Эффективная система контроля версий

Помогите своим командам создать действующую систему контроля версий, которая гарантирует, что они всегда работают с самыми последними версиями своих файлов.

Работа с контролем версий

Команды современных организаций работают с одним и тем же набором документов, находясь в разных отделах, офисах, странах и часовых поясах. Несмотря на распространенность такой системы работы, эти же команды часто пытаются управлять множеством разных версий своих рабочих файлов. Сколько документов, помеченных как «FINAL», тут же сопровождаются версией «FINAL V2»? Если ваша команда теряет время на поиск самых последних файлов и отслеживание изменений, возможно, давно пора установить правильную систему контроля версий.

Итак, что же такое контроль версий?

Контроль версий — это процесс управления различными версиями файлов в течение продолжительного времени, который обычно выполняется с помощью системы контроля версий. Системы контроля версий не так сложны, как кажутся, хотя изначально они применялись при разработке программного обеспечения для управления изменениями в коде. Это может быть просто программное обеспечение, которое отслеживает изменения и позволяет получить доступ ко всем предыдущим версиям файла в любое время. Система контроля версий также может представлять собой структуру для работы с файлами, например набор папок для хранения различных версий по отдельности.

Различные варианты использования этой системы выходят далеко за рамки создания кода. Например, контроль версий документа может помочь автору управлять различными черновиками содержимого или графическому дизайнеру отслеживать изменения, внесенные в файл проекта.

Как создать систему управления документами с контролем версий

Существует множество подходов к контролю версий, в зависимости от потребностей вашей команды и размера вашей организации. Большинство людей просто говорят другому сотруднику, какую версию файла они отправляют, либо маркируют документы инициалами или словом «исправлено». Все называют документы по-разному, поэтому такой подход может быстро привести к путанице, даже когда всего два человека работают вместе, — что уж говорить о более крупной команде или организации. Когда дело доходит до этого момента, необходим определенный подход к управлению файлами команды.

Соглашение о присвоении имен

Это может показаться очевидным, но строгое соглашение о присвоении имен, которому следует ваша команда, имеет важное значение для контроля версий. Прежде всего, соглашение о присвоении имен должно быть логичным и понятным любому, кто имеет доступ к вашим файлам. Однако оно также должно основываться на том, как именно ваша команда взаимодействует с этими файлами. Если, например, при организации документов их датировка является наиболее важным фактором для вашей команды, тогда имена файлов должны начинаться с даты. Это будет наиболее распространенным способом фильтрации и поиска этих документов для вашей команды. Таким образом, имена файлов должны включать наиболее важные фрагменты информации, чтобы можно было понять, что находится в документе. Конечно, если вы собираетесь использовать соглашение о присвоении имен в качестве своей системы контроля версий, то оно также должно включать систему нумерации разных версий файлов.

Информационная архитектура

После того, как вы создали приемлемый для вашей команды метод маркировки документов, вам нужна легкодоступная система для их безопасного хранения. Именно здесь появляется информационная архитектура, представляющая собой схему расположения папок и файлов, которые вы используете для хранения информации. Естественно, соглашение о присвоении имен также играет здесь большую роль: нет смысла в строго организованных именах файлов, если они находятся в папке с названием «Работа». Однако в информационной архитектуре важно и то, кто имеет доступ к этим файлам, поскольку не любой файл должен быть доступен каждому сотруднику вашей организации.

Обычно лучшим способом является решение для хранения файлов общего пользования. Папки рабочей группы в Dropbox Business позволяют создавать защищенную информационную архитектуру. Назначая определенные команды в Dropbox, вы можете создавать хранилища для их работы со специальными разрешениями доступа для сотрудников, которые входят в состав команды либо не являются ее членами. Таким образом, вы можете гарантировать, что файлы не будут изменены без разрешения, а различные версии файлов будут надежно заархивированы.

Программное обеспечение для контроля версий

Соглашения о присвоении имен и информационная архитектура являются краеугольными камнями успешной системы управления документами. Тем не менее они также могут занимать много времени, если используются в качестве основного метода контроля версий. Программное обеспечение для контроля версий автоматизирует многие процессы, связанные с таким контролем, и дает дополнительные преимущества, которых не могут обеспечить только лишь соглашения о присвоении имен.

Как минимум, программное обеспечение для контроля версий автоматически сохраняет каждую предыдущую версию файла. К ней можно получить доступ или вернуться в любой момент, к тому же она служит резервной копией текущей версии файла. Члены команды также могут одновременно работать с отдельными файлами с помощью программного обеспечения для контроля версий перед обновлением до текущей версии. Это упрощает объединение изменений и устранение любых конфликтов файлов.

Если коротко, то программное обеспечение для контроля версий упрощает весь процесс управления версиями файлов и дает дополнительные преимущества командам, работающим с этими файлами.

Почему контроль версий так важен для команд?

