Повышайте эффективность встреч с помощью инструментов для совместной работы

Обеспечьте максимальную эффективность встреч вашей рабочей группы, воспользовавшись этими практическими подсказками по тайм-менеджменту.

Как организовать эффективную встречу?

Ужасная встреча... Вы уже через это проходили. Это деловая встреча, на которой не решили никаких вопросов, перенесли все на следующий раз, и все участники вышли с ощущением потраченного впустую времени. А вот определение плохой встречи из учебника: это собрание группы людей в одном помещении для обсуждения всего, что пришло в голову. Если вы хотите, чтобы встреча прошла успешно, вам нужно такое качество, как предусмотрительность, а если ваша работа состоит в организации встреч, тогда вся команда должна быть уверена, что вы делаете это хорошо.

Заседания правления обычно проводятся раз в квартал, а не еженедельно. Многие бизнесы переключились на встречи-импровизации. Но дело не только в том, что плохие встречи не нужны никому. Они приводят к существенным расходам. Низкая эффективность коммуникации влечет за собой потери в объеме до 10 000 долларов США на каждого сотрудника. Поэтому организация эффективных встреч важна не только для вашего душевного равновесия, но и имеет большое финансовое значение как для малого, так и для крупного бизнеса.

Разумное управление встречами начинается задолго до их начала и продолжается после их окончания. Вот несколько ключевых факторов, которые нужно учитывать при планировании успешной встречи с сотрудником, клиентом или рабочей группой в полном составе.

Определите цель встречи

Множество плохих встреч заканчивалось тем, что у всех сотрудников в голове была только одна мысль: «Я мог бы потратить это время, чтобы выполнить то, что мы здесь обсуждали». Убедитесь, что вы четко определили цель встречи, до того как вносить ее в календарь. Один из лучших способов для этого — составление продуманного плана встречи.

Решите, когда начнется встреча

Не объявляйте время встречи внезапно, в тот же день или за день до встречи. Чем раньше вы уведомите участников, тем больше шансов на то, что встреча пройдет успешно. Не относитесь ко встрече как к проявлению вашей власти, которой вы пользуетесь, чтобы оторвать сотрудников от более важной работы. Функции управления задачами в Dropbox Paper дают четкое представление о рабочей нагрузке каждого сотрудника, поэтому вы можете видеть, хорошее ли время вы выбрали для встречи или у вашей команды на этот период есть более срочные задачи. Подобные инструменты тайм-менеджмента позволяют увидеть препятствия, с которыми столкнулись сотрудники в ходе реализации проекта, и понять, необходима ли встреча для обсуждения сложных моментов. Если ваши сотрудники находятся в разных частях страны или мира, вам нужно будет выбрать время, удобное для каждого в любом часовом поясе.

Пригласите важных участников встречи

Убедитесь, что приглашения на встречу отправлены тем, кому нужно. Не приглашайте всю команду, если вы знаете, что у кого-то есть более приоритетные задачи или в данном проекте участвуют не все сотрудники. Также не стоит исключать молодых сотрудников и стажеров, которые могут предложить новые перспективные идеи. Интеграция приложений Zoom и Slack в Dropbox Business позволяет включить в формат встречи и удаленных сотрудников вашей команды. Вы можете проводить встречу, вести протокол и отправлять письма по итогам встречи любому участнику команды как в офисе, так и за его пределами без переключения контекста. Что касается выбора участников встречи, нужно пригласить тех людей, которых непосредственно касаются вопросы, обсуждаемые в рамках встречи. В итоге успешные встречи — ключ к повышению эффективности работы команды.

Делитесь информацией, а не только получайте ее

Если нужно провести мозговой штурм для поиска новых идей по проекту, недостаточно просто собрать членов команды в конференц-зале и ожидать, что они все сделают сами без подготовки. Планируя встречи, в особенности для мозгового штурма, сначала соберите и запишите все свои идеи. Заблаговременно сообщите о встрече ее участникам, чтобы они могли к ней подготовиться. Если вы хотите, чтобы каждый внес свою лепту, обязательно создайте документ в Paper, где участники смогут заблаговременно ознакомиться с информацией о встрече и поделиться своими идеями.

