Crie um espaço da equipe organizado

Configure pastas para ajudar as pessoas a encontrarem rapidamente o que precisam. Este guia fornece as melhores práticas e alguns exemplos, para que você possa criar um único lugar organizado para os arquivos da sua equipe.

Descubra como sua equipe trabalha

Antes de começar a criar pastas, reserve um tempo para entender os fluxos de trabalho da sua equipe. A criação de uma estrutura escalável e de uma convenção de denominação para sua equipe resulta em menos trabalho de manutenção. Considere:

  • Seus usuários geralmente trabalham sozinhos ou em equipes?
  • Cada arquivo é trabalhado por uma pessoa, ou várias pessoas contribuem com edições em cada arquivo?
  • Você espera que os arquivos sejam compartilhados fora da equipe do Dropbox Business com frequência?
  • Se o Dropbox estiver substituindo um sistema existente, quer copiar essa estritura de pastas?
  • Como departamentos diferentes preferem agrupar seus arquivos?

Configure grupos para simplificar o compartilhamento

Os grupos permitem que você compartilhe pastas com uma lista pré-selecionada de pessoas, instantaneamente. Configure um grupo para qualquer departamento cujos membros compartilhem arquivos entre si, regularmente. Os grupos permitem que você compartilhe pastas rapidamente com um departamento, em vez de convidar um membro de cada vez para participar. E, conforme novas pessoas chegam, quando são adicionadas aos grupos, ganham acesso automaticamente às pastas compartilhadas de seus departamentos.

Criação de nova pasta no espaço da equipe compartilhada com o grupo Desenvolvimento de negócioss

Organize com nomes de pastas padronizados

Depois de estabelecer sua estrutura e seus grupos, comunique-se com sua equipe sobre como os arquivos e as pastas devem ver nomeados. O estabelecimento de uma convenção de denominação efetiva facilitará para todos encontrarem o que precisam, especialmente conforme o número de arquivos em seu espaço da equipe aumentar. Veja algumas dicas:

  • Pastas mensais devem ser denominadas no formato AAAA-MM para que apareçam em ordem cronológica.
  • Se estiver organizando por cliente, e sua empresa usar códigos de clientes, colocar no nome da pasta de cada cliente um prefixo com o código dele ajudará as pessoas a encontrarem o que precisam.
Clique na subpasta Marketing, renomeie a pasta superior como Design, arraste dois arquivos para dentro

Controle quem vê o quê

As pastas criadas em seu espaço da equipe são visíveis para todos da equipe, mas isso não quer dizer que que todos possam acessá-las. Na Administração, os administradores podem adicionar às pastas, e delas excluir, pessoas e grupos, além de escolher quais pastas podem ser editadas ou somente visualizadas.

Clique em Gerenciar para ver quem tem acesso à pasta e adicione membros com acesso de exibição ou edição

Use pastas para controlar o acesso

Pasta azul com ícone de construção

Pasta da equipe

É compartilhada automaticamente com toda sua equipe, mas você pode controlar quem tem acesso para exibição ou edição, e compartilhar com pessoas fora da sua equipe.

Pasta azul com ícone de menos

Pasta limitada

É criada quando você convida pessoas ou grupos específicos para uma pasta dentro do espaço da equipe. Somente as pessoas ou grupos designados por você podem ver ou editar este conteúdo.

Pasta roxa com ícone de pessoa

Pasta de membro da equipe

​​Todos os membros da equipe têm uma pasta com conteúdo privado por padrão. Recebem o nome do usuário que pode escolher compartilhar arquivos e pastas de dentro dela.

Pasta azul com ícone de duas pessoas

Pasta compartilhada

Permite aos usuários compartilhar conteúdo em sua respectiva pasta de membro da equipe. Quando convidados, os usuários podem adicioná-la à sua respectiva pasta de membro para mantê-la privada, ou a uma pasta da equipe para manter as outras pessoas atualizadas.

Mantenha seu espaço da equipe

Depois de convidar membros da equipe e eles adicionarem conteúdo ao espaço da equipe, veja algumas dicas de como permanecer organizado:

  • Mova projetos completos pastas de arquivos. Depois, use o Dropbox Smart Sync para marcá-las como "Somente on-line" e liberar espaço nos discos rígidos dos membros da equipe.
  • Os administradores podem acessar como um membro da equipe para acessar permissões para quaisquer pastas que o usuário tenha compartilhado.
  • Atualize participações de grupos quando as pessoas mudarem para equipes diferentes.
  • Revogue o acesso aos dados da empresa suspendendo ou excluindo membros da equipe que tenham saído da empresa. 
Destaque vários arquivos e selecione Smart Sync > somente on-line, assim não ocupam espaço local no disco rígido

Veja um exemplo

Veja uma estrutura de pastas inspirada por exemplos compartilhados por clientes do Dropbox Business. Ícones de pessoas azuis são membros da equipe, enquanto ícones de pessoas cinzas são membros externos da empresa.

Hierarquia de pastas de toda a empresa com pastas organizadas por departamento, clientes e projetos, mostrando quem tem acesso a quê