Цикл «планируй-делай-проверяй-действуй»

Сделайте процесс решения проблем для своей команды более качественным и удовлетворительным, просто используя цикл PDCA.

Что такое PDCA?

PDCA — это простой итеративный метод управления для проверки изменений в процессах или решения проблем и обеспечения их постоянного улучшения с течением времени. Как и многие методы контроля процессов и качества, используемые сегодня в различных отраслях промышленности, этот метод возник из производственной практики 20-го века. Простота и воспроизводимость PDCA привели к тому, что данный цикл стали использовать частные лица, команды или целые организации во многих отраслях, не связанных с производством.

Как возник PDCA?

PDCA был получен из «цикла Шухарта» Уильяма Эдвардса Деминга, названного в честь специалиста по статистике Уолтера Шухарта, которого часто называют отцом современного контроля качества. Деминг, американский инженер и профессор, приобрел наибольшую известность за свою работу в Японии. Его идеи оказали влияние на послевоенные производственные процессы и способствовали восстановлению страны. Фактически название PDCA было придумано участниками его лекций, которые упростили цикл Шухарта до принципа «планируй, делай, проверяй, действуй». На самом деле Деминг предпочитал термин «изучай», а не «проверяй», соответственно, цикл назывался «планируй-делай-изучай-действуй» или PDSA, поскольку в нем больше внимания уделялось анализу результатов, а не простой проверке того, что изменилось.

Тем не менее, сегодня этот метод наиболее известен как цикл PDCA, так как он подразумевает выполнение и многократное повторение действий. Структуру и логику можно увидеть и в других методах управления качеством на производстве, таких как «бережливое производство», «кайдзен» и «шесть сигм».

Как работает цикл PDCA?

Цикл PDCA включает в себя 4 этапа: «планирование», «выполнение», «проверка» и «действие». Процесс выполняется линейно, при этом завершение одного цикла связано с началом следующего цикла.

  • Планирование. Понимание вашего текущего и желаемого состояния. Проще говоря, целью этапа планирования является определение ваших целей, их достижение и оценка прогресса в их достижении. Естественно, это несколько расплывчатый этап, основанный на том, что вы пытаетесь сделать, и разные команды подходят к PDCA по-разному. Кто-то может разделить его на несколько промежуточных этапов, что уже реализовано в других методах, таких как DMAIC.

    Если вы хотите обеспечить эффективное использование возможностей, тогда ваше планирование должно быть сосредоточено на процессах или действиях, необходимых для выявления таких возможностей. Если вы хотите решить проблему, связанную с процессом, то вам может потребоваться анализ первопричин, прежде чем вы сможете приступить к реализации плана. В любом случае, использование данных, будь то уже существующие данные процесса или анализ предыдущих циклов PDCA , поможет вам разработать план действий или гипотезу.
  • Выполнение. Как только у вас появится план действий или потенциальное решение проблемы, протестируйте их. Этап выполнения — это время, в течение которого вы можете протестировать свои первоначальные предложенные изменения. Однако его следует рассматривать как эксперимент, поскольку время для полного внедрения решения или изменения процесса еще не наступило. Таким образом, этот этап следует проводить в небольших масштабах и в контролируемой обстановке. На него не должны влиять внешние факторы, и он не должен нарушать другие процессы и действия вашей рабочей группы или организации. Конечно, весь смысл этого этапа заключается в сборе данных и информации о результатах теста, так как на этом будут основываться следующие этапы процесса.
  • Проверка. После завершения экспериментального тестирования вам необходимо выполнить оценку, принесли ли предложенные вами изменения или решения ожидаемый эффект. На этапе проверки вы анализируете данные, собранные на этапе выполнения, и сравниваете их со своими первоначальными целями и задачами. Также следует оценить используемый вами подход к тестированию, чтобы понять, были ли внесены какие-либо изменения в метод, определенный на этапе планирования, которые могли повлиять на процесс. В целом задача этого этапа — оценить, насколько успешным является ваш результат, и что нужно предпринять на следующем этапе процесса. На самом деле, вы можете провести другой тест, повторяя этапы выполнения и проверки, пока не найдете удовлетворительное решение для перехода на этап действия.
  • Действие. По окончании цикла вы вместе с участниками рабочей группы должны определить предлагаемые изменения. Однако PDCA называется циклом неспроста, поскольку любые изменения, которые вносятся вами в этап действия, не являются завершением процесса. Ваш новый и улучшенный продукт, процесс или решенная проблема должны сформировать новую основу для дальнейших повторений цикла PDCA.

