Гибкая методология

Изучите гибкую методологию, оцените ее преимущества и проблемы и выберите стратегии для ее внедрения в своей команде.

Гибкая методология — что это?

С начала 2000-х годов гибкая методология превратилась в один из основных подходов к управлению проектами во многих технологических организациях. Большинство команд разработчиков программного обеспечения применяют сегодня гибкую методологию в той или иной форме, а ее элементы используются в различных условиях работы. Популярность слова «гибкий» возрастает, поскольку сегодня авторитетные лидеры начинают говорить о необходимости быть более гибкими в мире бизнеса. Но что на самом деле означает использование методологии гибкого управления проектами в вашей компании?

Гибкая методология — это процесс управления проектами, который основан на разделении проектов на более мелкие задачи и этапы. Такое дробление позволяет командам, применяющим гибкую методологию, учитывать мнение участников проекта, анализировать результаты работы и применять итеративный подход на каждом этапе процесса. Один из наиболее популярных подходов к применению гибкой методологии заключается в разделении проекта на короткие этапы разработки, которые называются спринтами. Это обеспечивает команде возможность быстро выполнять работу и регулярно анализировать результаты с руководством и участниками проекта при планировании спринтов и ежедневных скрамах. По результатам анализа команда и участники проекта могут либо продолжить двигаться в существующем направлении, либо пересмотреть планы очередных спринтов. По сравнению с традиционными подходами к управлению проектами, в гибкой методологии основными приоритетами являются оперативность, гибкость, командная работа и потребности участников проекта.

Как возникла гибкая методология?

Идея гибкой методологии была предложена в начале 2000-х годов группой разработчиков программного обеспечения, которые сформулировали четыре основных принципа этой методики:

  • Люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов.
  • Работающее программное обеспечение важнее полной документации.
  • Сотрудничество с клиентом важнее обсуждения условий контракта.
  • Реагирование на изменения важнее следования первоначальному плану.

Эти принципы, закрепленные в Манифесте гибкой разработки программного обеспечения (Agile Manifesto), выпущенном в 2001 году, определили методологию гибкого управления проектами и трансформировали индустрию разработки программного обеспечения.

До этого момента наиболее целесообразным подходом к управлению проектами по разработке программного обеспечения считалась каскадная модель. Эта модель, которая появилась в 1970-х годах, в начале считалась новаторской идеей, но к 2000-м годам она стала тяжеловесной. Принципиальным является то, что данная модель требовала огромных объемов документации и существенного планирования до начала проектных работ. После фактического начала работы выполнялись в строгом соответствии с планом отдельными и зачастую разрозненными командами, что затрудняло адаптацию проекта в случае возникновения проблем или необходимости изменений. По сравнению с этой моделью команды, применяющие гибкую методологию в разработке, могли приступать к реализации проекта быстрее, адаптироваться к возникающим проблемам и напрямую взаимодействовать с заказчиками и участниками проектов при планировании.

Почему гибкое управление проектами так распространено?

По сравнению с каскадной моделью преимущества гибкой методологии были очевидны для технологических компаний в 2000-х годах. Преимущества гибкой методологии не ограничены только миром программирования, поскольку этот подход используется в рабочих процессах целого ряда других отраслей. Итак, что делает гибкую методологию столь привлекательной для многочисленных руководителей проектов и руководителей компаний?

Адаптируемость

По сути, гибкая методология заключается в возможности реагировать на изменение целей, условий или технологических моментов. Принципы гибкой методологии требуют интеграции возможности анализа текущих результатов работы, сроков и проектных требований. Если один из участников проекта захочет изменить объем или направление проекта, благодаря использованию скрам-методов и планированию спринтов команда сможет изменить курс. Если кто-то из участников команды столкнется с проблемой в текущей задаче или части проекта, график работ можно скорректировать для оперативного устранения проблемы. Вместо разработки того, что больше не соответствует потребностям клиента, гибкая методология позволяет оперативно менять курс.

Взаимодействие с участниками проекта

Благодаря такому уровню манёвренности, гибкая методология обеспечивает возможность быть в курсе постоянно меняющихся требований и потребностей клиентов и заказчиков. В любом проекте цели и объем работ, изначально согласованные между командой и участниками проекта, редко остаются неизменными. У вашего клиента могут возникнуть дополнительные объемы работ и потребности, которые он не мог предвидеть, либо со временем могут измениться требования конечного потребителя. Независимо от причины изменения планов участниками проекта, гибкая методология позволяет более оперативно реагировать на такие изменения, что, в свою очередь, обеспечивает возможность быстро выполнять работу и не допускать отставания. Это гарантирует соответствие результатов постоянно растущим требованиям клиентов, независимо от их расхождения с тем, что было в начале проекта.

Скорость

Разумеется, гибкая методология называлась бы иначе, если бы она не была гибкой по своей сути. Дробление задач команды и определение более коротких и определенных сроков исполнения в гибкой методологии позволяет команде сосредоточиться и выполнять работу быстрее. Иными словами, это означает возможность ускорения вывода продукции на рынок или ее сдачи клиентам. Именно такое сочетание скорости и адаптируемости делает гибкую методологию столь привлекательной для компаний всех видов. При возникновении проблем команда имеет возможность быстро изменить курс для их устранения. Не нужно тратить время на возврат к исходным планам или документам: проблема поднимается в скраме, планируются мероприятия и проблема решается. Таким образом, гибкая методология помогает командам сосредоточиться на конкретных задачах и выполнять их вовремя.

Какие трудности связаны с гибким подходом?

Гибкая методология не идеальна. Как и любая модель управления проектами, она имеет свои преимущества и ограничения. Как и в случае каскадной модели, использование гибкой методологии связано с рядом недостатков и проблем, которые, если их не решить, будут мешать в работе.

