VPN

Como configurar uma VPN para torná-la uma solução de compartilhamento de arquivos?

Obter a conveniência e segurança de uma VPN requer configuração cuidadosa e manutenção contínua. Recomendamos à maioria das empresas que trabalhem com um profissional de TI para configurar e manter uma VPN.

VPN

  • Trabalhar com TI para comprar um servidor VPN
  • TI precisa configurar uma conta VPN para cada usuário
  • Trabalhar com TI para comprar um servidor de arquivos para usar com uma VPN
  • Criar uma pasta compartilhada no servidor do arquivo e fornecer permissões aos usuários desejados
  • Instalar um cliente VPN no computador de cada usuário e configurar o acesso
  • Mapear uma unidade de rede para a pasta compartilhada no computador de cada usuário

Dropbox

  • Assinar o Dropbox
  • Baixar o aplicativo do Dropbox

Além de configurar os servidores VPN, TI precisa criar uma conta para cada usuário, adicionar permissões apropriadas para pastas compartilhadas em servidores de arquivos, monitorar o desempenho, evitar malware e treinar novos usuários sobre como se conectar à VPN.

Embora tanto o VPN quanto o Dropbox possam ser usados para facilitar o compartilhamento de arquivos por meio de uma pasta compartilhada, por exemplo, a criação desse tipo de pasta é muito mais intuitiva com o Dropbox. Ele não requer nenhum conhecimento técnico, adicionar contas de usuário é tão fácil quanto digitar um endereço de e-mail, e sua equipe terá um número mínimo de programas para aprender.


Como compartilhar um arquivo com um membro da equipe?

A VPN permite que sua equipe trate os arquivos compartilhados como arquivos locais em seu disco rígido. Você pode editar arquivos localmente, não precisando enviá-los e baixá-los manualmente do seu servidor, como faz com seu FTP. Por outro lado, toda a sua interação com um arquivo ocorre por meio de uma conexão de rede. Ou seja, o desempenho depende de sua conexão com a Internet e da capacidade do servidor VPN para lidar com solicitações de entrada.

VPN

  • Abrir seu software VPN
  • Inserir o endereço do servidor e o usuário e senha de sua conta VPN
  • Aguardar o servidor VPN autenticar suas credenciais
  • Conectar-se ao servidor de arquivos
  • Adicionar arquivos ao disco de rede compartilhado criado anteriormente
  • O arquivo aparecerá automaticamente nos discos de rede compartilhados pelos membros da equipe
  • Sempre que alguém editar o arquivo, as mudanças estarão automaticamente disponíveis para toda a equipe

Dropbox

  • Criar uma nova pasta dentro do seu Dropbox para compartilhar documentos com sua equipe
  • Clicar na pasta com o botão direito e compartilhá-la com os membros da equipe
  • Colocar o arquivo desejado na pasta compartilhada do Dropbox no seu computador
  • O arquivo aparecerá nas pastas do Dropbox dos membros da equipe
  • Sempre que alguém editar o arquivo, a cópia de todas as outras pessoas serão atualizadas automaticamente

À primeira vista, tanto o Dropbox quanto a VPN parecem oferecer experiências similares quando usados para facilitar o compartilhamento de arquivos: em ambos os arquivos podem ser editados diretamente (sem precisar de download) e as mudanças aparecem automaticamente nas pastas compartilhadas de sua equipe. No entanto, o Dropbox fornece a cada usuário uma cópia local própria de cada documento, tornando a navegação e edição de arquivos significativamente mais fácil.

Além disso, diferentemente da VPN, onde você pode interagir com os arquivos apenas se estiver conectado à internet, com o Dropbox é possível armazenar arquivos para acesso e edição off-line. O Dropbox vai realizar o envio de qualquer alteração feita quando você estiver on-line novamente. O Dropbox também cria uma cópia em conflito caso múltiplos usuários editem o mesmo arquivo simultaneamente, em vez de travar o acesso aos outros usuários no modo somente-leitura.


Como compartilhar um arquivo com um cliente?

Compartilhar arquivos com clientes via VPN pode ser difícil, uma vez que você não quer fornecer acesso irrestrito à toda sua rede a pessoas que não são funcionários da empresa. Para compartilhar arquivos com o cliente, é bem mais fácil e seguro configurar o Dropbox ou qualquer outro sistema semelhante.

Caso você insista em usar uma VPN, uma opção é usar uma VPN SSL (Secure Sockets Layer), que é uma forma menos comum do padrão que permite aos seus administradores de sistema restringirem o acesso a servidores ou arquivos específicos em sua rede privada.

