Благодаря Dropbox Business ускорилась работа в командировках в Немецком институте развития

Немецкий институт развития, исследовательская организация

Основные результаты Немецкого института развития

Упрощенная и быстрая совместная работа по всему миру

Снижение нагрузки на службу поддержки IT

Упростился IT-контроль для сотрудников из разных стран

Главная задача

Затруднения в международных исследованиях

Немецкий институт развития (The German Development Institute или Deutsches Institut für Entwicklungspolitik (DIE)) — один из ведущих исследовательских центров международного развития и сотрудничества. Институт разрабатывает политические концепты, консультирует министерства, правительства и международные организации и обсуждает текущие политические проблемы. Его акционеры — Федеративная Республика Германия и Северный Рейн-Вестфалия. Две трети сотрудников института составляют работающие в трех группах исследователи, которые часто отправляются в командировки и проводят изыскания в развивающихся странах. Еще до Dropbox Business они собирали данные в своих поездках и сохраняли их на флэшках, поэтому трудно было делиться файлами с коллегами, которые работали в другом месте. К тому же данные терялись из-за вирусов, трудно было работать с разными версиями документов и форматами файлов. В институте попытались использовать вместо флэшек ПО с открытым исходным кодом iFolder: настраивали систему сотрудники IT-отдела, а размещалась она не в самом институте. Но система была сложной, требовалось много усилий IT-отдела, и совместная работа не шла. А еще возникала проблема с синхронизацией данных, из-за чего они часто терялись. Трудно было вовлечь в работу сторонних партнеров, у которых не было доступа к этому ПО. «У нашего ПО с открытым исходным кодом имелись свои ограничения. Часто происходили ошибки на сервере, и приходилось тратить много денег и времени, чтобы его обслуживать», — рассказывает Виталий Исааков, сотрудник IT-отдела в Немецком институте развития. И в институте стали искать другую систему. Многие их деловые партнеры в развивающихся странах использовали и хорошо знали Dropbox Business. Решение перейти на Dropbox Business было обусловлено разными факторами: во-первых, в этой системе проще работать с данными через Интернет вне зависимости от типа устройства, используемого сотрудником; несколько рабочих команд могут работать над одним проектом или папкой; можно работать в режиме оффлайн и при этом синхронизировать данные, а еще предоставляется аккаунт достаточного объема для хранения материалов. Вот что рассказывает Виталий: «Исследователи сохраняют большие объемы данных, так что вместительность аккаунта была для нас решающим фактором, а в Dropbox Business на место не скупятся».

«Ученым стало гораздо удобнее работать в группах и заниматься общими проектами. У всех есть доступ к последним версиям файлов. Работа идет гораздо быстрее!»

Виталий Исааков, IT-отдел, Немецкий институт развития

Решение

Эффективная совместная работа при плохой пропускной способности

В институте используют Dropbox Business с 2014 года. Ученые пользуются им, чтобы работать вместе с коллегами над определенными исследовательским проектами. А еще стало гораздо проще делиться данными со сторонними партнерами из развивающихся стран, ранее уже работавшими с Dropbox Business. Синхронизация Dropbox Business осуществляется при малой пропускной способности, а это очень важно для тех, кто работает в командировках в развивающихся странах, где не очень устойчивое соединение с Интернетом. И даже если вообще нет соединения, можно сохранить данные, и те синхронизируются, как только устройство снова подсоединится к Сети. Кроме сотрудников в командировках Dropbox используют еще и лекторы, чтобы распределять учебные материалы и собирать задания у студентов вузов и молодых специалистов.

«Синхронизация Dropbox Business осуществляется при малой пропускной способности, а это очень важно для тех, кто работает в командировках в развивающихся странах, где не очень устойчивое соединение с Интернетом. И даже если вообще нет соединения, можно сохранить данные, и те синхронизируются, как только устройство снова подсоединится к Сети».

Виталий Исааков, IT-отдел, Немецкий институт развития

Результаты

IT-контроль издалека

А еще после перехода на Dropbox Business в Немецком институте развития высвободилось время у IT-отдела. Пользователи получают в свое распоряжение аккаунт Dropbox Business, IT-отдел устанавливает нужное ПО, и его больше не надо обслуживать. К тому же его сотрудники с помощью общей папки в Dropbox Business могут быстро распределить нужные обновления. «Я администратор и могу поделиться папкой с несколькими пользователями: они скачивают оттуда программы и устанавливают их. Особенно удобно для исследователей, которые часто в разъездах».

Лучшее решение для хранения файлов и предоставления общего доступа