Команды и специалисты-практики PDCA обычно выясняют, какие инструменты оказались наиболее эффективными на каждом этапе. Однако, независимо от того, проводите ли вы мозговые штурмы на этапе планирования или собираете данные на этапе проверки, Dropbox Paper поможет вам в управлении каждой частью процесса. Общие документы планирования проекта помогают наметить процесс, в то время как инструменты для совместной работы поддерживают вовлеченность участников команды по мере повторения цикла PDCA. И, конечно же, все ваши документы — это файлы, которыми можно легко делиться через хранилище Dropbox.

Зачем следует использовать PDCA?

По своей сути PDCA предоставляет сотрудникам и участникам рабочей группы стандартизированный подход и руководящие принципы для решения проблем и постоянного совершенствования своей работы. Однако это можно сказать и о многих других методах управления и контроля качества, каждый из которых имеет свой уровень сложности и количество успешных примеров. Что делает PDCA особенным по сравнению с остальными методами?

Основная причина в том, что PDCA или «планируй, делай, проверяй, действуй» — это простой, ясный и интуитивно понятный процесс, который люди могут освоить и внедрить в свою работу. Данный метод стал не только самым надежным решением в сфере труда, но и широко распространился в разных отраслях и прочно укоренился в сознании людей. Несмотря на то, что он все еще требует некоторого участия ваших коллег для эффективного функционирования в рабочих группах, простота PDCA позволяет легко внедрить его в вашу организационную культуру и общие процессы.

Благодаря своему циклическому и повторяющемуся характеру PDCA также помогает устранять ошибки и предотвращать их появление в будущем. Цикл предназначен для выявления ошибок и их коренных причин при неоднократной оптимизации процесса. Продолжая тестировать различные решения и успешно внедряя их, вы также будете накапливать данные и опыт в понимании процесса. На данный момент PDCA становится не просто способом решения проблем. Он может давать ценную информацию, которая имеет отношение к различным процессам в вашей рабочей группе или организации.

PDCA — это стратегия с высокой степенью адаптируемости. Некоторые приверженцы этого метода могут рекомендовать определенные документы или шаги, которые должны быть выполнены на этапе планирования, чтобы убедиться, что они готовы перейти к остальным этапам цикла. Однако то, что необходимо определить или спланировать, в конечном счете, зависит от вас и вашей рабочей группы, при условии, что этого будет достаточно для поддержания остальной части процесса. Такая адаптивность, в свою очередь, делает цикл PDCA масштабируемым, поскольку он может быть адаптирован к любой ситуации и команде любого размера, даже если она состоит из одного человека.

Когда следует использовать PDCA?

Хотя некоторые подходы к решению проблем и управлению могут потребовать много времени и ресурсов, адаптивность PDCA означает, что его можно применять в большинстве случаев. Если вы хотите постоянно улучшать свои рабочие процессы или процессы своей рабочей группы, тогда PDCA — идеальный выбор. Однако поэтапный методический подход PDCA означает, что изменения происходят постепенно. Таким образом, данный метод может не подойти, если ваша организация имеет дело с проблемой, требующей безотлагательного решения, или чрезвычайной ситуацией. Точно так же, если вы хотите видеть быстрые изменения в производительности и результатах, PDCA может не дать желаемого результата. Сила PDCA заключается в его способности постоянно выявлять проблемы, а затем совершенствовать и находить оптимальные методы, так как вы едва ли сможете полностью решить проблему или улучшить производительность после одного повторения цикла.

Постоянное улучшение с помощью PDCA

По своей сути, PDCA — это концепция урегулирования ситуаций. Сначала вы определяете ситуацию и ставите цели, затем тестируете различные подходы к достижению этих целей, анализируете их успех и корректируете свое поведение, прежде чем, наконец, продолжить двигаться вперед, используя то, что показало свою эффективность. Если ваша рабочая группа или организация не может напрямую интегрировать PDCA, данный цикл по-прежнему предлагает руководящий принцип, который поможет вам понять и найти подход к любой ситуации, с которой вы можете столкнуться на рабочем месте и за его пределами.

Будучи настолько простым, PDCA по-прежнему является процессом, требующим обеспечения строгости и совершенного владения методикой, чтобы вы могли действительно извлечь выгоду из него. Тем не менее, его утверждение и последующее выполнение на самом деле могут изменить способ работы вашей рабочей группы, результаты которой вы сможете оценить с течением времени и после нескольких повторений цикла. Продвижение PDCA в рабочих группах и организациях вместе с успешным освоением поможет вашим коллегам перейти к философии, способствующей решению проблем и критическому мышлению.