VPN

  • Trabalhar com TI desde o início para se certificar que seu servidor pode ser configurado como uma VPN SSL
  • Pedir para TI criar uma conta VPN SSL para seus clientes, fornecendo apenas acesso aos arquivos e servidores necessários
  • Fornecer aos seus clientes as informações da conta VPN
  • Clientes podem fazer login em sua VPN SSL usando qualquer navegador da internet
  • Todos os recursos permitidos, incluindo servidores de arquivo, pastas e arquivos compartilhados serão exibidos na interface web

Dropbox

  • Clique com o botão direito no arquivo na sua pasta do Dropbox
  • Selecionar o item de menu Compartilhar link do Dropbox para gerar um link de compartilhamento
  • Enviar o link ao seu cliente. O arquivo pode ser visto ou baixado em qualquer navegador de internet

Com os links compartilhados do Dropbox, você determina quais arquivos específicos seus clientes podem acessar, e seus clientes só precisam clicar em links para acessar esses documentos, sem nenhuma interação com software VPN complicado. Você também tem a opção de adicionar senhas e datas de validade aos links se estiver usando o Dropbox Pro ou o Dropbox Business. E você pode simplesmente desativar o link para um arquivo para revogar o acesso a qualquer momento.


Como compartilhar arquivos grandes?

Arquivos grandes podem ser um problema para uma VPN. Cada vez que você salvar, o arquivo inteiro é enviado por meio da conexão com a VPN para um servidor de arquivos de rede privada, o que pode não ser eficiente para arquivos grandes.

Uma solução é mover o arquivo de uma unidade de rede para um disco rígido local para fazer alterações e, em seguida, movê-lo de volta quando tiver terminado. O resultado é o mesmo fluxo de trabalho ineficiente de baixar/enviar do FTP, o que torna difícil manter arquivos sincronizados com o resto de sua equipe.

VPN

  • Não há restrições quanto ao tamanho de arquivos para transferir arquivos via VPN
  • Trabalhar com arquivos grandes pode não ser confiável, em função da VPN depender de conexão com a internet
  • Arquivos grandes devem ser reenviados inteiros cada vez que forem editados

Dropbox

O suporte a versões de arquivos do Dropbox registra cada edição feita nos bastidores. É possível puxar um histórico completo de um documento com poucos cliques do mouse, garantindo que você não excluirá informações por acidente.


Como gerenciar versões antigas de um arquivo?

Um servidor de arquivos só tem uma cópia atualizada de cada arquivo e não guarda o histórico de um arquivo, o que resulta no risco de perda de dados. Por exemplo, se um usuário excluir informações e reenviar o documento para o servidor, o arquivo anterior se perde para sempre.

VPN

  • VPNs não comportam o acesso a versões de arquivos
  • Uma solução comum é o usuário copiar e renomear um arquivo para incluir o número de cada versão.

Dropbox

  • Clique com o botão direito no arquivo na sua pasta do Dropbox
  • Selecionar a opção Visualizar versões anteriores no menu para listar o histórico de um arquivo.
  • Selecionar a versão desejada e clicar em Restaurar.

Quando seus arquivos estão no Dropbox, todas as ações que você salva são gravadas. Se perceber que dados importantes foram eliminados um tempo atrás, você pode recuperá-los com apenas alguns cliques. Como acontece com o compartilhamento de arquivos, essa ação é totalmente automática. Você só precisa pensar no controle de versões quando quiser dar uma olhada numa cópia antiga de um arquivo.


Como acessar arquivos em meus dispositivos móveis?

A maioria dos clientes VPN se concentra apenas em estabelecer uma conexão criptografada. Isso é útil para navegar, acessar e-mails e VoiP com segurança, mas não oferece muito no que diz respeito ao compartilhamento de arquivos. Normalmente fica por conta de outro aplicativo mapear um disco de rede e acessar os arquivos compartilhados de sua empresa, e alguns ainda exigem configuração especial de seu departamento de TI.

VPN

  • Usar o suporte integrado da VPN ou instale um aplicativo VPN em seu dispositivo móvel
  • Conectar-se à VPN inserindo o endereço do servidor e seu nome de usuário e senha
  • Mapear um disco de rede com um aplicativo de terceiros e acessar os arquivos do mesmo modo que faria em seu desktop
  • Editar documentos exige uma conexão com a internet estável

Dropbox

  • Baixar o aplicativo do Dropbox para dispositivos móveis.
  • Acessar sua conta e ver documentos diretamente no aplicativo do Dropbox para dispositivos móveis.
  • Se você usar aplicativos móveis conectados ao Dropbox, como o Microsoft Office, o Dropbox sincroniza em todos os dispositivos todas as alterações feitas.

O aplicativo do Dropbox para dispositivos móveis evita os problemas ligados ao estabelecimento de uma conexão VPN. Tudo o que você precisa fazer é acessar sua conta do Dropbox da primeira vez que abrir o aplicativo para ter um sistema de arquivos totalmente funcional no dispositivo móvel. Você pode navegar por arquivos, editá-los com aplicativos de terceiros e criar links compartilháveis da mesma forma que você faria usando a pasta compartilhada no desktop.

Softwares VPN para dispositivos móveis também são particularmente suscetíveis à queda de conexão (ex: quando estiver dirigindo por um túnel). Dependendo do software VPN e do aplicativo de edição, essa característica pode fazer com que não consiga trabalhar nos arquivos sem uma conexão estável. O Dropbox resolve esse problema ao permitir que você faça download dos arquivos para uso off-line.