Продовольственная компания использует Dropbox Business для улучшения связи с менеджерами по продажам, работающими в поле, позволяя им не носить с собой бумаги, но всегда иметь самые актуальные данные.

Основные результаты Orkla

Более аккуратная и современная презентация товаров

Улучшенная поддержка полевых менеджеров по продажам

Абсолютное спокойствие и административный контроль

Главная задача

Развитие признанной марки

Когда компании свыше трехсот лет, привыкаешь наблюдать ее рост и изменения. Orkla пережила и хорошие и плохие времена — в итоге фирма стала крупнейшим в Скандинавии производителем в своей отрасли. В последние годы у компании наблюдался скачок роста, менеджеры по продажам начали больше и больше работать вне офиса, а их рабочей процесс больше не привязан к бумажным документам. Их заменил цифровой документооборот, с доступом к данным откуда угодно. В течение приблизительно двадцати лет компания использовала Lotus Notes, полагаясь на них при работе с базами данных и платформой электронной почты, которая использовалась для обмена документами — без каких-либо четких рабочих процессов. По мере того, как все больше сотрудников начало работать из дома, в дороге и на местах распространения Orkla Foods, появилась потребность в более эффективной и современной системе обмена файлов. «Нам потребовался более быстрый способ передавать информацию менеджерам по продажам, а также более современный способ для презентации нашей продукции», —  говорит Йон-Эрик Андерсгард, руководитель отдела поддержки продаж. — «Нам было важно, чтобы все наши полевые сотрудники получили более быстрый доступ к изображениям и видео-файлам, а также административным документам, содержащим рабочие инструкции». Orkla Foods решила перейти на планшеты и мобильное приложение для менеджеров по продажам, работающее вместе с системой управления информацией о клиентах SAP, однако в связи с этим возникли новые сложности с рабочими процессами.

«Приложение Dropbox такое понятное, обращению с ним легко обучить даже людей, которые не привыкли использовать для работы мобильные устройства. Если перед вами стоит задача обучить сотрудников пользоваться и делиться файлами через мобильное устройство, то Dropbox это то, что вам нужно».

Йон-Эрик Андерсгард, руководитель отдела поддержки продаж, Orkla Foods

Решение

Новый мировой порядок

Несмотря на то, что переход на планшеты помог менеджерам по продажам Orkla Foods оставаться на связи при выполнении удаленных работ, сотрудники испытывали сложности при предоставлении доступа к документам за пределами стандартных офисных программ, кроме уже упомянутых проблем с приложением для менеджеров по продажам. Им было нужно приложение, которое хорошо работало бы на планшетах и позволило бы им просматривать документы и делиться ими с легкостью. Андресгор добавляет: «Нашим менеджерам была нужна платформа, созданная специально для быстрого и безопасного обмена документами и мультимедийными файлами». Команда отдела продаж нашла для себя решение в Dropbox Business. Понятность и легкость в использовании мобильного приложения были именно тем, чего хотели Orkla Foods. Как рассказал Андерсгард: «Приложение Dropbox такое понятное, обращению с ним легко обучить даже людей, которые не привыкли использовать для работы мобильные устройства. Если перед вами стоит задача обучить сотрудников пользоваться и делиться файлами через мобильное устройство, то Dropbox это то, что вам нужно». Теперь, когда менеджеры посещают продуктовые магазины по всему континенту, они с легкостью могут воспользоваться презентациями PowerPoint, видео и всеми документами, которые им необходимы для совершения сделок. Им больше не нужно копаться в электронных письмах или пытаться найти файлы, которые были отправлены им через неповоротливые приложения. Кроме того, когда компания обновляет информацию о продукте, условия сделок и рекламные материалы, что происходит несколько раз в год, их можно передать сотрудникам не распечатывая и не рассылая каждый отдельный документ. «Наша цель — убрать бумагу из рабочих процессов», — объясняет Андерсгард. «Dropbox Business предоставляет нашим сотрудникам единое цифровое пространство для хранения любой информации, которая им может понадобиться — начиная с актуальной информации о продажах, документов по адаптации новых сотрудников и заканчивая инструкциями по составлению отчетов о расходах».

«С Dropbox Business мы полностью контролируем, у кого будет доступ к каким документам и в течение какого времени. Проводим ли мы адаптацию нового сотрудника или предоставляем новейшие данные команде продаж, каждый получает именно то, что ему нужно, в нужном месте и в нужное время».

Йон-Эрик Андерсгард, руководитель отдела поддержки продаж, Orkla Foods

Результаты

Продуктивность и абсолютное спокойствие

Orkla Foods любит Dropbox Business не только за то, что он позволяет ее сотрудникам более свободно передвигаться по миру, но и потому что он обеспечивает безопасность корпоративных файлов. Когда в команде более 300 полевых менеджеров по продажам, неудивительно если кто-то иногда случайно удаляет файлы. Но, как говорит Андерсгард: «С Dropbox Business мы абсолютно спокойны. Ошибок невозможно избежать и тем приятнее знать, что мы можем восстановить любой удаленный документ и предыдущие версии любого существующего документа». Компания не только знает, что сотрудникам никогда не придется волноваться о том, что они могут потерять важные файлы, но также может сделать так, что нужные файлы немедленно будут доступны в любой ситуации. «С Dropbox Business мы полностью контролируем, у кого будет доступ к каким документам и в течение какого времени», —  говорит Андерсгор. «Проводим ли мы адаптацию нового сотрудника или предоставляем новейшие данные команде продаж, каждый получает именно то, что ему нужно, в нужном месте и в нужное время».

Лучшее решение для хранения файлов и предоставления общего доступа