Что такое блок-схемы и как их использовать?

С помощью блок-схем можно представить сложные рабочие процессы в понятных изображениях, которые позволяют выявить узкие места и недостатки процесса.

Что такое блок-схема?

Блок-схема — это диаграмма, на которой обычно представлен процесс, система или компьютерный алгоритм и которая используется для документирования, планирования, уточнения или визуализации многоэтапного рабочего процесса. Благодаря блок-схемам вы можете определить цели и масштабы рабочего процесса, а также установить необходимые задачи в хронологическом порядке. Впервые эта концепция была задокументирована в 1921 году, когда инженеры-технологи Фрэнк и Лилиан Гилбреты представили Американскому обществу инженеров-механиков (ASME) графическую схему технологического процесса. Популярность блок-схем росла на протяжении 20-х и 30-х годов, как и известность Арта Спинангера и Бена С. Грэхема, ставших приверженцами этой системы. Опираясь на результаты работы Гилбретов, в 1947 году Американское общество инженеров-механиков приняло систему символов для блок-схем. К 1949 году блок-схемы начали использовать при планировании компьютерных программ. Хотя теперь для этой цели обычно используется псевдокод, блок-схемы по-прежнему остаются популярным и эффективным инструментом для повышения продуктивности работы.

В блок-схемах в том виде, в каком мы их знаем сегодня, используют символы различной формы для обозначения специфических элементов рабочих процессов, а стрелки и линии указывают на направление перехода от этапа к этапу. Блок-схемы могут представлять собой как простые эскизы от руки, так и сложные компьютерные диаграммы, в зависимости от потребностей пользователей.

Что означают символы блок-схем?

Если вам раньше доводилось видеть блок-схемы, вы могли заметить, что в них используются символы разных форм. Может показаться, что эти символы составлены в произвольном порядке, но на самом деле они обозначают предопределенные процессы и подпроцессы. В подробных блок-схемах, особенно тех, которые предназначены для компьютерного программирования, используется широкий спектр символов, в то время как для более простых схем часто достаточно всего лишь нескольких таких символов. Ниже приведены некоторые наиболее часто встречающиеся символы блок-схем:

  • Символ «Процесс», или «Действие»: этот символ обозначается прямоугольником и представляет собой этап процесса. Это самый распространенный символ блок-схемы.
  • Символ «Начало/конец» или «Терминатор»: этот символ представляет собой прямоугольник с закругленными краями, который изображается как в начальной, так и в конечной точках блок-схемы.
  • Символ «Решение»: ромбовидный символ, обозначающий вопрос, на который необходимо ответить «да»/«нет» или «истина»/«ложь». Затем блок-схема разбивается на различные ветви, представляющие собой отдельное направление для каждого ответа.
  • Символ «Данные», или «Ввод-вывод данных»: символ в форме параллелограмма, означающий данные, которые вводятся в процесс или выводятся из него, то есть задействованные или полученные впоследствии ресурсы.

Существует предположение, что в большинстве шаблонов блок-схем нужно придерживаться единой системы символов. Однако если вы разрабатываете свою собственную схему рабочего процесса, например просто создаете документ, который будете использовать вы или ваша штатная команда, вы можете не следовать общим правилам. В первую очередь блок-схема должна быть понятна вашей целевой аудитории. Если вы используете нестандартные символы, очень важно, чтобы они оставались неизменными во избежание путаницы.

Как можно использовать блок-схемы?

Блок-схемы — это универсальные инструменты широкого спектра применения. Как правило, блок-схемы используются в следующих целях:

Упрощение и визуализация сложных систем и идей

Формы, цвета и направляющие линии блок-схемы делают ее гораздо более доступной по сравнению с трудновоспринимаемым массивом текста, которым часто сопровождаются типичные оценки бизнес-процессов. Благодаря разделению рабочих процессов и концепций на небольшие части анализ процесса сильно упрощается, в результате чего гораздо легче увидеть общую картину.

Документирование, описание и стандартизация процессов для создания общего видения

Работая в коллективе, легко сосредоточится лишь на тех этапах процесса, за которые вы несете непосредственную ответственность. Совместная работа над созданием блок-схем может помочь устранить бункеры внутри организации и сильнее сконцентрироваться на цели, над достижением которой работает вся команда. Убедившись, что все участники рабочей группы имеют возможность одинаково взглянуть на определенную проблему, вы сделаете большой шаг на пути к ее решению.

Организация рабочих групп, определение избыточных элементов и сотрудничество для усовершенствования процессов

Иногда, имея визуальное представление о работе, которую необходимо выполнить, и зная, кто должен ее сделать, вы можете сразу же выявить проблемы в процессе. Вы можете заметить, что у одного из участников рабочей группы слишком много работы либо свободного времени, которое можно использовать более эффективно. Тщательно обрисовав задачи каждой части вашего процесса, вы сможете определить, какие элементы действительно необходимы, а какие нужно дополнительно оптимизировать.

