Этикет видеоконференций

Извлеките максимум пользы из виртуальных встреч вашей рабочей группы, убедившись, что вы знаете, что нужно делать, а что нет.

Что такое видеоконференции?

Видеоконференции — это любой вариант телекоммуникации между двумя или несколькими людьми с использованием видео- или аудиосвязи. Удаленные сотрудники и люди, живущие вдали от семьи и друзей, уже являются экспертами в видеосвязи. Увеличение количества людей, работающих из дома или удаленно, привело к широкому распространению видеоконференций как способа общения с коллегами.

Зачем нужен этикет видеоконференции?

Так как программное обеспечение для видеоконференций сейчас распространено повсеместно, можно предположить, что правила этикета для такой формы общения хорошо известны его участникам. Проблем не возникнет, если вы хотите пообщаться с родственниками или друзьями по FaceTime, не покидая своей уютной кровати, но это неприемлемо для общения по работе с помощью таких программ, как Zoom, что требует большего внимания к приличиям и эффективности. Вы можете быть экспертом в проведении встреч в офисе, но дополнительный виртуальный барьер в случае видеоконференций может стать реальной проблемой.

При работе из дома человек легко отвлекается и теряет сосредоточенность, и видеоконференции не являются исключением из этого правила. Собака коллеги, которая ходит по квартире, — это мило, но этот симпатичный щеночек может отвлекать от работы. То же самое можно сказать об отстраненных участниках встречи, которые не слушают или не обращают внимание на происходящее.

Основные правила этикета видеоконференции

Первый шаг к продуктивным видеозвонкам — убедиться, что все работает как с технической, так и с человеческой точки зрения. Чтобы вы смогли убедиться, что можете извлечь максимальную пользу из видеовстреч с сотрудниками, мы составили список самых важных советов по этикету для видеозвонков:

Проверьте подключение к Интернету и оборудование заранее

Вы будете выглядеть и чувствовать себя беспомощно и непрофессионально, пытаясь начать встречу с неработающей веб-камерой или микрофоном. Если встреча планировалась заранее, проверьте все настройки видеоконференции заранее, а не за две минуты до ее начала. Проверьте встроенный микрофон или гарнитуру, чтобы убедиться, что ваше программное обеспечение их обнаружило.

Также нужно проверить, позволяет ли ваше подключение к Интернету поддерживать формат видеоконференций. Вы же не хотите отключиться в самый важный момент или посреди разговора. Если с этим есть проблемы, существует много приложений, позволяющих ограничить качество получаемого видео или отключить его, чтобы продолжить участие в аудиоформате. Даже если вы не можете поддерживать видеосвязь с другими членами рабочей группы, очень важно иметь возможность все же следить за ходом встречи и принимать в ней участие. Имейте в виду, что некоторые люди могут вообще отказаться от видео по различным причинам, особенно если они находятся в общем пространстве с детьми или домашними животными либо просто не хотят, чтобы их видели в этот момент. Это тоже не проблема.

Оденьтесь

Это случалось с каждым хотя бы раз в жизни: вы бросаетесь к ноутбуку прямо из постели, чтобы успеть на встречу рабочей группы в 9 утра. Однако присутствие на видеовстречах в пижаме повлияет на ваш деловой имидж не лучшим образом. Если вы хотите производить впечатление серьезного человека во время видеоконференции, оденьтесь соответственно. Деловой стиль одежды необязателен, но убедитесь, что вы одеты соответственно, чтобы предстать перед коллегами. Во-первых, так вы продемонстрируете свое неравнодушие, а во-вторых, сменив привычный спортивный костюм, вы сможете настроиться на продуктивное и предметное общение с коллегами.

Найдите тихое место

Не у всех есть личный кабинет для работы из дома, однако важно найти или организовать себе тихое место для видеоконференций. Даже если бродящие по дому члены семьи, соседи по комнате или домашние животные не отвлекают вас от работы, они могут отвлекать ваших собеседников. Поэтому для участия в видеоконференции выберите место, где никто не будет бродить и беспокоить вас. Так вы сможете сосредоточиться на том, что говорят коллеги. Также позаботьтесь о том, чтобы убрать любые фоновые шумы, когда говорите вы.

Организуйте пространство вокруг вас

Вы оделись надлежащим образом и нашли тихое место для видеозвонка. Теперь обратите внимание на то, как обстановка вокруг вас будет выглядеть во время видеоконференции. Вся предыдущая подготовка не будет иметь никакого значения, если ваши коллеги не смогут видеть вас, потому что в помещении слишком темно, или если они будут вынуждены смотреть на стопку немытых тарелок в раковине. Уделите немного времени, чтобы организовать пространство вокруг. Откройте шторы или включите свет либо, если проблема заключается в том, что вокруг неубрано, воспользуйтесь зеленым экраном или виртуальным фоном, чтобы скрыть беспорядок. Например, Zoom автоматически определяет фон и позволяет заменить его другим изображением.

