Рабочие группы и процесс планирования проекта

Преобразуйте планирование проекта, вовлекая участников рабочей группы в этот процесс в первый же день.

Важность процесса планирования проекта

Любому проекту предшествует фаза планирования — процесс определения задач, графика работы, ресурсов и всего остального, что вам нужно знать, чтобы проект был успешным. Конечно, есть задачи, которые можно выполнить быстро, но специалисты по управлению большими, долгосрочными проектами знают, насколько важен процесс планирования. Ввиду столь высокой важности планирование — часто сфера ответственности руководителей проектов и лиц, принимающих решения в организации, но такой подход к реализации проекта может стать ущербным.

Когда отдельные менеджеры выносят решения по всему проекту и навязывают их членам рабочей группы, это может создать разногласия в понимании командой целей проекта. Даже если вы работаете в тесном контакте с вашей командой изо дня в день, не всегда возможно обеспечить согласованность с разными членами команды в нескольких проектах, когда работа набирает обороты. Или, что еще хуже, вы вообще не ведете постоянного планирования и лишь проверяете поручения, поступающие сверху, в то время как рабочие группы следуют отдельным инструкциям, четко не зная, где находится их часть работы и как она вписывается в график проекта.

Если вы хотите быть в согласии с вашими командами в вопросах целей проекта и подходов к их достижению, лучший способ достичь такой согласованности — привлечь вашу команду с самого начала к процессу планирования проекта.

Почему нужно вовлекать рабочую группу в планирование проекта?

Введение вашей команды в круг ответственных лиц в качестве первого шага в стратегическом планировании имеет множество преимуществ не только в течение жизненного цикла проекта, но и для вас и вашей команды проекта в будущем:

Мотивация и ответственность

Когда участники рабочей группы получают простые, индивидуальные сводки и задания, им может быть трудно понять общие цели проекта. Как следствие, они могут плохо представлять, как их работа повлияет на работу других в рабочей группе проекта и каковы могут быть конечные результаты проекта или продукта, который они производят. Предоставление вашей команде пространства для сотрудничества и определение роли ее участников в процессе планирования проекта поможет им увидеть более масштабную картину. Это не только поможет им понять общую цель и, следовательно, требования к их работе, но и уверовать в проект целиком и полностью, сделав их заинтересованными полноправными сторонами проекта. Пробудив в них чувство ответственности за успех проекта, вы обнаружите, что управляете гораздо более целеустремленной и мотивированной командой.

Повышение квалификации участников рабочей группы

Ваша рабочая группа всегда находит новые способы повысить качество и эффективность выполнения своих ежедневных задач. В то время как одни участники рабочей группы активно ищут новые возможности для взаимодействия, других необходимо поощрять расширять свой кругозор на рабочем месте. Привлечение вашей рабочей группы к процессу планирования проекта может помочь обеспечить ей новые возможности для экспериментирования и приобретения новых навыков. Таким образом, вы можете выполнять важные задачи по планированию, повышая профессиональный уровень своей рабочей группы и помогая сотрудникам стать ценными членами команды. Приобретя новые навыки, они не только станут важными участниками процесса планирования проекта, в конечном итоге они смогут вести и направлять других членов команды в планировании работы. И, конечно же, создание среды для обмена опытом и взаимной ответственности полезно для любой организационной культуры.

Эффективность посредством делегирования

Когда начинается реализация проекта, работа распределяется между членами рабочей группы в зависимости от их навыков. Так почему бы не сделать то же самое на этапе планирования? Как только ваша рабочая группа поймет шаги в стратегическом планировании проекта, вы сможете разделить работу по планированию между ее членами. Это не только освободит ваше время от многочисленных обязанностей по планированию проекта, но и может реально повысить эффективность процесса, поскольку работа начнет выполняться быстрее. Если члены команды так же хорошо разбираются в процессах планирования проектов, как и в выполнении своих повседневных обязанностей, совместная подготовка и анализ проектов станут проходить намного быстрее. Просто убедитесь, что схема, при которой каждый участник просто выполняет свои индивидуальные задачи планирования, не создает разрозненности в вашей команде — это все равно должен быть совместный процесс.

