Ведущая компания-консультант в области бизнес-коммуникаций в Латинской Америке с помощью Dropbox Business взаимодействует с клиентами и обеспечивает своим сотрудникам возможность работать в дороге, экономя тем самым деньги и время.

MZ Group, компания-консультант в области бизнес-коммуникаций

Основные результаты MZ Group

Благодаря скорости синхронизации возросла эффективность

Экономится больше средств на IT-ресурсах

Более строгий контроль над важными клиентскими данными

Главная задача

Упрощенная коммуникация

MZ Group располагается в Сан-Паулу и предоставляет комплексные услуги в сфере корпоративной коммуникации. Эта компания развивалась и, помогая более 600 клиентам, превратилась в лидера в своей области. Отделения MZ Group открывались по всей Бразилии, в Азии и США, но ее руководство понимало: технологии, используемые в их собственных офисах, мешают компании действовать оперативно. Файлы хранились на внутренних серверах, а значит, требовались постоянные вложения в инфраструктуру, программное обеспечение и технику. А еще сотрудникам из поддержки трудно было работать вместе над одними и теми же документами в режиме реального времени, а для удаленного доступа к материалам приходилось пользоваться VPN-соединением. «Соединение было медленным из-за причин, связанных с безопасностью и внутренними системами, — рассказывает Родольфо Забиски, главный финансовый директор MZ — компании, которая занимается помимо всего прочего еще и отношениями с инвесторами, связями с общественностью и цифровой коммуникацией. — А когда сотрудники работали с одними и теми же файлами, часто появлялись конфликтующие копии». Протестировав другие системы, компания MZ решила остановиться на Dropbox Business. По словам IT-координатора Алекса Сузы, основными факторами при выборе были скорость синхронизации и простота использования: «Достаточно просто создать учетную запись и выслать ее сотруднику: платформа проста в использовании, и не приходится тратить много часов на обучение, а это экономит время IT-отдела».

Решение

Возможность работать откуда угодно

Теперь все 250 сотрудников MZ пользуются Dropbox Business для совместной работы внутри компании и с клиентами. Идет ли речь о презентациях, пресс-релизах или других документах — они могут поделиться любыми файлами с помощью ссылок доступа Dropbox, которые обновляются в режиме реального времени. А благодаря Значку Dropbox несколько пользователей могут редактировать один и тот же документ, не создавая случайно разные версии. «Когда мы одновременно работаем над одним и тем же документом, очень помогают уведомления, особенно это касается комментариев», — говорит Забиски. Закончив работу с документом, сотрудники посылают итоговую версию клиентам по электронной почте или WhatsApp с помощь ссылок доступа Dropbox. «Наши клиенты в полном восторге от интеграции WhatsApp и Dropbox», — объясняет Суза. А благодаря мобильному приложению Dropbox сотрудники MZ могут прямо в дороге работать с файлами и быстрее делиться ими. Не нужно тратить время, пытаясь дозвониться до VPN — можно просто сконцентрироваться на отличной работе с клиентами. «Когда клиент просит какой-то файл, можно послать его прямо с мобильного телефона из машины, — говорит Забиски. — Это просто здорово, ведь в Бразилии мы кучу времени теряем, простаивая в пробках». С помощью консоли администрирования топ-менеджеры MZ без проблем могут сделать так, чтобы к конфиденциальным данным клиентов доступ предоставлялся только нужным людям. «Мы пришли к выводу, что Dropbox безопаснее, чем другие средства информационной защиты, — объясняет Суза. — Мы не перешли бы на Dropbox, не имея гарантий конфиденциальности и безопасности данных».

«Мы пришли к выводу, что Dropbox безопаснее, чем другие средства информационной защиты. Мы не перешли бы на Dropbox, не имея гарантий конфиденциальности и безопасности данных».

Алекс Суза, IT-координатор, MZ Group

Результаты

Сэкономленные время и деньги

Перейдя на Dropbox, компания MZ смогла работать эффективнее, потому что у ее сотрудников стало больше времени, чтобы сконцентрироваться на аккаунтах клиентов. По расчетам Алекса, в компании в общей сложности экономят почти 1000 часов в неделю, потому что работают с файлами через Dropbox, а не через старую систему VPN. «И это только то, что касается VPN, — добавляет Суза. — В организации теперь деньги экономятся и из-за других аспектов». По данным MZ, сэкономленные в год благодаря Dropbox на IT средства можно оценить почти в шестизначную сумму: не приходится тратиться на новые сервера, на лицензии VPN и ПО для резервного копирования. «В начале основным фактором перехода на Dropbox было не сокращение расходов, а мобильность сотрудников, — рассказывает Забиски. — Но в итоге этот переход оказался для нас крайне выгодным в плане финансов и информационной безопасности». У MZ более 600 клиентов, она занимает лидирующие позиции среди бразильских компаний, чьи акции котируются на рынке ценных бумаг, и потому не может позволить себе прекратить работу, если вдруг произошла катастрофа. Когда на три часа из-за аварии отключилось электричество, сотрудники MZ благодаря Dropbox Business смогли по-прежнему работать со своими аккаунтами. «У нас есть Dropbox, а потому наши пользователи продолжили трудиться на ноутбуках и включили свои смартфоны, и в итоге компания ни на секунду не прекратила работать», — рассказывает Суза.

Лучшее решение для хранения файлов и предоставления общего доступа