Если вы не разговариваете, отключите микрофон

Одним из наиболее важных аспектов этикета видеозвонков после начала совещания является отключение звука вашего микрофона, когда вы не разговариваете. Даже если вы нашли тихое место для совещания, ваш микрофон все равно будет улавливать звуки, когда вы двигаетесь, кашляете или начнете печатать. Вряд ли вы хотите, чтобы ваш коллега вынужден был повторять сказанное из-за того, что его случайно прервали, или чтобы кто-то заметил, пусть на секунду, что во время встречи вы занимаетесь другими делами. В большинстве программ для видеоконференций есть кнопка отключения звука для вас или для звонка. Вам нужно будет включить звук, когда вы захотите что-то сказать.

Смотрите в камеру

Вам может показаться, что в процессе видеозвонка лучше смотреть на видеоизображения коллег. Однако, если вы хотите, чтобы коллеги сосредоточили свое внимание на вас, когда вы будете говорить, нужно смотреть прямо в камеру. Даже если вы не видите своих коллег, взгляд в камеру помогает воссоздать ощущение личного общения, что гарантирует, что их внимание обращено на вас и они действительно слушают то, что вы говорите. Если вы хотите видеть коллег, когда вы выступаете, расположите видео на экране непосредственно рядом с камерой, чтобы и камера, и видео были на уровне глаз. С ноутбуком это не проблема, но, возможно, вам придется что-нибудь переместить, если вы работаете на ПК.

Будьте внимательны и сосредоточены

Конечно, когда вы находитесь на видеоконференции, самое важное — это сосредоточиться на встрече. Отключиться от встречи во время видеоконференции гораздо проще, чем находясь в офисе. Это означает, что вам нужно следить за тем, чтобы не выключаться из процесса и вести себя как в офисе, даже если вы сидите с ноутбуком в своей спальне. Сохранять сосредоточенность дома можно, используя те же способы, что и в офисе: например, делая заметки, вы легче усвоите то, что обсуждается, и будете адекватно реагировать на происходящее. Вам также нужно избегать искушения переключаться на другие вкладки и действия или заглядывать в телефон. Даже если вам кажется, что вы хорошо справляетесь в режиме мультизадачности, отвлекаясь, вы не получите большой пользы от встречи, на которой присутствуете.

Как провести видеоконференцию эффективно

Когда вы освоите основы этикета видеоконференции, у вас не возникнет проблем с организацией и проведением видеозвонков с коллегами. Но, как и в офисе, чтобы организовать видеовстречи эффективно и провести время с пользой, потребуется немного больше усилий. Если вы планируете встречу с коллегами, убедитесь, что у вас есть все необходимые материалы. К счастью, функция интеграции Zoom с Dropbox упрощает использование файлов и программного обеспечения для видеоконференций, что позволяет повысить эффективность видеовстреч.

Всегда устанавливайте повестку дня

Первым шагом к организации эффективной встречи как в офисе, так и за его пределами является определение повестки дня. Этот фактор сам по себе имеет большое значение для успеха вашей видеоконференции. С шаблоном повестки дня, предоставленным Dropbox, вы легко сможете обозначить ключевые пункты вашего совещания и составить повестку дня, которой можно будет поделиться с коллегами. Те коллеги, которые были приглашены на встречу, но не смогли присутствовать, смогут потом просмотреть этот документ. Более того, они смогут просмотреть видеозапись звонка, которая будет автоматически скопирована в Dropbox из Zoom.

Делитесь файлами и информацией до начала встречи

Если вы ожидаете от вашей рабочей группы участия и сотрудничества во время видеозвонка, важно создать условия для этого. В офисе можно просто раздавать листы бумаги или записывать то, что нужно, на интерактивной доске, а видеоконференции требуют более тщательного планирования. Подготовьте и поделитесь файлами или документами, которые вам понадобятся, до начала встречи, чтобы ваши коллеги не терялись в догадках. Когда все выйдут на связь, можно будет организовать показ вашего экрана и просмотреть документ вместе. Вы также можете поделиться этим файлом непосредственно из Dropbox во время конференции в Zoom, и участники рабочей группы смогут добавлять заметки в файл в режиме реального времени.

Рассылайте приглашения заранее

Когда вы в офисе, вы можете собрать людей на встречу, просто подойдя к их рабочему столу и спросив, есть ли у них 10 минут. Однако привлечь внимание сотрудников, работающих из дома, будет намного сложнее, даже используя Slack или другие приложения для офисных чатов. Если вы хотите, чтобы люди пришли на вашу видеоконференцию, сообщите им о ней заранее. Если этого не сделать, они могут отсутствовать на рабочем месте в нужный момент, и у них не будет времени прочесть повестку дня. Дайте всем необходимое время для подготовку к видеоконференции, настройтесь сами и настройте всю команду на успех.

Сотрудничество с помощью видеоконференций

Поскольку удаленные рабочие группы набирают популярность, видеозвонки уже не просто заменяют встречи, а становятся нормой для многих компаний. Так как видеоконференции играют важную роль как в личной, так и в деловой жизни, важно освоить правильное использование этой технологии. В следующий раз, когда будете планировать встречу в Zoom на 10 утра, помните про этикет видеоконференции, чтобы встреча прошла успешно. Подготовка к видеоконференции поможет вовлечь вашу рабочую группу в рабочий процесс и повысит эффективность вашей командной работы онлайн в удаленном формате.