar esse recurso. Imagine que o gerente de uma equipe de marketing tem a tarefa de planejar eventos ao longo do ano. Cada evento requer o envolvimento de diferentes pessoas e equipes. Porém, a empresa ainda quer todos os arquivos relacionados a eventos organizados num só lugar. Eles precisam é de uma pasta da equipe.

Nesse exemplo, uma pasta da equipe chamada "Equipe de Eventos" seria criada e compartilhada apenas com o grupo Equipe de Eventos.

Agora imagine que a empresa esteja planejando um evento de vendas. O gerente de marketing cria uma subpasta chamada "Evento de Vendas do 3º Trimestre" dentro da pasta "Equipe de Eventos", e compartilha essa subpasta com o grupo Equipe de Vendas. O grupo Equipe de Vendas só tem acesso à subpasta "Evento de Vendas do 3º Trimestre" e a nenhum outro conteúdo da pasta da equipe "Equipe de Eventos". Veja esta ilustração:

Por fim, o gerente da equipe de marketing analisa quais equipes têm acesso a quais arquivos na pasta "Equipe de Eventos". Na ilustração a seguir, a subpasta "Evento de Vendas do 3º Trimestre" é compartilhada automaticamente com o grupo Equipe de Eventos. Por quê? Porque o grupo Equipe de Eventos é membro da pasta da equipe, onde se encontra a subpasta "Evento de Vendas do 3º Trimestre". Portanto, o grupo Equipe de Eventos herda acesso à subpasta "Evento de Vendas do 3º Trimestre", enquanto o grupo Equipe de Vendas também tem acesso a essa subpasta com permissão de apenas visualização.

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