Клиенты / Monarch Investment & Management Group

Клиент в центре внимания: Monarch

Благодаря Dropbox Business у менеджеров даже в дороге есть доступ к самым последним данным и возможность поделиться ими, а потому компания, специализирующаяся на недвижимости, безопасно оценивает и обслуживает свои объекты, сокращая при этом количество электронных писем.

ГЛАВНАЯ ЗАДАЧА

Как заменить устаревшие инструменты

Компания Monarch Investment Group, специализирующаяся на недвижимости, оказывает клиентам радушный прием и гордится своим практическим подходом к портфолио для инвесторов и тем, как ей удается поддерживать в нужном состоянии здания для арендаторов. Именно поэтому в Monarch удивились, когда поняли, что внутри компании почти 1000 сотрудников, курирующих объекты в 15 разных штатах, не всегда успешно сотрудничают друг с другом. «Менеджеры по объектам часто бывали в разъездах и не могли добраться до важных документов (например, планов зданий, контрактов, соглашений по рефинансированию), хранившихся на внутренних серверах Monarch, — рассказывает аналитик Кертис Поттл. — Приходилось посылать менеджерам файлы по электронной почте, а они часто писали в ответ и спрашивали, где файл». В почтовых ящиках компании воцарилась такая неразбериха, что многие сотрудники стали носить с собой толстые папки с нужными документами. А еще в Monarch хотели лучше контролировать важную информацию, особенно когда сотрудники увольнялись и уходили из компании. «Не хочется волноваться о том, что они прихватят с собой кучу номеров социального страхования», — говорит Поттл. В Monarch посмотрели несколько разных систем и выбрали Dropbox Business, потому что решили: эта служба самая безопасная и к ней проще всего приспособиться. «Система так проста в использовании, что мы не побоялись ее внедрять», — объясняет аналитик Грег Хидлей.

«Dropbox Business всем упрощает жизнь. Менеджеры по объектам могут сосредоточиться на самих объектах, а не искать нужные документы. Мне не приходится рассылать столько писем, поэтому экономится много времени».

Кертис Поттл, аналитик в Monarch Investment Group

РЕШЕНИЕ

Общий доступ стал проще, а контроль лучше

Monarch распределяет по общим папкам в Dropbox Business все файлы, связанные с объектами, будь то соглашения об эксплуатации или технические характеристики здания. Благодаря Dropbox менеджеры по объектам экономят время, оценивая перспективы купли-продажи или рефинансирования, ведь теперь можно работать с нужными таблицами Excel и документами PDF откуда угодно прямо с телефона. Все данные в соответствии с четкой системой рассортированы по папкам, а в названиях этих папок указано имя клиента и специфика, и поэтому менеджерам больше не приходится писать в главный офис, чтобы получить доступ к нужной информации. «Теперь они без проблем могут найти свои файлы, отправить ссылку прямо из мобильного приложения и быстро решить задачу», — говорит Поттл. С этой системой Monarch экономит время. Администраторы управляют правами доступа для подгрупп, в которые входят сотрудники, и им не приходится предоставлять доступ каждому пользователю в отдельности. «Подгруппы — это невероятно эффективно, — рассказывает Хидлей. — Когда сотрудник переходит из одного отдела в другой, можно просто переместить его в другую подгруппу, и настройки его доступа к папкам автоматически изменятся». Права доступа можно также настроить, разрешив только просматривать данные либо просматривать и редактировать их. Таким образом, вносить изменения в документы могут лишь определенные пользователи.

Теперь в Monarch не волнуются о том, что будет с файлами, когда сотрудник покидает компанию, ведь на помощь приходят функции переноса данных и удаленного стирания. «Можно безо всяких проблем перемещать файлы бывших сотрудников в другой аккаунт и делать так, чтобы у них у них не было больше доступа с других устройств», — говорит Поттл.

«Мы уже раньше пользовались личными аккаунтами Dropbox, но Dropbox Business обеспечил нам поистине бесценную безопасность».

Грег Хидлей, аналитик в Monarch Investment Group

РЕЗУЛЬТАТЫ

Сотрудники могут работать более эффективно

В Monarch считают, что благодаря Dropbox менеджеры по объектам более эффективно работают в дороге, и в то же время обеспечивается усиленная безопасность. «Эта система всем упрощает жизнь, — говорит Поттл. — Менеджеры по объектам могут сосредоточиться на самих объектах, а не искать нужные документы». Неограниченный журнал версий тоже сослужил прекрасную службу. «У нас бывали случаи, когда по ошибке удаляли важные документы, — объясняет Хидлей, — но мы можем, нажав пару кнопок, все восстановить. С такой системой по ночам спишь спокойнее». В целом, по словам Поттла, сотрудники компании стали работать эффективнее: «Все стали пользоваться Dropbox словно по волшебству. Люди естественным образом к нему приспособились и рекомендовали его коллегам. Никого не нужно было заставлять на него переходить, а это лучший способ повысить производительность».