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Dropbox Paper: configurações de administrador para equipes do Dropbox Business

Dropbox Paper: uma maneira simples e poderosa de trabalhar em conjunto.

Crie, compartilhe e mantenha sua equipe em sincronia sem esforço com o benefício adicional dos controles administrativos para proteger sua empresa.

  • Controle o compartilhamento com o recurso de compartilhamento somente com a equipe
  • Visualize as atividades do usuário, analisando os eventos do Paper no registro de atividades
  • Use o recurso de acesso como usuário para visualizar documentos do Paper como um membro da equipe

Seções neste artigo:

Habilitar ou desabilitar o Paper

Para habilitar ou desabilitar o Paper para a sua equipe:

  1. Faça login no dropbox.com com sua conta de administrador.
  2. Abra a seção de Administração.
  3. Abra a guia Configurações.
  4. Selecione Paper em Configurações adicionais.
  5. Alterne a opção Habilitar Paper para ativado ou desativado.
  6. Aceite os termos do Dropbox antes de ativar o Paper.
  7. Clique em Aplicar alterações.

Atenção: O Paper está habilitado por padrão para todas as equipes do Dropbox Business Standard e Advanced criadas após o dia 7 de agosto de 2017. 

Exportar todos os documentos do Paper

Ao desativar o Paper, você pode exportar os documentos do recurso como arquivos do Word ou markdown. Para exportar seus documentos:

  1. Depois de desabilitar o Paper, clique em Exportar # documentos
  2. Escolha um formato de arquivo e clique em Download.
  3. Assim que a exportação for concluída, você receberá um e‑mail com seus documentos do Paper no formato escolhido. Nesse e-mail, clique em Baixar documentos.

Todos os documentos ativos dos membros da equipe serão exportados. Documentos excluídos não serão exportados.

Compartilhamento somente com a equipe

Os administradores de equipes do Dropbox Business podem decidir com quem os membros da equipe podem compartilhar documentos do Paper. Os administradores podem decidir habilitar o compartilhamento com pessoas de fora da equipe ou apenas com membros da equipe do Dropbox. Para restringir o compartilhamento apenas a membros da equipe:

  1. Faça login no dropbox.com com sua conta de administrador.
  2. Abra a seção de Administração.
  3. Abra a guia Configurações.
  4. Selecione Paper em Configurações adicionais.
  5. Habilite ou desabilite a opção Compartilhando documentos do Paper externamente .
  6. Clique em Aplicar alterações.

Essa configuração não é retroativa, ela se aplica apenas a documentos compartilhados depois que a configuração é alterada. Você pode ver os documentos que foram compartilhados com pessoas de fora de sua equipe no relatório de atividades.

Atenção: Alterar essa configuração para Desabilitado também impede que os membros da equipe criem documentos em pastas externas compartilhadas com eles.

Privacidade de documento padrão do Paper

Os administradores podem selecionar as configurações de privacidade padrão para os links dos documentos do Paper. Para alternar a privacidade padrão dos documentos do Paper:

  1. Faça login no dropbox.com com sua conta de administrador.
  2. Abra a seção de Administração.
  3. Abra a guia Configurações.
  4. Selecione Paper em Configurações adicionais.
  5. Alterne Privacidade de documento padrão do Paper para Qualquer pessoa ou Apenas para a equipe.
  6. Clique em Aplicar alterações.

Nota: As configurações de privacidade dos documentos individuais do Paper podem ser alteradas se a configuração de compartilhamento permitir.

Controles de exclusões permanentes

Por padrão, o criador pode excluir permanentemente um documento ou pasta depois de estes terem sido arquivados.

Os administradores de uma equipe do Dropbox Business podem limitar a capacidade de exclusão permanente de arquivos do Paper apenas a administradores de equipes. Para evitar exclusões permanentes, os administradores de equipes podem definir a exclusão pela equipe como Desativado.

Nota: Se as exclusões forem definidas como Desativado, os administradores de equipes poderão excluir arquivos permanentemente acessando como usuário.

Nota: A configuração aplica-se a arquivos do Dropbox e a documentos do Paper.

Cancelamento de links de dispositivos móveis

Os administradores podem desvincular dispositivos de contas de membros da equipe que tenham o aplicativo móvel do Paper instalado.

  1. Faça login no dropbox.com com sua conta de administrador.
  2. Abra a seção de Administração.
  3. Abra a página Membros.
  4. Clique no nome do membro cujo dispositivo você quer desvincular.
  5. Em Paper para dispositivos móveis, clique para desvincular todos os dispositivos móveis do Paper.

Atenção: Uma vez que os documentos do Paper não são salvos localmente, se você desvincular os dispositivos móveis do Paper, o acesso a qualquer documento do Paper que estiver em seu celular ou tablet será removido. Isso funciona de maneira similar à exclusão remota.

Acesso como usuário

Administradores de equipes do Dropbox Business podem acessar contas como um membro da equipe. Ao acessar como membro, os administradores podem:

  • Visualizar documentos e pastas do Paper
  • Compartilhar documentos e pastas com outros usuários
  • Mover documentos e pastas do Paper
  • Restaurar documentos arquivados do Paper
  • Arquivar e excluir permanentemente documentos do Paper

Os administradores não podem criar, editar ou fazer comentários nos documentos.

Para acessar como membro da equipe e acessar as contas do Paper:

  1. Faça login no dropbox.com com sua conta de administrador.
  2. Abra a seção de Administração.
  3. Abra a página Membros.
  4. Clique no ícone de engrenagem ao lado do nome do membro da equipe para acessar o Dropbox como se você fosse esse membro.
  5. Clique em Acessar como usuário.
  6. Clique em Acessar para confirmar que você quer fazer login como o usuário selecionado.
  7. Clique na aba Paper.
  8. Ao terminar, clique em Sair.

Nota: Todas as ações realizadas pelo administrador são registradas no registro de atividades.

Registro de atividades do Paper

A página Atividade mostra um resumo das atividades mais recentes de uma equipe. Os administradores podem selecionar um tipo de atividade do Paper na página Atividade ou baixar um relatório completo das atividades.

Os eventos do Paper são registrados nos casos de:

  • Criação e edição de documentos
  • Comentários e resolução de comentários em documentos
  • Compartilhamento de documentos com membros da equipe e membros que não pertencem à equipe
  • Arquivamento e exclusão permanente de documentos
  • Solicitações de acesso a documentos de membros da equipe e membros que não pertencem à equipe
  • Documentos visualizados por membros da equipe e membros que não pertencem à equipe
  • Alterações nas políticas de compartilhamento

Para visualizar o registro de atividades:

  1. Faça login no dropbox.com com sua conta de administrador.
  2. Abra a seção de Administração.
  3. Abra a página Atividade.

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