Кросс-функциональные команды: зачем они нужны и как их создать

Команда, как правило, работает над достижением определенной цели, но это не означает, что все сотрудники должны владеть одинаковыми навыками. Мы расскажем вам, как сформировать высококвалифицированные кросс-функциональные команды для вашего бизнеса.

Что такое кросс-функциональность

В каждой компании есть отделы: отдел финансов и отдел кадров, отдел контента и отдел маркетинга. А если все это разнообразие навыков реализовать в каждой отдельной команде? Здесь нам пригодится концепция кросс-функциональности.

Кросс-функциональность подразумевает, что группа людей с различными навыками и опытом работает над достижением общей цели. Это позволяет не передавать проект от одной команды другой во время работы над его запуском, а организовать всю работу в рамках одной команды. Представьте, что каждая команда — это небольшой коллектив, который может выполнить каждый этап проекта посредством совместной работы, не прибегая к помощи других отделов.

Зачем нужны кросс-функциональные команды?

Основная цель создания кросс-функциональных команд — повышение оперативности, ответственности, производительности и готовности к принятию решений участников этих команд. В результате устранения ограничивающей идеи о том, что над любым процессом в жизненном цикле проекта должна работать только одна команда, совместная работа кросс-функциональных команд становится эффективнее. Участниками таких команд могут быть сотрудники любого уровня, в том числе удаленные, что обеспечивает более широкий спектр навыков, знаний и опыта внутри команды. Успешная команда может существенно лучше преодолеть ограничения в работе, так как в этой модели не нужно тратить время на передачу проекта из одного отдела в другой.

Где могут использоваться кросс-функциональные команды?

Кросс-функциональные команды можно создавать в любом бизнесе, но нужно учесть некоторые важные моменты. Горизонтальная иерархия, командная работа онлайн и открытость для новых идей — чрезвычайно важные принципы для компании, если вы хотите, чтобы этот подход работал. Предприятия малого бизнеса с небольшим количеством сотрудников нуждаются в том, чтобы все сотрудники были в той или иной степени многопрофильными, поэтому такие предприятия часто используют этот метод работы. Считается, что кросс-функциональные команды лучше справляются с решением проблем и, следовательно, более творчески управляют рисками.

Команда может комфортно работать в этом формате только тогда, когда вся компания придерживается такого подхода. Если вы знаете, что ваша компания вряд ли согласится на удаленную работу руководителя младшего звена, или хотите построить в организации классическую корпоративную культуру, вероятно, вам будет сложно создать успешную кросс-функциональную команду.

Если у вас традиционное мировоззрение, возможно, вы не оцените преимуществ этого инновационного подхода. Такие компании, как Netflix, Spotify и Google, начинают внедрять этот метод работы, но изменения не происходят мгновенно. Чтобы воплотить этот подход, вам понадобится поддержка специалистов соответствующих структурных подразделений.

Как компании могут использовать кросс-функциональные команды?

Существует несколько стилей работы, основанных на идее кросс-функциональных команд, например Agile, Lean и Kanban. Лучше всего использовать эти стили работы, наняв сотрудников, которые имеют соответствующий опыт и смогут помочь участникам команды в разрешении любых сложностей начального периода. Кросс-функциональность предполагает отсутствие традиционной модели, в которой есть менеджер проекта и непосредственные подчиненные, однако лидер часто необходим. Опытный лидер кросс-функциональной команды может помочь на этапе перехода к новой модели работы.

Также важно при найме сотрудников учитывать такой аспект, как многопрофильность. Вам нужны сотрудники с разнообразными навыками и опытом. Кросс-функциональный подход требует доверия, возможно, больше, чем другие подходы. Нужно уметь работать в команде, мыслить нестандартно, не бояться подменить товарища и просить помощи, когда это необходимо. Если вы нанимаете людей с разными взглядами и профессиональным опытом, вам проще будет преодолевать проблемы и творчески подходить к их решению.

Самые важные характеристики кросс-функциональной команды

Ниже пойдет речь о характеристиках, которые очень важны для успешных команд.

Общение

Здесь мы не расскажем ничего нового. Во всех успешных коллективах организовано общение и обмен новой информацией. При подходах Kanban и Agile принято проводить ежедневные планерки (короткие совещания команд, подразумевающие больше общения по существу, чем обычные совещания), чтобы все сотрудники были в курсе событий. Общение с другими сотрудниками нужно не только тогда, когда что-то пошло не так или надо срочно внести изменения в ход работы. Не забывайте вместе отмечать победы и сообщать как о хороших результатах, так и о насущных проблемах. Открытая и честная коммуникация не оставляет места для офисных интриг, упреков и придирок.