Когда дело доходит до совместной работы над документами, наличие какой-либо формы контроля версий очень важно для согласования отдельных частей работы. Чтобы завершить законченный документ, вы должны знать, какой файл является окончательной версией, но не только это. Использование подходящего программного обеспечения и правильное управление версиями файлов поможет сберечь время и ускорить процессы в организациях любого размера.

Сохраняйте каждую новую версию файла

Основное преимущество контроля версий — возможность сохранять каждую версию файла в течение всего процесса работы над проектом, от начала до завершения. Вы можете проверить различия между версиями и убедиться в том, что все внесенные изменения сохранены. Вы должны быть уверены, что то, что попадает в финальную версию, является окончательным и не было добавлено в час ночи накануне.

Когда проект завершен, журнал версий также может иметь решающее значение при анализе работы вашей команды по прошествии времени. В этом случае контроль версий документов может служить журналом аудита работы ваших команд во время проекта, детализируя их продвижение на каждом этапе. Имея в своем распоряжении эту информацию, вы сможете лучше диагностировать проблемы в своих процессах, особенно когда речь идет о том, как оптимизировать свою работу в будущем.

Безопасная обработка и редактирование файлов

Ничто не задерживает работу в команде больше, чем когда кто-то перезаписывает файл без разрешения или случайно удаляет файл. С этого момента вам ничего не остается, кроме как пересмотреть всю свою электронную почту в надежде найти копию исходного файла. Вместо того чтобы надеяться, что вы найдете ее, вы можете рассчитывать на наличие резервной копии: системы контроля версий будут сохранять версию файла на каждом этапе изменений. С помощью функции восстановления файла Dropbox предыдущая версия будет всегда доступна, если сотрудник команды ошибочно внесет изменения или удалит файл либо вам понадобится к ней вернуться. Вам не придется беспокоиться о том, что файл исчезнет или постоянно будут вноситься изменения.

Мониторинг изменений, внесенных членами команды

Если у вас большая команда, работающая сообща, очень важно, чтобы вы знали, кто внес изменения, какие и когда. Как правило, общие документы содержат информацию о том, кто последний раз редактировал документ, но она может не отображать других членов команды, работающих над файлом. В этом случае вскоре вы обнаружите, что напрасно тратите время на отправку электронных писем с вопросом о том, кто просматривал файл и какие изменения были внесены.

Регистрация изменений файлов и различных версий документа, сделанных конкретным членом команды, — именно та область, где вам необходимо программное обеспечение для контроля версий. Например, при использовании контроля версий в Dropbox все изменения файлов будут видны и напрямую связаны с электронной почтой и аккаунтом члена команды. Вы будете получать уведомления всякий раз, когда кто-то редактирует файл, с точными сведениями, что было изменено, либо если файл был перемещен или удален в общей папке.

Этот уровень контроля версий создает более прозрачный процесс управления вашими файлами, а также подотчетности за эти файлы. Вы можете видеть, когда члены вашей команды начинают работать с файлом либо если было внесено неправильное или случайное изменение в файл. Любые изменения в файле может немедленно проверить ответственный сотрудник без отправки неловких электронных писем и беспокойства всей команды в Slack.

Создайте источник истины в вашей организации

Когда вы работаете с командой, действующей в разных местах или в строго регламентированных пространствах, согласование очень важно. Но если информация не является централизованной и доступной, командам не нужно много времени, чтобы потерять согласованность и сформировать бункеры. В сочетании с правильной информационной архитектурой контроль версий может помочь вам создать и сохранить общий источник информации во всех частях вашей организации.

Вместо того чтобы постоянно рассылать обновленные инструкции, контроль версий позволяет хранить один централизованный документ, на который могут ссылаться все сотрудники в вашей организации. С помощью Dropbox ваши инструкции по управлению персоналом, например, могут храниться в одной общей папке со специальными разрешениями на доступ для разных членов команды. При обновлении этих файлов члены команды будут видеть самую свежую информацию в том же источнике, а редакторы будут иметь журнал всей устаревшей информации. Это простой способ обеспечить безопасное хранение, резервное копирование и доступ к информации для всех, кому она необходима.

Автоматизируйте и ускоряйте процессы с помощью контроля версий

Разумеется, конечная цель любой оптимизации процесса должна состоять в том, чтобы сделать что-то более легким и менее времязатратным как для руководителей, так и для членов команды. С самого начала контроль версий документов может помочь вашей команде быть более гибкой. Он поддерживает актуальность и согласованность документов, обеспечивая надежную защиту от простоя, вызванного ошибками при обработке файлов.

Благодаря дополнительным преимуществам мониторинга, прозрачности и безопасности, системы контроля версий способны на большее, чем просто отслеживание последней версии файла. Они могут дать представление о процессах вашей команды, помочь вам усовершенствовать их, а затем лучше их согласовать во всей организации в будущем.