Отмеченная наградами компания, предлагающая туры на джипах, пользуется Dropbox Business для совместной работы в различных сферах — от организации групповых туров до оплаты счетов.

Desert Adventures, туристическая компания

Основные результаты Desert Adventures

Desert Adventures, туристическая компания

Повышение производительности сотрудников

Desert Adventures, туристическая компания

Затраты на поддержку сервиса ниже, чем на техобслуживание внутреннего сервера

Desert Adventures, туристическая компания

Более безопасное резервное копирование ключевых файлов

ГЛАВНАЯ ЗАДАЧА

В поисках лучшего средства для совместной работы

Уже почти 30 лет легендарные красные джипы Desert Adventures возят туристов по окрестностям Палм-Спрингс, знакомя их с флорой и фауной обширных пустынь Соноры и Колорадо. Поскольку Палм-Спрингс опять привлекает внимание на погодной и туристической картах, спрос на эко-туры под открытым небом стремительно вырос. Великолепная новость для бизнеса — наплыв клиентов (до 10 000 человек в год) — поставила под вопрос способность компании с 35 сотрудниками расти и дальше. «Когда надо было обновлять торговые документы, мы просто отправляли друг другу письма по электронной почте, и все сохраняли копии, — говорит Кимберли Нилссон, владелица и оператор компании Desert Adventure. — Но, конечно же, все работали с разными копиями, и происходили всевозможные несостыковки». Трудности многократно увеличивались в связи с тем, что у этого малого бизнеса виртуальный офис: бизнес-партнер владелицы Боб Шнайдер осуществляет операции в Палм-Дезерт, а сама Нилссон базируется в Санта-Барбаре. Сотрудница, ответственная за групповые продажи (и по совместительству мама Кимберли Нилссон) живет на Гавайях. Чтобы облегчить совместную работу своей команды, Нилссон решила открыть личные аккаунты Dropbox. «Сложно обмениваться всеми файлами и материалами, если люди находятся в разных местах, — говорит Нилссон. — Dropbox для нас жизненно необходим». Нилссон решила перейти на платный аккаунт Dropbox Business после того, как узнала о предоставляемых им функциях (например, о неограниченном по времени журнале версий, благодаря которому можно легко восстановить случайно удаленные файлы или вернуться к более ранним версиям). «Я подумала, что это действительно интересно, потому что ты то и дело удаляешь файлы по ошибке, и думаешь: «Ой, что же я наделала». И тогда мы перешли на рабочий аккаунт и очень довольны этим решением», — говорит Нилссон.

«Я шляпками интересуюсь, я вовсе не профессионал в IT и понятия не имею о том, как установить безопасный сервер, и о других подобных вещах. Благодаря нашему решению нам не надо платить за это кому-то еще или нанимать дополнительного сотрудника».

Кимберли Нилссон, владелица и оператор Desert Adventures

РЕШЕНИЕ

Подготовить почву для роста

Компания Desert Adventures теперь полностью полагается на Dropbox Business, поскольку этот сервис автоматически создает резервные копии и предоставляет сотрудникам возможность доступа к файлам отовсюду. «Мое правило — ничего не хранить на компьютере, — говорит Нилссон, — все живет в Dropbox». Менеджер по групповым продажам загружает корреспонденцию, предложения и контракты для каждого клиента в папку, доступ к которой она предоставляет всем сотрудникам компании. Благодаря этому сотрудникам не нужно писать электронные письма или звонить ей, чтобы узнать текущее состояние дел с конкретным заказом. «Любой, кому нужно знать, что происходит с этой группой, может получить немедленный доступ к информации», — говорит Нилссон. Клиенты, запрашивающие более подробную информацию о турах, получают ссылки доступа на маркетинговые папки с фотографиями, видео и другими материалами. «Это гораздо удобнее, чем отправлять фотографии высокого разрешения по почте, это никогда не получается сделать, — добавляет она. — Я могу просто отправить им ссылку на папку с материалами о туре к разлому Сан-Андреас и сказать, что в ней 20 фотографий». И все новые счета, отправленные в офис Палм-Дезерт, сканируют и загружают в папку счетов для оплаты. «Сейчас я получила копию счетов и могу оплатить их из Санта-Барбары», — говорит Нилссон. Мобильное приложение Dropbox очень кстати, когда сотрудники находятся в дороге и получают запросы по поводу туров. «Если клиент звонит, мы можем найти нужный ему документ и просто отправить ссылку на его почту с телефона, — говорит Нилссон. — Благодаря этому мы отвечаем клиентам без задержек».

«Возможность иметь под рукой все, что вам надо, в корне меняет ситуацию. Dropbox экономит массу времени, а когда у вас малый бизнес, время — это все».

Кимберли Нилссон, владелица и оператор Desert Adventures

РЕЗУЛЬТАТЫ

Сэкономленные время и деньги

По словам Нилссон, работа с Dropbox Business позволяет компании Desert Adventures сфокусироваться на проведении отмеченных наградами туров в такие места, как Национальный парк Джошуа-Три и заповедник Индиан Каньонс. «Я шляпками интересуюсь, я вовсе не профессионал в IT, — говорит Нилссон, — и понятия не имею о том, как установить безопасный сервер, и о других подобных вещах. Благодаря нашему решению нам не надо платить за это кому-то еще или нанимать дополнительного сотрудника». Для малого бизнеса, каким является компания Desert Adventures, тот факт, что Dropbox Business работает с различными платформами и устройствами, означает, что не нужно ограничиваться одной средой. Нилссон ведет офисные дела в Windows, но сотрудники зачастую заходят в папки Dropbox с iPad или iPhone. «Возможность иметь под рукой все, что вам надо, в корне меняет ситуацию, — говорит Нилссон, — Dropbox экономит массу времени, а когда у вас малый бизнес, время — это все».

Лучшее решение для хранения файлов и предоставления общего доступа