Клиенты / Asana

Dropbox Business помогает компании Asana синхронизировать все документы и повышать продуктивность

Asana — это интернет-сервис для управления списками рабочих проектов, благодаря которому можно эффективно распределять задачи между сотрудниками. С приложением Asana компаниям больше не нужны совещания и лишняя электронная переписка. Штаб-квартира разработчиков сервиса находится в Сан-Франциско. В штате компании более 35 высококлассных специалистов.

Удобство и порядок

Высокая производительность и эффективные рабочие процессы — вот главные цели компании Asana. С самого начала ее основатели решили не развивать IT-инфраструктуру и не увеличивать количество серверов. Вместо этого они выбрали более простую и выгодную стратегию — использование хранилищ данных и совместного доступа к файлам. Это был разумный подход, так как компания могла работать с собственными проверенными сервисами. Но чем больше становилось файлов, таблиц и маркетинговых проектов, тем сложнее было обмениваться ими. Сотрудники начали использовать USB-устройства и личные аккаунты Dropbox, но это не помогло — было легко забыть, где именно хранится нужный документ. По словам руководителя отдела бизнес-процессов Кенни Ван Занта, все было заполнено файлами, и работа превратилась в кошмар. Переход на Dropbox Business стал новым этапом в работе компании. Теперь сотрудники получили быстрый доступ ко всем документам и смогли работать с ними одновременно. Ван Зант так описывает переход на новый сервис: «Мы настроили единый аккаунт в Dropbox, обучили персонал использовать его и перенесли туда самые объемные файлы. Это сразу же решило нашу проблему».

«Чтобы получить доступ к нужным файлам, сотрудникам не обязательно находиться на своем рабочем месте  — теперь это можно сделать с любого компьютера».

Взлет эффективности

Сейчас Dropbox Business стал неотъемлемой частью рабочего процесса в Asana. Его использование — это первое, чему обучают новых сотрудников. Ведь в Dropbox хранятся не только рабочие файлы. Там можно найти важные презентации, прогнозы развития компании и даже финансовые документы. «Благодаря Dropbox работа нашей компании стала абсолютно прозрачной», — комментирует ситуацию Кенни Ван Зант. Чтобы получить доступ к нужным файлам, сотрудникам не обязательно находиться на своем рабочем месте — теперь это можно сделать с любого компьютера. Ван Зант объясняет преимущества: «В нашем офисе ноутбуки никогда не находятся на одном месте. Теперь наши сотрудники могут воспользоваться любым из них, чтобы открыть нужный файл. Например, если нужно показать презентацию партнерам, они легко получат доступ к аккаунту с помощью ноутбука в конференц-зале». Используя Dropbox, можно работать с нужными документами, даже находясь вне офиса. Домашние компьютеры, синхронизированные с аккаунтом, есть и у самого Ван Занта: «Моментальный доступ к необходимым файлам с любого устройства действительно дает огромные возможности». Dropbox оказался полезен не только для внутреннего использования. Обмен необходимой информацией с юридическими и финансовыми партнерами стал гораздо проще. Сохраняя юридические документы или презентации в аккаунт, можно избежать пересылки файлов в электронных письмах. «Электронная почта — это настоящее кладбище файлов», — шутит Ван Зант. Оба эти стремления — упростить рабочий процесс и избежать лишней электронной переписки — привели к тому, что для работы стали нужны только сами сервисы Asana и аккаунт Dropbox. Ван Зант считает это большим достижением: «Теперь наши сотрудники работают с самыми последними версиями документов, экономя время и силы. А ведь это является основой для высокой эффективности компании».

Новые возможности и старые традиции

Выбрав Dropbox, Asana смогла расширить технические возможности, не привлекая дополнительных ресурсов. Благодаря этому сервису для хранения файлов, ей требуется совсем небольшой штат сотрудников. «Мы сэкономили сотни тысяч долларов на инфраструктуре и оплате труда. Аккаунт Dropbox Business оказался очень выгодной инвестицией». Сэкономленные средства компания решила вложить в ключевые области, которые помогут расширить бизнес. Ван Зант считает, что благодаря высокой производительности труда, компания может достичь своих целей даже с небольшой командой специалистов. «Мы сразу заметили, как повысилась производительность наших сотрудников, а ведь это один из самых важных показателей работы компании», — добавил он. По словам Ван Занта, Dropbox помог компании развиваться в нужном направлении и не использовать лишние технологии или ресурсы. Благодаря этому небольшая сплоченная команда смогла сохранить первоначальную корпоративную культуру. Ван Зант высоко ценит это нематериальное преимущество: «Это то, чем мы действительно дорожим».