Как построить процесс планирования проекта в команде

Конечно, формирование совместного подхода к планированию проекта с вашей командой требует правильных методов и стратегий. Вот некоторые важные идеи, которые понадобятся вашей команде, чтобы лучше планировать успешные проекты вместе:

Проводите мозговые штурмы в команде

Чаще всего первым шагом в стратегическом планировании является этап мозгового штурма и генерирования идей. Если вы менеджер проекта, вам нужно не только держать дверь открытой для членов вашей команды, но и приглашать их к участию в этом процессе. После того как вы проинформировали их о предстоящем проекте, запланируйте встречу, чтобы обсудить с вашей командой первоначальные планы. Убедитесь, что вы отправили повестку дня, и заранее определите цель встречи, чтобы она была эффективной. Если такого рода встречи являются первыми для вашей команды, попробуйте использовать протокол встречи или шаблон мозгового штурма: структурированный подход может помочь добиться результативности.

Создайте общий документ плана проекта

Как только вы и ваша команда занялись планированием проекта, создайте общий и централизованный план управления проектом и документ планирования проекта. Это должно сработать как пробный камень для каждого члена вашей команды и поможет понять, где вы находитесь в этом процессе и что было решено. Можно обойтись и доской, но программное обеспечение для управления проектами и программы для совместной работы, такие как Dropbox Paper, могут автоматизировать и упростить этот процесс. Вся ваша команда может совместно работать над одним и тем же документом в Paper со встроенным журналом версий и записями о том, кто какие изменения внес. Там вы можете делать ссылки на другие документы по планированию в Paper, если это необходимо, или делиться ими с другими командами в вашей организации, которым требуется понимание вашего планирования.

Используйте специальный подход к планированию и управлению проектом

Если вы изо всех сил пытаетесь определить подход, который будет наиболее эффективен для вашей команды при планировании проекта, то существует множество специальных подходов к планированию и управлению проектами, которые вы можете попробовать. Так, при подходе под названием «гибкое планирование» создается расписание спринтов для вашей команды — планов в виде серии коротких рабочих циклов. Также подход предлагает возможности для обратной связи и повторение циклов с учетом новых приоритетов. Для сравнения: PERT, или метод оценки и анализа программ, предлагает сложную систему определения требований проекта, этапы внутри проекта и принципы управления рисками. Кроме того, инструменты планирования проекта, такие как диаграммы Ганта или матрица Эйзенхауэра, могут помочь вам организовать задачи и процессы с помощью проверенных на практике методов.

Каждый подход имеет свои преимущества и уровень сложности. Хотя ваша рабочая группа может в конечном итоге изменить или перерасти эти подходы, использование определенной методологии может вовлечь всех в процесс планирования проекта.

Обеспечьте связь в любое время

Тесная коммуникация имеет первостепенное значение, когда команда плотно работает над проектом. Хотя обмен документами помогает быть на связи, вы также должны убедиться, что у вас есть подходящие каналы для общения со всей командой. Инструменты для коммуникации, такие как Slack, позволяют вам создавать выделенные серверы для вас и вашей команды, а в сочетании с Dropbox вы даже можете начать обсуждение непосредственно из документов Paper или других файлов. Конечно, вам также нужен способ проведения командных встреч. Использование Dropbox в тандеме с видеоконференцсвязью через Zoom может помочь вам и вашей команде сотрудничать и одновременно рассматривать ваши планы.

Планируйте всей командой

Планирование проекта не должно быть напряженным первым шагом, который руководители проекта предпринимают в одиночку. Имея поддержку всей команды в этом процессе и последующей реализации проекта, вы можете сделать планирование не только более эффективным, но и более приятным для вас и вашей рабочей группы. Распределяя ответственность и инвестиции на цели проекта между вашими коллегами, вы можете продвигать свою команду и ее работу в целом. Какой бы метод вы и ваша команда не решили использовать для планирования проекта, в долгосрочной перспективе сотрудничество в этом направлении приведет к лучшим результатам как для отдельных проектов, так и для вашей команды, вашей организации и для вас самих.