Dropbox para Salesforce: configurações avançadas de administrador

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Seções deste artigo:

Configurar a segurança

Administradores Salesforce podem configurar o Dropbox para Salesforce seguindo o modelo existente de segurança Salesforce.

Por padrão, o Dropbox para Salesforce não segue o modelo de segurança Salesforce. Isso significa que quando você compartilhar a pasta Documentos Salesforce, estará compartilhando todo o conteúdo da pasta. Porém, o Dropbox para Salesforce vai se adaptar às permissões de compartilhamento escolhidas:


  • Se a opção Somente Leitura for escolhida, o usuário poderá apenas visualizar os arquivos.
  • Caso Ler/Escrever seja selecionada, ele poderá adicionar, visualizar, excluir e restaurar arquivos.

Para configurar a segurança agora:

  1. Acesse sua conta pelo site do Salesforce.
  2. No menu suspenso, clique em Dropbox.
  3. Desça até Configurações de objetos padrão e clique em Editar.
  4. Marque a caixa de seleção Seguir compartilhamento Salesforce, ao lado dos objetos que gostaria de habilitar.
  5. Clique em Salvar.
    • Uma vez que tenha habilitado a opção, uma pasta privada Documentos Salesforce será criada, que poderá ser visualizada apenas pelo proprietário do registro.

Observação:

  • Novas configurações de segurança não são retroativas, e pastas criadas antes de mudanças nas configurações de segurança não seguirão as novas regras.

Criar subpastas

O Dropbox para Salesforce pode construir uma estrutura de pastas para você usando modelos de pastas. Essas pastas conectam os registros do Salesforce às pastas no seu Dropbox.

As pastas que o Dropbox para Salesforce criar estarão vazias por padrão. Caso você queira que elas contenham estruturas de subpastas próprias, você pode fazê-lo pelo recurso de modelo de pasta.

  1. Acesse sua conta pelo site do Salesforce.
  2. Verifique qual endereço de e-mail está conectado ao Dropbox para Salesforce.
    • Clique na guia Opções do Dropbox em sua conta Salesforce. Lá poderá visualizar o endereço de e-mail.
  3. No dropbox.com, abra a pasta Documentos Salesforce.
  4. Clique no nome da pasta objeto com a qual deseja trabalhar.
  5. Crie uma nova pasta com o nome modelo.
  6. Crie a estrutura que deseja adicionando arquivos e pastas na pasta modelo.
  7. No Salesforce, clique na guia Opções do Dropbox.
  8. Desça até Configurações de objetos padrão e clique em Editar.
  9. Marque a caixa de seleção Habilitar modelo ao lado do objeto com o qual deseja trabalhar.
  10. Clique em Salvar.

Observação:

  • Pastas modelo não são retroativas. Qualquer estrutura de pasta que você tenha criado antes da nova estrutura de modelo estabelecida não será afetada.
  • Para acionar a geração do modelo em um registro, adicione um arquivo à pasta do Dropbox desse registro na pasta Documentos Salesforce em seu Dropbox.

Habilitar renomeação automática

Por padrão, renomear um registro do Salesforce não altera o nome da pasta em seu Dropbox. Porém, é possível habilitar a renomeação automática, se preferir. A renomeação automática assegura que, ao renomear uma pasta no Dropbox para Salesforce, ela também seja renomeada no Dropbox.

  1. Acesse sua conta pelo site do Salesforce.
  2. Nas opções do menu suspenso, clique em Dropbox.
  3. Clique na guia Opções do Dropbox.
  4. Desça até Configurações de objetos padrão e clique em Editar.
  5. Clique na caixa Renomear ao lado dos objetos em que deseja habilitar a renomeação automática.
  6. Clique em Salvar.

Observação:

  • Caso você esteja em uma pasta compartilhada com a opção Renomear automaticamente, o Dropbox para Salesforce vai atualizar os registros dos nomes para todos os usuários na pasta compartilhada.

Restringir o acesso apenas à sua equipe


Administradores Salesforce podem gerenciar o modo como um usuário Salesforce se conecta ao Dropbox para Salesforce especificando um nome de equipe do Dropbox Business.

  1. Acesse sua conta pelo site do Salesforce.
  2. Nas opções do menu suspenso, clique em Dropbox.
  3. Clique na guia Opções do Dropbox.
  4. Desça até a seção Dropbox Business e clique em Restringir login a contas do Dropbox Business.
  5. Clique em Editar.
  6. Em Acesso ao Dropbox Business marque Apenas membros da equipe.
  7. Clique em Salvar.

Fazer sua própria estrutura de nomes de pasta

O Dropbox para Salesforce pode criar uma estrutura de pasta que espelha a configuração do Salesforce no Dropbox. Porém, administradores podem alterar a estrutura padrão ou a convenção de nomes em suas pastas criadas com base em uma lógica objeto-por-objeto.

