Как сканировать документ

Независимо от того, являетесь ли вы «цифровым кочевником» или технически подкованным родителем, очень важно иметь возможность легко переносить бумажные документы на экран компьютера или мобильного телефона. Ниже представлено краткое руководство по наиболее распространенным методам качественного сканирования документов.

Когда следует использовать сканер?

В наши дни многие файлы и документы являются цифровыми. Это свидетельствует о том, что сканирование документов по-прежнему необходимо. Люди хотят сканировать и сохранять самые разные материалы, в том числе:

  • личные напечатанные фотографии;
  • рукописные записи;
  • медицинские и финансовые документы;
  • личные или рабочие квитанции;
  • контракты и счета-фактуры;
  • фотографии и идентификационные карты;
  • журнальные и газетные вырезки;
  • эскизы и чертежи.

Все это по-прежнему очень востребовано как для личных, так и для профессиональных целей. Современные решения обеспечивают намного более быстрый, плавный и простой процесс сканирования документов, чем старомодные способы, которые вы можете помнить.

Использование копира для сканирования

Принтеры, если они не древние, обычно работают, как сканеры, а современные модели позволяют отправлять скан по электронной почте прямо с аппарата. Если вам необходимо отсканировать документ на работе либо у вас есть доступ к принтеру или копиру в местной библиотеке, они упрощают получение высококачественных сканов и, как правило, просты в использовании, хотя обычно и дороги. Можно быстро добавить несколько отсканированных страниц. И даже если дома у вас есть принтер, это не самое лучшее решение для сканирования документов, потому что процесс может быть трудоемким и неэффективным.

Выполняемые действия зависят от моделей. Одни просто сканируют и отправляют документ на компьютер, к которому подключены. Другие, более современные, принтеры или копировальные аппараты позволяют выбрать размер, цветовой режим или тип файла, а затем  — локального пользователя или уникальный адрес электронной почты для отправки документа. Сканы обычно передаются с копировальных аппаратов в виде файлов PDF, но в зависимости от копира у вас может даже быть возможность выбора других типов файлов, таких как JPEG или PNG.

Использование сканера

Если у вас дома есть специальный сканер, сканировать документы очень просто. Однако, в зависимости от модели, у вас может не быть возможности передавать сканы на электронную почту или отправлять документы в формате PDF. Если вы купили домашний сканер, вам может потребоваться выполнить некоторые настройки, в отличие от настроек по умолчанию, чтобы обеспечить сканирование в правильном разрешении и цветовом режиме.

В зависимости от того, что вы сканируете, может возникнуть необходимость повозиться с настройками, чтобы получить идеальный результат. Типичные документы формата Letter или Legal сканируются относительно легко. Но если вы сканируете иллюстрацию, размер может быть слишком большим или подбор цветов — недостаточно точным.

Как сканировать документы на iPhone или андроид?

Сканирование на ПК — это одно, но что, если вы работаете из дома, в общественном месте или просто не хотите тратиться на сканер, которым не будете часто пользоваться? Мобильное сканирование — это простая и экономичная альтернатива для быстрого сканирования бумажных документов в пригодные для чтения файлы. Вместо того чтобы тщательно сопоставлять документы и пропускать их через копировальный аппарат, вы можете просто сделать фотографию с помощью мобильного устройства. Затем приложение для сканирования документов преобразует изображение в высококачественный скан, который можно отправить в виде PDF, PNG или любого другого типа файла, который вам нужен. Эта возможность открывает множество новых способов сканирования документов в повседневной жизни, не подразумевающих поездку в библиотеку или наличие домашнего офиса.

Например, приложение для сканирования документов Dropbox позволяет автоматически сохранять любые документы, отсканированные в вашем аккаунте Dropbox, которые сразу же доступны как на вашем рабочем столе, так и на мобильном устройстве. Если вы оцифровываете коллекцию фотографий своей семьи, вам понадобится сделать всего несколько нажатий на телефоне, чтобы превратить бумажную фотографию в отсканированное изображение качества оригинала и сохранить его в своей коллекции цифровых фотографий. Если вы беспокоитесь об организации документов, отсканированных с помощью мобильного устройства, наше приложение для сканирования документов также использует технологию OCR. OCR преобразует отсканированный текст в текстовые данные, которые можно искать. Это означает, что вы можете идентифицировать любые документы, которые сканируете, с помощью поиска по одному ключевому слову в своем аккаунте Dropbox.

Преимущества сканирования с помощью мобильного телефона

Мобильное сканирование позволяет наслаждаться удобством сканера без необходимости покупать какое-либо оборудование. Приложение для сканирования Dropbox использует умную технологию, чтобы ваши документы выглядели так же хорошо на ваших устройствах, как и на бумаге. Кроме того, вам больше не придется беспокоиться о потере или повреждении документов — просто вытащите телефон из кармана и отсканируйте документ за считанные секунды.

Использование OCR-сканирования

В приложении для сканирования Dropbox технология оптического распознавания символов также превращает изображения с вашего мобильного устройства в доступный для поиска текст путем извлечения копии из вашего изображения. Это означает, что вы можете искать ключевые слова в отсканированных документах, чтобы найти их в Dropbox. Например, если вы загрузили банковскую выписку с напечатанной датой в углу, просто выполните поиск по дате, и вы сможете быстро найти свой документ. Поскольку бумажные документы легко конвертировать в PDF и легко обнаруживать и искать, вы можете существенно сократить количество бумажных документов. Или вы можете заменить приложение для заметок, которое вы используете для расшифровки, приложением для сканирования с помощью OCR, мгновенно оцифровывая документы и заметки с помощью сканирования одним касанием.

Как обеспечить высокое качество сканирования

Какой бы метод сканирования вы ни выбрали, удостоверьтесь, что ваши документы находятся в наилучшем состоянии для четкого сканирования:

  • Убедитесь, что документы не измяты и не сложены.
  • Убедитесь, что детали документов не блеклые.
  • Не допускайте загромождения фона при сканировании с помощью телефона.

Если вы собираетесь использовать сканер для копирования без оптического распознавания символов, обратите внимание на разрешение, измеряемое в DPI — точках на дюйм:

  • Для фотографий используйте более высокое разрешение или разрешение без потерь до 600 DPI.
  • Для простых документов в оттенках серого используйте разрешение 300 DPI, чтобы они были разборчивы и имели небольшой размер.

Программное обеспечение для редактирования изображений сможет исправить любые проблемы с отсканированным документом, но лучше с самого начала делать все правильно.

Сделайте резервную копию своих сканов

Обмен фотографиями в Интернете или хранение их в облачном хранилище гарантирует, что отсканированные изображения не будут потеряны на жестком диске или случайно удалены. Это также идеально подходит для ваших личных документов, таких как банковские выписки, которые вы также можете отсканировать и сохранить в виде цифровой версии.