Мгновенное отслеживание прогресса через единый источник достоверной информации

Блок-схемы, особенно подробные и сложные, — это документы, к которым вы будете регулярно обращаться на разных этапах вашего рабочего процесса. Знание того, что у вас есть один главный документ с подробным описанием всех деталей и отслеживанием каждой стадии производства, имеет неоценимое значение как на этапе производства, так и во время анализа после завершения процесса. Используя блок-схемы для отслеживания и оценки, вы сможете обеспечить бесперебойное протекание процесса, поскольку будете лучше осведомлены о выполнении задач и аспектах рабочего процесса, с которыми могут возникнуть какие-либо проблемы.

Несмотря на широкий спектр применения, в некоторых случаях требуются более специфические типы блок-схем. На «Плавательных дорожках», или межфункциональных диаграммах, рабочие процессы сгруппированы по категориям в столбцы. Обычно эти столбцы разделены на следующие категории: должность, отдел или этап процесса. Визуально блок-схема состоит из дорожек, похожих на те, которые можно увидеть в бассейне, из-за чего она и получила такое название. Диаграммы в формате «плавательных дорожек» не всегда необходимы, но они могут оказаться весьма полезными, если вы хотите быстро сравнить требования к разным категориям субъектов рабочего процесса. Диаграммы потоков данных отличаются от общих блок-схем отсутствием каких-либо правил принятия решений, циклов или контроля процесса. Эти диаграммы предназначены исключительно для отображения перемещения данных в системе. В частности, откуда они появились, куда они перемещаются и как они хранятся.

Еще одна характерная блок-схема — это нотация и модель бизнес-процессов (BPMN), которая является стандартом графического представления бизнес-процессов. Она стала общепринятым языком визуального моделирования бизнес-процессов и содержит условные обозначения и рекомендации, которым надо следовать. Несмотря на то, что BPMN основана на известных методах построения блок-схем, она поддерживает только концепции моделирования, применимые к бизнес-процессам, и не предназначена для других целей.

Несмотря на множество видов блок-схем, это не единственный способ визуализации информации. Из-за привычных символов разных форм и соединяющих линий многие диаграммы на первый взгляд выглядят как блок-схемы, но на самом деле они могут быть совершенно разными. В определенных случаях могут применяться диаграммы с уникальными свойствами: древовидные схемы решений, диаграммы связей, планы-графики или причинно-следственные диаграммы, и это только некоторые из них.

Как можно создать блок-схему?

Процесс создания блок-схемы может быть как простым, так и сложным — все зависит от вашего желания. Вы можете построить схему технологического процесса с помощью специального программного обеспечения, разработанного согласно требованиям промышленного стандарта, или начать рисовать фигуры, соединенные между собой стрелками, на клочке бумаги. Выбор остается за вами. Если вы хотите построить схему бизнес-процесса или организовать совместную работу внутри своей рабочей группы, вы можете рассмотреть вариант, который легко хранить и использовать. Для этого вам понадобится специализированное программное обеспечение для создания блок-схем, например Lucidchart. Это прекрасное решение, которое может помочь вам и вашей рабочей группе визуализировать сложные рабочие процессы и упростить их понимание.

Lucidchart позволяет создавать блок-схемы, диаграммы связей, организационные диаграммы и целый ряд других технических диаграмм и визуальных элементов, давая возможность мгновенно получить описание ваших процессов и четкое представление о структуре вашей рабочей группы. Интеграция Lucidchart с Dropbox Paper означает, что вы можете без проблем просматривать документы Lucidchart в Paper и легко делиться ими со своими коллегами. Для этого не требуется настройка. Вам необходимо всего лишь вставить ссылку для публикации Lucidchart в документ Paper, а Dropbox Paper автоматически сгенерирует изображение для предварительного просмотра. Это означает, что участники рабочей группы могут оставлять комментарии и вносить изменения в режиме реального времени в один общий документ, точно зная, что они смотрят самую последнюю версию файла. Построение схем даже самых сложных процессов невероятно упростилось благодаря возможности легко делиться набросками блок-схем со всеми участниками процесса. Теперь вы можете быть полностью уверены, что ни одна деталь не будет упущена.

Блок-схемы имеют богатую историю и по-прежнему остаются актуальным инструментом для оценки систем всех типов. Если однажды рабочий процесс заведет вас в тупик, рассмотрите возможность его визуального представления. Не исключено, что решение все это время лежало на поверхности.