Управление объемом работ

При возможности оперативно реагировать на проблемы и изменения в процессе очень важно контролировать общее состояние проекта и объем работ. Гибкая методология позволяет менять планы и работать оперативно, но быстрое переключение между задачами может помешать вам следить за ходом выполнения работ в целом. Даже если команда работает эффективно, вы можете выйти за рамки бюджета или времени, если не будете контролировать выполнение перечней задач, которые формулируются при планировании спринтов. Команды и руководители проектов, которые работают по гибкой методологии, должны следить за исполнением проектных объемов и плана-графика, чтобы объем работ не вышел из под контроля.

Календарное планирование

Рабочая группа, применяющая гибкий процесс, должна следить не только за объемом работ. При планировании спринтов команды исходят из того, что у них будет возможность корректировать сроки и приоритеты исходя из текущих потребностей. Но по мере работы и появления новых задач и проблем возникает необходимость в пересмотре графиков с учетом новых условий. При жестком планировании необходимо планировать спринты с учетом установленных сроков.

Помимо этого, участники самоорганизующихся рабочих групп могут переключаться между задачами по мере необходимости, но в конечном итоге они должны возвращаться к тем задачам, за которые они отвечают. В этом случае руководители проектов, реализуемых с помощью гибкого подхода, должны проконтролировать состояние всех выполняемых командой задач и убедиться, что ничего не упущено из виду. Иными словами, то, что считалось выполненным, может оказаться забытым в ходе многочисленных интенсивных спринтов.

Общение

При гибком подходе уделение приоритетного внимания командной работе и быстрому реагированию фактически означает, что обмен информацией имеет первостепенное значение. Участники рабочей группы должны иметь возможность оперативно сообщать о ходе работ, выявлении проблем и необходимости получения помощи. Такое взаимодействие должно быть организовано на регулярной основе между всеми участниками команды, а полученная в результате информация — использоваться непосредственно в планировании. Очень важно регулярно получать данные от других участников проекта, поскольку без информации о том, что нужно другим участникам, невозможно внести изменения в план. 

Как реализуется гибкий процесс

Если вы хотите использовать методологию гибкого управления проектами в своей рабочей группе, существует много испытанных и проверенных стратегий и практических решений, среди которых наиболее распространены спринты и скрамы. Разумеется, использование соответствующих программ и инструментов для управления проектами также может решить судьбу методологии гибкого планирования. Ниже приведены некоторые из самых важных технологий и методов внедрения и применения гибкой методологии.

Контролируйте ход выполнения задач

Чтобы понять, какие работы должны быть выполнены в очередном спринте, необходимо знать, что уже выполнено. Для этого команда должна самостоятельно контролировать ход работ. Оптимизация или уточнение бэклога продукта — это один из наиболее распространенных приемов, которые используют команды в рамках гибкой методологии. Он основан на прозрачности данных, приоритизации элементов бэклога продукта и обеспечении готовности к сдаче именно тех элементов, которые находятся в начале списка. Скрам-команды часто используют стены планирования или канбан-доски для отслеживания, но многие предпочитают программное обеспечение для управления задачами. Dropbox обеспечивает возможность интеграции программного обеспечения типа Trello для оперативной синхронизации командных процессов в разных приложениях.

Организуйте регулярный и эффективный обмен данными

Эффективный обмен данными — основа любой системы гибкого управления проектами. Поэтому первоочередной задачей является обеспечение участников команды средствами и каналами для регулярного взаимодействия. В течение спринта, который, как правило, представляет собой этап интенсивной работы продолжительностью 2-3 недели, многие скрам-мастера проводят ежедневные стендапы со своими рабочими группами для того, чтобы постоянно иметь актуальную информацию о ходе работ. Конкретную периодичность коммуникаций задаете вы и ваша команда, а использование специальных инструментов поможет упростить организацию обмена данными. Dropbox Spaces предоставляет возможность централизованного хранения всех данных и эффективной координации работы рабочей группы. Распределяя задачи и используя комментарии, вы можете передавать коллегам необходимую информацию и указания для синхронизации данных. Интеграция с такими приложениями для обмена сообщениями в режиме реального времени и видеоконференций, как Slack и Zoom, также поможет в организации совещаний команды и планировании. Вы можете обмениваться файлами и общаться прямо в Dropbox, не тратя время на переключение между вкладками или контекстные переключения. Это особенно полезно при взаимодействии как с удаленными командами, так и с сотрудниками, чьи рабочие места расположены слишком далеко от вашего.

Сделайте паузу для анализа

При гибкой методологии возникает искушение перескакивать от одной задачи к другой, отмечая их в списке по мере перехода. Но в гибких процессах очень важно выделять время для анализа и разбора спринтов, чтобы не допустить зашоренности команды. Выделение времени для анализа по завершении каждого спринта дает участникам команды возможность проанализировать проделанную работу и расставить приоритеты.

Разбор спринтов после их завершения может быть использован для анализа влияния планирования на реализацию проекта в ходе его жизненного цикла. Для этого необходимо обеспечить контроль и регистрацию рабочих данных. В Dropbox имеются встроенные средства управления версиями, которые можно использовать для проверки рабочих материалов команды на каждом этапе разработки. Эти средства также могут использоваться в стендапах для контроля индивидуальных результатов или несогласованных возвратов на предыдущий уровень.

Работа по гибкой методологии

Гибкая методология трансформировала способы и результаты работы многих компаний и руководителей. Она является двигателем процессов разработки программного обеспечения с начала 2000-х годов, и ее элементы проникли во все отрасли. Независимо от того, готовитесь ли вы к командному скраму завтра утром или просто проверяете почту, похоже, что от гибкой методологии никуда не деться.