С помощью Dropbox Business исследователи из этого института обеспечивают безопасность и вместе работают над конфиденциальными исследовательскими документами откуда угодно.

Научно-исследовательский институт Эренберга-Басса

Основные результаты института Эренберга-Басса

Более надежная защита конфиденциальности индивидуальных проектов

Упрощение процесса предоставления доступа к данным пользователям из разных географических точек

Улучшение уровня безопасности архивов, в которых хранятся текущие и завершенные проекты

Главная задача

Быстрое внедрение системы

Ведущие специалисты института Эренберга-Басса следят за новинками и последними разработками, поэтому неудивительно, что там как можно скорее перешли на систему облачного хранения данных. Узнав о Dropbox Business, директор института профессор Байрон Шарп принял решение перевести своих коллег с локальных серверов на Dropbox Business. Не все сотрудники института Эренберга-Басса были знакомы с Dropbox, но, чтобы освоиться, им хватило короткой презентации, устроенной Шарпом. Шестьдесят пять пользователей настроили свои аккаунты Dropbox Business для института Эренберга-Басса и тут же принялись сохранять туда исследовательские проекты, данные и преподавательские материалы и делиться ими. Вот что вспоминает глава маркетинговых исследований Кристи Уиллис: «Переход на эту систему прошел очень легко. Мы присоединились к аккаунту, положили в Dropbox файлы, и все тут же начали делиться информацией. И больше не нужно было сохранять файлы на сервер».

«Когда мы собираем данные, они отправляются в папку Dropbox. Когда пишем отчет или коммерческое предложение — происходит то же самое. Поэтому любой из сотрудников, работающих на проекте, может открыть Dropbox и сразу найти нужное».

Кристи Уиллис, глава маркетинговых исследований, институт маркетинга Эренберга-Басса

Решение

Как изменилось поведение

В Dropbox института Эренберга-Басса хранятся многие файлы с шаблонами (например, те, которые используются для коммерческих предложений), так что, когда преподаватели, выдающиеся студенты и сотрудники начинают новый проект, они обращаются именно к Dropbox. А когда проект запускают, занимающаяся им команда хранит в Dropbox Business данные, делится с его помощью соответствующими файлами и собирает в одном месте материалы всех участников. Вот что говорит Уиллис: «Когда мы собираем данные, они отправляются в папку Dropbox. Когда пишем отчет или коммерческое предложение — происходит то же самое. Поэтому любой из сотрудников, работающих на проекте, может открыть Dropbox и сразу найти нужное». На одном проекте обычно работает лишь несколько человек, и часто бывает, что эти люди работают не из офиса, а потому Dropbox Business очень нужен. «Многие работают удаленно, так что здорово, что залезть в Dropbox очень просто», — добавляет Уиллис. После завершения проекта его участники зачастую пишут исследовательские работы или статьи, в которых публикуют результаты исследований. Сами исследования и сделанные на их основании выводы также часто используются в дипломных работах выпускников института. Некоторые сотрудники института Эренберга-Басса даже публиковали целые учебники по маркетинговым исследованиям, основываясь на своих результатах. И для каждого такого вторичного проекта для систематизации файлов используется Dropbox Business. Вот что рассказывает Уиллис: «Очень удобно, ведь Dropbox обеспечивает конфиденциальность гораздо лучше сервера. Работая над своими проектами, пользователи контролируют, у кого есть доступ к их файлам». Сотрудники института Эренберга-Басса используют Dropbox Business не только для того, чтобы проводить исследования и писать отчеты, но еще и для того, чтобы хранить в порядке маркетинговые материалы. Когда институту нужна реклама, связанная с новыми клиентами или спонсорами, можно просто обратиться к файловой библиотеке в Dropbox или добавить в нее новые данные.

«Очень удобно, ведь Dropbox обеспечивает конфиденциальность гораздо лучше сервера. Работая над своими проектами, пользователи контролируют, у кого есть доступ к их файлам».

Кристи Уиллис, глава маркетинговых исследований, институт маркетинга Эренберга-Басса

Результаты

Можно поделиться впечатлениями с людьми по всему миру

Сотрудники института Эренберга-Басса хранят в Dropbox много чрезвычайно важных материалов и часто обращаются к прошлым отчетам, работая со схожими по тематике проектами, поэтому одной из наиболее ценных функций для них является та, что помогает предотвратить удаление файлов. «Мы совершенно точно не хотим удалять созданные папки, — говорит Уиллис. — Мы хотим, чтобы все наши данные долго хранились в Dropbox». В институте по достоинству оценили функции Dropbox Business, позволяющие восстанавливать файлы, когда кто-то случайно удалил папку, в которой «хранилось очень много наработок». Вот что рассказывает Уиллис: «Мы все сидели на какой-то встрече, когда вдруг поняли, что удалена очень важная папка с исследовательскими данными. Было очень здорово: мы смогли отследить, кто это сделал. И конечно, еще лучше, что удалось вернуть все файлы!». В институте Эренберга-Басса очень рады, что в числе первых перешли на Dropbox и переместили туда свои данные, ведь это удобная система для хранения и общего доступа, позволяющая не беспокоиться о безопасности файлов. По словам Уиллис: «Я определенно бы порекомендовала Dropbox Business как систему для резервного копирования чего угодно — всего, что вам нужно надежно сохранить, обеспечивая при этом доступ».

Лучшее решение для хранения файлов и предоставления общего доступа