Что представляет из себя PERT?

Программа PERT может быть полезна менеджерам проектов, которые хотят повысить эффективность работы своей команды.

История методики оценки и анализа программ

Аббревиатура PERT означает «Методика оценки и анализа программ». Эту методику используют различные организации более 50 лет. Она была разработана в 1958 году Отделом по реализации специальных проектов ВМС США. PERT — методика оценки и анализа программ, которая была разработана для планирования больших и сложных проектов. PERT осуществляет глубокую оценку программы до ее начала, начиная с общей оценки. Методика использовалась при разработке ракет Polaris и проведении зимних Олимпийских игр в Гренобле. PERT стала первой методикой такого типа, хотя впоследствии разрабатывались схожие концепции управления.

Процесс управления проектами с помощью PERT

Как упоминалось выше, PERT предназначена для работы с очень сложными проектами, которые необходимо реализовывать с помощью последовательных задач или запускать параллельно с другими проектами. В общем, цель PERT — своевременное завершение проектов в рамках бюджета, а также точная оценка их общего объема на этапе определения объемов работ.

Определение объемов работ в проекте PERT

Определение объемов работ — ключевой этап работы с PERT. На этом этапе составляется план действий для вашего проекта. Методика учитывает факторы, которые могут привести к нежелательному результату или увеличению количества времени, необходимого для реализации проекта, а также ключевые этапы его реализации. По сравнению с методикой определения объемов работ, которую обычно использует ваша рабочая группа, PERT может показаться исчерпывающей, учитывающей все, начиная с управления ресурсами и заканчивая личной эффективностью. PERT была разработана военными, поэтому здесь особое внимание уделяется подготовке и учету всех факторов.

Условия PERT для определения объемов работ

PERT использует перечисленные ниже условия для определения ключевых событий, сроков и ресурсов:

События

События PERT являются этапами вашего рабочего процесса. Они не требуют никаких ресурсов сами по себе, но событие PERT не может быть завершено до тех пор, пока не будет завершена каждая предшествующая ему задача.

  • Событие PERT означает начало либо завершение одного или нескольких действий.
  • Предшествующее событие имеет место непосредственно перед другим событием или событиями.
  • Последующее событие происходит непосредственно после другого события или событий.
Задачи

Задачи в PERT — это задания, для выполнения которых требуются ресурсы:

  • Задача PERT означает выполнение задания, для которого используются ваши ресурсы: время, материалы, деньги или оборудование. Вы не можете выполнить задачу PERT, пока не будет завершено событие, отмечающее ее начало, например, если какие-либо задачи на этапе предыдущего события не завершены, нельзя начать новый этап.
  • Подзадачи PERT — это небольшие задания, на которые можно разделить задачу PERT. Например, задачу «подготовить чертежи» можно разделить на подзадачи «подготовить чертежи 1, 2 и 3», если для ее выполнения нужно несколько шагов.
Сроки

Сроки являются ключевым аспектом PERT и позволяют добиться оптимальной производительности и снижения затрат:

  • Оптимистичный срок — это минимальное количество времени, необходимое для выполнения задачи при условии, что все будет работать безотказно и даже лучше, чем ожидалось.
  • Пессимистичный срок, наоборот, означает максимальное количество времени, необходимое для выполнения задачи при условии, что все, что может пойти не так, пойдет не так, не считая глобальных бедствий.
  • Скорее всего, реальный прогнозируемый срок выполнения будет лежать в промежутке между этими двумя значениями при условии, что все будет идти как обычно.
  • Именно ожидаемый срок выполнения лучше всего учитывать при планировании доставки, допуская, что что-нибудь пойдет не так. Для реализации рутинной задачи ваши расчеты должны основываться на усредненной временной модели.
Управление

Ниже приведены некоторые термины, которые помогают определить важность, ход реализации и ожидаемое время каждого события или задачи:

  • Критический путь позволяет получить обзор всего проекта с первого дня его реализации до даты его завершения и определить общее количество времени в днях, месяцах и годах, которое понадобится вашей рабочей группе для реализации проекта. Метод критического пути является фактически отдельным подходом, разработанным в то же время, что и PERT, но изначально оба эти подхода использовались вместе.
  • Термин «критическая задача» применяется к задачам, для которых недопустимо превышение установленных сроков или использование большего количества ресурсов, чем было запланировано. Как следует из названия, критическая задача является критичной для успешного завершения проекта.
  • Запас или резерв — это время и ресурсы, доступные в ходе реализации проекта. Свободный резерв — это соотношение имеющихся ресурсов на случай задержки в работе команды, а отрицательный резерв — это задачи, для которых наблюдается дефицит ресурсов.
  • Время выполнения — это время, за которое нужно реализовать предшествующее событие, чтобы перейти к следующему событию.
  • Задержка во времени — это минимальный промежуток между двумя последовательными событиями.
  • Ускорение используется, когда рабочая группа принимает решение о параллельном выполнении критических задач, чтобы сократить общий критический путь.
  • Сжатие критического пути, означает, что вы выделяете дополнительные ресурсы на задачу на критическом пути, сокращая количество времени на его прохождение, а следовательно и сам критический путь.
Этапы планирования проекта PERT

Теперь, когда вы ознакомились со всеми ключевыми терминами, рассмотрим, как применить их на практике:

  1. Определите свои задачи. Вы должны распланировать все задачи, необходимые для завершения вашего проекта, что может занять некоторое время. Если вы отвечаете за сложный проект, ключевым моментом является формирование его видения на этом раннем этапе.
  2. Определите правильную последовательность. Установите наилучшую последовательность действий для получения оптимальных результатов каждой задачи, принимая во внимание возможность параллельного выполнения нескольких задач. Правильно определите порядок зависимости задач.
  3. Оцените сроки. Определите, сколько времени потребуется на выполнение каждой задачи, установив оптимистичный, пессимистичный и ожидаемый срок.
  4. Создайте диаграмму PERT. Это будет визуальным представлением вашего проекта.
  5. Установите запас. Убедитесь, что вы знаете, сколько ресурсов потребует каждая задача.
  6. Оценка критического пути. На основе разработанной вами структуры установите дату полного завершения проекта.

Методика PERT: преимущества и недостатки

Как видите, PERT — это масштабная задача даже на этапах планирования. Вы и ваша рабочая группа должны тщательно продумать, является ли этот вариант лучшим методом управления вашим проектом. В целом подход PERT не особо применим к небольшим проектам. Если вы пробуете применить его к довольно простым проектам, то можете оказаться в ситуации «у семи нянек дитя без глазу». Перед тем как принять решение о применении этой методики, рассмотрите ее преимущества и недостатки:

Преимущества методики PERT
  • Создает наглядное и понятное визуальное представление всего проекта.
  • Позволяет провести глубокий анализ ресурсов и эффективности проекта до начала его реализации.
  • Позволяет получить структурированный подход благодаря составлению четкого графика работ.
  • Обеспечивает возможность учета, так как каждый участник имеет четко определенную роль и сроки выполнения задачи.
  • Предоставляет отчет по задержкам в работе.
  • Мотивирует членов рабочей группы благодаря четкому плану сотрудничества.
  • Может привести к более быстрому завершению проекта, потому что каждый знает, что он должен делать и когда. Например, позволит избежать задержек из-за недостаточно четкого сообщения ожиданий.
Недостатки методики PERT
  • Начав разбивать на этапы каждое необходимую задачу, вы получите огромное количество задач.
  • Не лучший вариант для небольших проектов и простых задач.
  • Узловые события и диаграммы позволяют продемонстрировать ожидания, но не показывают реальный статус проекта.
  • Ожидания не всегда воплощаются в реальность в ходе реализации проекта.
  • На этапе определения объемов работ значительно увеличивается объем административных задач.
  • Оценка сроков может угнетать и препятствовать выполнению творческих задач.

Подходит ли методика PERT вам и вашей команде?

Если в вашем проекте задействовано много людей и много задач, наличие сетевой диаграммы PERT в качестве плана даст всем мощный инструмент управления проектом, который можно использовать в качестве основы для продвижения вперед. Но если у вас не очень сложный проект, эта методика только запутает вас, и вы потратите драгоценное время на ненужную детализацию.

Какие существуют альтернативы PERT?

Если вы считаете, что ваша команда может получить преимущества, используя некоторые идеи PERT без внедрения методики полностью, рассмотрите методики со схожей концепцией, но с меньшим количеством бумажной работы. Dropbox предлагает инструменты управления задачами, которые позволяют без усилий быть в курсе того, что делает ваша рабочая группа. С интеграциями приложений, включая Xero, Monday и Trello, вы можете легко управлять финансами, задачами рабочей группы и решать проблемы непосредственно из Dropbox.

Менеджеры проектов могут обнаружить, что рабочей группе нужна не сложная методика планирования, а четко простроенный рабочий процесс и инструменты для его реализации.