Чувство ответственности

Один за всех, и все за одного! Как мы уже упоминали, коммуникация очень важна, но также важно мотивировать сотрудников признавать свои ошибки. Подавайте пример не только признавая свою неправоту, но и показывая свое отношение к тем, кто поступает так же. Ошибки — неизбежная часть жизни; хороший коллектив превращает их в возможности для обучения, а не для поиска виноватых.

Адаптируемость

В ходе реализации проекта многое может измениться, и ваши кросс-функциональные команды должны быть к этому готовы. Это означает, что они должны быстро и эффективно реагировать на эти изменения. Ваша команда должна чувствовать себя уверенно на новом пути к успешной реализации проекта. Это возвращает нас к вопросу доверия: сотрудники должны смело пробовать новое, отвечать за свои действия и не искать виноватых в случае неудачи.

Мировоззрение

Распространенный неофициальный девиз Agile и других подобных методик — «Выполняем любые задачи», и это должна принять вся команда. Вы должны очень четко понимать, как продвигается любой проект, и взять на себя свою долю ответственности. Нужно принимать решения в комплексе и поднимать вопросы всем вместе. У сотрудников должно быть желание не просто сделать что-то, но сделать это что-то хорошо. Это должно стать ключевым принципом работы вашей команды.

Эффективны ли кросс-функциональные команды?

Да, если они сформированы правильно, в противном случае этот метод может привести к катастрофе. Стоит отметить, что многие методы работы, которые подразумевают кросс-функциональность, изначально были разработаны для определенных рабочих процессов. Agile применялся разработчиками программного обеспечения, а Lean — на производстве. Следовательно, вы можете обнаружить, что методология и преимущества этих подходов не подходят, например, маркетинговым агентствам. Неправильное использование этих методик может стать причиной разного рода проблем. По данным журнала Harvard Business Review, 75% кросс-функциональных команд работают неэффективно.

Итак, мы рассмотрели все преимущества создания кросс-функциональной команды мечты. Но если вы просто соберете сотрудников и дадите им указание начинать работать, например, по Agile, вот что может пойти не так.

Преданность своему отделу

Все вы можете быть частью одного коллектива, но сотрудники могут иметь потребность в том, чтобы встречать проблемы плечом к плечу с коллегами из своего отдела. Например, будут ли маркетологи в вашей команде выражать несогласие с разработчиками, потому что считают, что те действуют вразрез с ключевыми показателями эффективности отдела, даже если это идет на пользу клиенту или проекту? Вот почему вам нужно, чтобы весь коллектив придерживался этого стиля работы. Вы не можете поработать по принципам кросс-функциональности один день и продолжить работу в традиционном формате.

Перегруженность лидера

Лидеры могут помочь коллективу придерживаться правильной стратегии. Однако они могут невольно поощрять возврат к традиционным ценностям и уход от методов работы, ориентированных на будущее. Это может привести к сильной зависимости коллектива от руководителя. Нужно принять важное решение? Спросите руководителя. Возникла проблема? Попросите руководителя помочь. Кто-то избегает ответственности? Положитесь на руководителя в решении этой проблемы. Кросс-функциональные команды успешны, когда они работают и побеждают как одно целое.

Недостаток коммуникации

Также существует риск того, что вы воспримете идею «Все за одного» как должное и решите, что ваш коллектив будет работать на одном дыхании. Переход на кросс-функциональную модель не означает, что вы станете вездесущим. Убедитесь, что вы держите всех в курсе дел с помощью таких инструментов, как примечания, общие папки, доски Trello и частые планерки в офисе или дистанционно.

Недостаток энтузиазма

Энтузиазм не означает, что каждый участник команды должен ценить работу превыше всего, но все сотрудники должны быть мотивированы работать по выбранному подходу. Для этого им нужно знать, что их работа имеет ценность и что она влияет на проект в целом. Такого состояния можно достичь с помощью принципа «Работаем и побеждаем вместе». Сотрудники, которые не видят цели в своей работе, несомненно потеряют к ней интерес.

Как Dropbox может помочь

В кросс-функциональном сотрудничестве все должно быть идеально согласовано, и Dropbox — отличный инструмент для этих целей. Вы можете делиться папками, обновлять и редактировать документы в режиме реального времени. Каждый участник команды точно знает свой круг задач и то, на каком этапе он находится.

Dropbox позволяет организовать совместную работу ваших сотрудников, находящихся в разных местах, и безопасное хранение данных в сети. У кросс-функциональных команд может быть одно централизованное рабочее место для совместной работы над одной основной целью.