Клиенты / Chapman University

Клиент в центре внимания: Чепменский университет

Университетский IT-отдел перешел на Dropbox Education, чтобы преподаватели могли эффективнее и безопаснее сотрудничать, в результате повысилась производительность и сократились расходы.

ГЛАВНАЯ ЗАДАЧА

Как не сдать передовые позиции

Чепменский университет был основан 4-го марта 1861 года, в этот же день Авраам Линкольн в первый раз принес президентскую присягу. И это не совпадение: несколько часов спустя после инаугурации Линкольна этот расположенный неподалеку от Лос-Анджелеса колледж открыл свои двери для студентов и студенток разных рас. Для того времени это был весьма смелый поступок. Спустя 150 лет Чепменский университет по-прежнему придерживается передовых взглядов во многих вопросах. «В самой природе университета заложено стремление к новаторству, и этот же подход мы используем в области технологий», —  говорит Армандо Диаз, сотрудник из технической службы поддержки. Именно поэтому преподаватели понимали: должна быть более простая система для совместной работы, исследований и занятий, чем обмен CD-дисками и флэшками. «Раньше приходилось пересылать данные по внутренней электронной почте или идти в кабинет к коллеге и передавать носитель, — рассказывает Диаз. — На это уходило много времени». Многие стали пользоваться личными аккаунтами Dropbox, чтобы быстро делиться документами, и скоро в IT-отделе это заметили. «Очень многие преподаватели уже пользовались Dropbox, и поэтому мы понимали: можно применить ту же систему, но обезопасить ее с Dropbox Education, — объясняет Хелен Норрис, глава IT-отдела. — Из всех просмотренных нами сервисов этот был самым простым в использовании и самым универсальным».

«Очень многие преподаватели уже пользовались Dropbox, и поэтому мы понимали: можно применить ту же систему, но обезопасить ее с Dropbox Education. Из всех просмотренных нами сервисов этот был самым простым в использовании и самым универсальным».

Хелен Норрис, глава IT-отдела в Чепменском университете

РЕШЕНИЕ

Обеспечить безопасное сотрудничество

Чепменский университет перешел на Dropbox Education таким образом: настроили веб-портал, где пользователи могли сами создать рабочий аккаунт. «Мы хотели оценить, насколько быстро на самом деле сотрудники приспособятся к новой системе, и не хотели никого заставлять», — говорит Пол Канг, заведующий инфраструктурой. Спустя всего неделю после создания портала рабочая группа университета составила 300 пользователей, а это почти треть всех сотрудников Чепмена. По словам Канга, предыдущую систему освоило только 20 % коллег за 4 года. «Всего за 7 дней мы добились с Dropbox Education лучшего результата, — говорит он. — И люди не просто создавали аккаунты — они активно ими пользовались. Огромный успех».

Чтобы поощрить совместные исследования, преподаватели записывают свои лекции и сохраняют их в общих папках Dropbox, их можно открыть как из самого университета, так и с другого конца света. Каждый день на одном только фармацевтическом факультете загружают в Dropbox по восемь часов лекций с пяти разных курсов. Один преподаватель этого факультета с помощью общей папки работает вместе с исследователями из Бразилии, Египта и Южной Африки. «Я могу просматривать лабораторные отчеты, публикации, заявки на гранты, — рассказывает доктор Айман Нореддин, профессор фармацевтики и заместитель декана по научной работе. — Все материалы, связанные с моими исследованиями, хранятся в Dropbox, ведь там так легко найти файлы, так просто ими поделиться».

А еще преподавателям нравится, что с помощью Dropbox можно безопасно работать с любого устройства, потому что в Чапмене пользуются разными платформами. «Данные доступны отовсюду: на ПК, Mac, в iOS или Android, — говорит Канг. — Это одно из преимуществ Dropbox». Системой пользуется все больше и больше сотрудников университета, а IT-отдел может с помощью консоли администрирования отследить все новые аккаунты и подсоединенные устройства. «Панель управления — прекрасная штука. Мы можем отследить любое отклонение от нормы, — поясняет Канг. — Dropbox использует шифрование и соответствует стандартам, поэтому мы понимаем: наши важные данные там в безопасности».

«Предыдущую систему освоило только 20 % коллег за 4 года. Всего за 7 дней мы добились с Dropbox Education лучшего результата».

Пол Канг, заведующий инфраструктурой в Чепменском университете

РЕЗУЛЬТАТЫ

Уменьшились затраты, возросла эффективность

Благодаря Dropbox Education жизнь IT-отдела, а также преподавателей и исследователей в Чепменском университете стала проще. «Раньше мне приходилось заниматься серверами электронной почты, а это отнимало много времени и средств, — рассказывает Канг. — Из-за Dropbox Education люди стали гораздо меньше пользоваться электронной почтой. Мы значительно экономим, и проблем стало гораздо меньше». По словам сотрудников, благодаря тому, что система так проста в использовании, к ним стали меньше обращаться за помощью. «Чтобы освоить Dropbox, не нужно никакого особого обучения, — поясняет веб-менеджер Рамиро Ландерос. — Люди сами во всем разбираются, и мы экономим кучу времени и ресурсов». Исследователи из Чепменского университета с помощью Dropbox Education добились и еще кое-чего — расширили свое сотрудничество с коллегами. «Моя работа теперь гораздо в большем порядке, — рассказывает Нореддин. — Я более сосредоточен, работаю эффективнее, и в работе коллег тоже видна разница. Нам гораздо проще теперь делиться идеями, и потому и исследованиями заниматься проще».