A convenção padrão de nomes para objetos de contato é Nome, Sobrenome. Mas é possível alterar isso para Sobrenome, Nome. Se você fizer essa alteração, as configurações de nomes seguirão a sua preferência nos próximos registros criados.

  1. Acesse sua conta pelo site do Salesforce.
  2. Clique em Configuração.
  3. Na seção Compilação, na coluna da esquerda, clique em Personalizar.
  4. Selecione Contatos.
  5. Clique em Campos.
  6. Desça até a lista Campos personalizados de contatos e Lista de relacionamento e clique em Novo.
  7. Em Tipo de dados selecione Fórmula.
  8. Clique em Próximo.
  9. Digite "caminho personalizado do Dropbox" na caixa Etiqueta do campo.
  10. Digite "Custom_Dropbox_Path" na caixa Nome do campo.
  11. Selecione Texto em Tipo de fórmula de retorno e clique em Próximo.
  12. Digite sua fórmula e clique em Próximo.
  13. Selecione a caixa Visível ao lado dos perfis aos quais gostaria de fornecer acesso de edição.
  14. Clique em Próximo.
  15. Clique em Salvar.

Observação:

  • Essas alterações não são retroativas. Elas se aplicam apenas às novas pastas criadas.
  • Você pode usar esse processo em todos os objetos padrão e personalizados, e pode adicionar outros campos, texto, números ou datas para personalizar ainda mais seus caminhos para pastas.

Adicionar o Dropbox aos Layouts do editor

Para tornar a interface do Dropbox acessível no Chatter, adicione o Dropbox como uma Ação rápida no Editor global:

  1. Acesse sua conta pelo site do Salesforce.
  2. Clique em Configuração.
  3. Clique em Criar.
  4. Clique em Ações globais.
  5. Clique em Layouts do editor.
  6. Na coluna Ação, clique em Editar ao lado da entrada Layout global.
  7. Arraste e solte o Dropbox da seção Ações rápidas até a seção Editor global.

Desinstalar o Dropbox para Salesforce

Você pode desinstalar o Dropbox para Salesforce a qualquer momento. Se tiver vinculado o Dropbox para Salesforce aos layouts de página, ou se tiver criado gatilhos ou páginas Visualforce personalizados, eles vão precisar ser removidos antes de tentar desinstalar o Dropbox para Salesforce.

  1. Acesse sua conta pelo site do Salesforce.
  2. Reconfigurar o Dropbox para Salesforce.
  3. Acesse sua conta no website do Dropbox.
  4. Exclua a pasta Documentos Salesforce.
  5. Retorne ao site do Salesforce, clique em Configuração.
  6. Na seção Compilação clique em Pacotes instalados.
  7. Busque o item Dropbox para Salesforce e clique em Desinstalar.
    • Escolha se quer salvar uma cópia dos dados do aplicativo do Dropbox para Salesforce por 48 horas.
  8. Siga as instruções na tela e clique em Desinstalar.

Habilitar o Dropbox para Salesforce no Salesforce1 Mobile

Para usar o Dropbox para Salesforce no Salesforce1 Mobile, você precisa adicionar um cartão móvel no layout da página.

  1. Acesse sua conta pelo site do Salesforce.
  2. Clique em Configuração.
  3. Em Compilação, clique em Personalizar.
  4. Clique em Contatos.
  5. Em Contatos, clique em Layouts de página.
  6. Ao lado de Layout de contatos, clique em Editar.
  7. Desça até a seção Cartões móveis (apenas Salesforce1).
  8. Na caixa de Configurações, no topo da sua tela, clique em Páginas Visualforce.
  9. Arraste e solte Dropbox para Salesforce – Dispositivos móveis na seção Cartões móveis (apenas Salesforce1).
  10. Clique em Salvar.

Agora você pode disponibilizar objetos personalizados para o Salesforce1 Mobile. Para tornar objetos personalizados compatíveis com o Salesforce1 mobile, primeiro é preciso habilitar esse recurso durante a configuração da página Visualforce. Siga estes passos para tornar seus objetos personalizados visíveis:

  1. Acesse sua conta pelo site do Salesforce.
  2. Clique em Configuração.
  3. Em Configuração de aplicativos, clique em Desenvolver.
  4. Clique em Páginas.
  5. Clique em Nova.

Agora, crie a página Visualforce:

  1. Dê à sua página uma Etiqueta e um Nome.
  2. Marque a caixa Disponível para aplicativos para dispositivos móveis Salesforce .
  3. Copie e cole o código exibido abaixo, substituindo o trecho inserir nome de API, pelo nome de API do seu objeto.
  4. "<apex:page standardController=“insert API name” docType =“html-5.0” showHeader=“false” sidebar=“false” applyHtmlTag=“false” applyBodyTag="false">
    <Dropbox_for_SF:DropboxMobile / >"
    
  5. Clique em Salvar.
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