Como usar a sincronização seletiva para equipes

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A sincronização seletiva para equipes é um recurso de gerenciamento de pastas para administradores do Dropbox Business. O recurso permite que administradores da equipe criem um padrão de configuração de sincronização seletiva para uma pasta da equipe (ou uma pasta que não pertença a um membro no espaço da equipe). Esse padrão se aplica então a todos os novos membros de uma equipe do Dropbox Business com acesso à pasta.

  • Observação importante: Um padrão de sincronização seletiva pode ser definido em qualquer pasta que um administrador da equipe possa gerenciar na seção de Administração. Para algumas equipes, isso se aplica a pastas da equipe. Para outras, padrões podem ser aplicados a qualquer pasta no novo espaço da equipe (além da pasta de membro). Neste artigo, esses dois tipos de pasta são referidos como "pastas gerenciadas pelo administrador".

A sincronização seletiva para equipes funciona de modo muito parecido com o recurso de sincronização seletiva, mas serve para pastas gerenciadas pelo administrador. A sincronização seletiva permite que pessoas selecionem quais pastas sincronizar pelo dropbox.com na pasta Dropbox do disco rígido de um computador. Com a sincronização seletiva para equipes, administradores do Dropbox Business podem gerenciar de maneira centralizada como as pastas são sincronizadas nos computadores dos membros da equipe quando vinculam suas contas pela primeira vez.

E todos os membros da equipe ainda podem acessar pastas (sincronizadas ou não) pelo dropbox.com.

Como configurar as pastas existentes para iniciarem como não sincronizadas

Pastas gerenciadas pelo administrador são configuradas para sincronizar por padrão. Para alterar isso em uma pasta específica:

  1. Faça login no Dropbox Business usando suas credenciais de administrador da equipe.
  2. Clique na seção de Administração.
  3. Clique em Pastas da equipe (ou Conteúdo, dependendo de qual opção você vê).
  4. Clique nas "" (reticências) ao lado da pasta para a qual deseja criar um padrão de sincronização.
  5. Clique em Mudar padrão de sincronização.
  6. Selecione Iniciar como não sincronizada e clique em Salvar.

Observação:

  • Se um membro de uma pasta existente já tiver sua configuração de sincronização seletiva individual para a pasta em questão, os padrões de sincronização não irão sobrescrevê-la
  • Pastas gerenciadas pelo administrador iniciarão como sincronizadas por padrão. Isso significa que uma pasta vai aparecer no dropbox.com e na pasta do Dropbox no computador de um membro
  • Caso sua equipe use o Smart Sync, a pastas gerenciadas pelo administrador sincronizarão como somente on-line ou local, dependendo das configurações do Smart Sync
  • Mudar para Iniciar como sincronizada não exibirá automaticamente a pasta no computador de membros já existentes (apenas para novos membros)
  • Mudar para Iniciar como não sincronizada não removerá uma pasta do computador de membros existentes da pasta
  • Se você selecionar Inicia como não sincronizada, novos membros da pasta receberão uma notificação de que possuem acesso à pasta no dropbox.com

Como configurar novas pastas para iniciarem como não sincronizadas

Pastas gerenciadas pelo administrador são configuradas para sincronizar por padrão. No entanto, os administradores podem alterar essa configuração ao criarem uma nova pasta, definindo-a como não sincronizada por padrão. Uma nova pasta não sincronizada não aparecerá automaticamente nos computadores dos membros da equipe (ainda que esteja disponível no dropbox.com).

Para definir uma nova pasta como não sincronizada por padrão:

  1. Faça login no Dropbox Business usando suas credenciais de administrador da equipe.
  2. Clique na seção de Administração.
  3. Clique em Pastas da equipe (ou Conteúdo, dependendo de qual opção você vê).
  4. Clique em Criar pasta da equipe (ou Criar pasta, dependendo da opção que você vê).
  5. Insira um nome da pasta e marque a caixa de seleção ao lado de Inicia como não sincronizada.
  6. Clique em Criar.

Quais pastas são afetadas pela sincronização seletiva para equipes?

A sincronização seletiva para equipes se aplica a pastas gerenciadas pelo administrador. Isso se refere a pastas da equipe (ou pastas no novo espaço da equipe) e para uma camada de subpastas dentro delas.

Por exemplo, imagine que você tenha uma pasta chamada "Marketing" e duas subpastas dentro dela: "Estratégia" e "Projetos". Com a sincronização seletiva para equipes, você pode criar uma configuração padrão para qualquer um desses três exemplos de pastas.

Atenção: A pasta principal deve ser configurada para sincronização caso você queira que alguma das subpastas sincronizem. No exemplo acima, isso significa que, para a pasta "Projetos" sincronizar, a pasta "Marketing" também deve ser sincronizada.

E se membros individuais da equipe precisarem acessar uma pasta que inicia como não sincronizada?

Caso membros individuais da equipe precisem de uma pasta sincronizada em seus computadores, podem usar a função sincronização seletiva. Isso não mudará a configuração padrão para os outros membros da equipe.

Atenção: Todos os membros da equipe ainda podem encontrar as pastas não sincronizadas no dropbox.com.

Quem pode definir um padrão de sincronização seletiva para a equipe?

Apenas administradores da equipe podem definir um padrão de sincronização ou mudar um padrão existente.

Atenção: Os membros individuais da equipe ainda podem usar a sincronização seletiva para sincronizar qualquer pasta à qual tenham acesso. Essa mudança manual substituirá os padrões de sincronização seletiva deles, mas não dos outros membros da equipe.

Posso remover ou cancelar a sincronização de uma pasta que já esteja sincronizada no computador de um membro da equipe?

Os padrões de sincronização seletiva para equipes não se aplicam retroativamente. Se um membro da equipe já tiver uma pasta sincronizada em seu computador, um novo padrão de sincronização não vai sobrescrever a configuração.

Caso você queira remover o acesso de um membro a uma pasta, existem três opções:

Como o padrão de sincronização seletiva para equipes funciona com o Smart Sync?

Os padrões de sincronização seletiva para equipes não afetam as configurações do Smart Sync. Se uma pasta iniciar como não sincronizada, ela não aparecerá no computador de um membro (e não será afetada pelo Smart Sync). Se uma pasta iniciar como sincronizada, ela sincronizará de acordo com as configurações do Smart Sync.

Por que devo usar a sincronização seletiva para equipes em vez do Smart Sync?

Para a maioria das equipes do Dropbox Business, o Smart Sync pode ajudar a economizar espaço no computador dos funcionários, além de fornecer acesso rápido aos arquivos da empresa. No entanto, o Smart Sync cria ícones de placeholder em um computador (mostrando todos os arquivos disponíveis on-line, mesmo se não tiverem sido totalmente baixados).

Nos casos em que um administrador queira uma implementação rápida e uma experiência mais otimizada para os membros da equipe, a sincronização seletiva para equipes pode ser uma melhor opção. Com a sincronização seletiva para equipes, apenas as pastas que um administrador indicar como relevantes serão visíveis no computador dos membros da equipe.

Não tem certeza de qual opção é ideal para você? Saiba mais sobre a sincronização seletiva e o número de arquivos que podem iniciar como sincronizados em um computador.

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