Обеспечьте возможности для принятия решений

Презентуйте эффективную встречу как любую другую задачу: начиная с цели и заканчивая решением или, по крайней мере, согласованными шагами в этом направлении. Если целью встречи является решение проблемы, дайте всем присутствующим возможность высказаться относительно подходов к ее решению. Посвятите время встречи командному решению проблемы. Не заканчивайте встречу, пока каждому ее участнику не будет понятен план действий, не будут установлены сроки выполнения и исполнители конкретных задач.

Как провести встречу

Эффективные встречи не обязательно проводятся в конференц-залах. Если в команде есть удаленные сотрудники, это не всегда возможно. Результативность встречи не должна зависеть от того, где она проводится. Zoom или Google Hangouts — отличные варианты для организации встреч.

Не нужно выделять специального сотрудника для ведения протокола, так как все участники встречи могут делать заметки в общем документе в режиме реального времени. Хотя может показаться, что «на одной кухне слишком много поваров», но таким образом мы мотивируем каждого участника вносить свой вклад в режиме реального времени. Также это означает, что, если удаленные члены команды присоединились в процессе встречи, потому что проживают в другом часовом поясе или из-за плохого качества связи, им не нужно будет ждать окончания встречи, чтобы увидеть, что они пропустили: они смогут ознакомиться с протоколом встречи в любой момент. Для интровертов такие заметки по ходу встречи могут быть очень эффективны. Можно редактировать документ и выделять в нем ключевые моменты разных точек зрения, а затем включить их в письмо по итогам встречи.

Всегда следует отправлять письма по итогам встречи, поскольку в лучшем случае вы вряд ли запомните все, что говорилось в процессе, даже если делали заметки. Письмо по итогам встречи составляется ее организатором и помогает участникам выделить ключевые пункты обсуждения и обратить на них особое внимание. По-настоящему успешная встреча — это та, после которой каждый участник может четко вспомнить, о чем там шла речь. Если весь ваш день посвящен встречам и заметкам, упорядочивайте их, воспользовавшись шаблоном протокола встречи.

Типы встреч

Не каждой встрече нужно уделять максимальное внимание. Можно просто определить пункты плана встречи; для этого нужны вы, финансовый менеджер и магнитно-маркерная доска или удобное приложение для сканирования документов, как правило счетов-фактур. Встречу с фрилансером можно просто провести в Slack и дать коллегам знать, что они могут обратиться к вам при необходимости. Это может быть и совместный обед с коллегой. В конце концов, встречи — это просто способ поддержания связи. Не игнорируйте вопросы только потому, что они не обсуждались на официальном совещании, и вернитесь к интересующему вас вопросу, даже если на совещании присутствовало всего два человека. Помните: каждая встреча имеет значение независимо от количества участников.

Создайте благоприятные условия для встречи

Если вы проводите встречу, посвященную офисным новостям или представлению новых участников рабочей группы, некоторым сотрудникам это может показаться неважным. Однако, если мы говорим о формировании команды, такие встречи важны в контексте общей корпоративной культуры. Мотивируйте сотрудников к участию, например с помощью вкусной еды, благодаря которой можно сочетать продуктивную встречу с совместным обедом команды. Намекните, что собираетесь представить их вниманию что-то интересное, даже если речь идет о месте проведения вечеринки на Рождество.

В организации встречи могут принимать участие все

Существует устаревшее мнение, что планировать встречи могут только руководители, которые имеют полномочия вызывать сотрудников на эти встречи. Но коммуникация должна быть двусторонней. Если вы считаете, что встреча нужна, организуйте ее. Просто помните, что это должна быть эффективная встреча, а не пустая трата времени.

Встречи нужны всем: здесь можно поделиться идеями, озвучить опасения и вместе найти их решение. Допустим, есть проблема, которую невозможно довести до сведения сотрудников в полной мере даже с помощью самого лучшего инструмента для управления задачами. Это отличный момент, чтобы обсудить проблему лично с участниками вашей команды. Встречи проводятся, чтобы каждый мог высказаться независимо от должности и местонахождения. Благодаря эффективным цифровым инструментам, которые находятся в вашем распоряжении, вы легко сможете провести любую встречу.