Клиенты / USA Gymnastics

Dropbox Business помогает USA Gymnastics одерживать победу за победой

USA Gymnastics — национальная спортивная федерация гимнастики. Организация устанавливает правила по гимнастике и положения, действующие для всей страны, а также собирает и готовит команды к участию в Олимпийских играх и чемпионатах мира и развивает гимнастику как в местном масштабе, так и на государственном уровне. USA Gymnastics является организатором многочисленных мероприятий по мужской, женской и художественной гимнастике, прыжкам на батуте, спортивной акробатике и групповой гимнастике, в том числе чемпионатов страны и международных соревнований.

Привести себя в форму

После Чемпионата США по гимнастике в 2008 году с группой по организации мероприятий USA Gymnastics произошло неприятное событие, которое заставило их пересмотреть способ обращения с данными при работе вне офиса. Следуя рабочей инструкции, участники команды перед мероприятием скопировали себе на ноутбуки всё — от учетных данных до планов мест проведения событий и расписаний. Проблема возникла, когда один из сотрудников, обновляя после мероприятия свои документы на сервере, случайно стер несколько сотен файлов.

И несмотря на то что команде удалось восстановить большинство копий с других компьютеров, страх потерять важные документы спровоцировал изменения. Джефф Смит, управляющий директор по организации мероприятий и технологиям, начал изучать различные варианты в надежде найти решение для сотрудников с ноутбуками, которое позволило бы и хранить файлы, и обмениваться ими. Поскольку многие сотрудники USA Gymnastics часто находятся в разъездах, Смит искал возможность обеспечить доступ и обмен информацией из разных местоположений.

Поиск подходящего выхода занял немало времени (многие предлагали хранение, но не обмен данными), однако в конце концов Смит нашел именно то, что искал, — Dropbox. Сначала у его команды было около десяти аккаунтов Dropbox Pro, но они перешли на аккаунты Dropbox Business, как только те появились.

«Во время событий международного масштаба многие работают 24 часа в сутки. В таких условиях для нас очень важно иметь доступ к базе данных прямо с телефонов и иметь возможность в любой момент открыть нужные документы».

Показать силу

Сотрудникам USA Gymnastics и участникам соревнований во время мероприятий нередко приходится торопиться, в связи с чем возникает потребность в быстром доступе к рабочей информации. Благодаря тому, что у сотрудников есть легкий доступ к расписаниям и планам мест проведения мероприятий, спортсмены, тренеры и представители оказываются в нужном месте в нужное время. А самим сотрудникам под рукой необходимы таблицы и документы о передвижениях, знать, кто, куда и когда едет. «С аккаунтом Dropbox Business у нашей команды всегда под рукой все нужные файлы и информация», — говорит Смит. — Мы больше не привязаны к общим жестким дискам или файловым серверам».

Другая важная составляющая соревнований — это телетрансляции, где все должно быть спланировано с точностью до секунды. В команде USA Gymnastics обычно до пяти человек решают, какие спортсмены и события будут показаны по телевизору — планы зачастую меняются на лету. «Доступ к расписаниям ТВ через Dropbox Business позволяет нам вносить в них изменения в режиме реального времени», — объясняет Смит. «К тому же мы храним файлы и можем пересматривать все данные, если мероприятие повторяется».

Удобная система хранения файлов помогает USA Gymnastics и в повседневной работе. Благодаря общими папками руководители программ и ассистенты всегда в курсе дел и могут контролировать предыдущие версии файлов. А если для помощи в организации некоторых мероприятий привлекаются сторонние сотрудники, то и им быстро предоставляют доступ к нужным документам. Свои файлы они тоже хранят все вместе, чтобы постоянные сотрудники позже смогли продолжить их работу.

Когда столько людей работают с файлами, функция восстановления удаленных документов становится очень важной для команды. Как объясняет Смит: «В прошлом мы уже сталкивались с ситуациями, когда люди случайно удаляли файлы. Приятно сознавать, что аккаунт Dropbox Business спасет нас, если такое повторится».

Работа, достойная награды

Поскольку сотрудники USA Gymnastics очень много работают вне офиса, одним из главных преимуществ аккаунта Dropbox Business для них стала возможность эффективно работать удаленно. Несмотря на то, что большинство работают на ноутбуках, многие также используют iPhone и приложение Dropbox. Смит рассказывает: «Во время событий международного масштаба многие из нас работают круглосуточно. В таких условиях для нас очень важен доступ к базе данных прямо с телефонов и возможность в любой момент открыть нужные документы».

Конечно, самым важным международным событием для USA Gymnastics являются Олимпийские игры. В 2012 году при организации событий для команд США использовался аккаунт Dropbox Business, благодаря которому доступ к файлам был у всех сотрудников в Лондоне и Индианаполисе. Смит подтверждает: «Dropbox был исключительно важным ресурсом для организации нашей работы, позволивший делиться документами и информацией в ходе соревнований, а также между сотрудниками в Лондоне и США. Dropbox всегда был к нашим услугам».