Эл. почта

Как настроить электронную почту, чтобы с ее помощью делиться файлами?

Если в компании обмениваются данными по электронной почте, то вся инфраструктура уже готова и под рукой — это очень удобно. Все сотрудники наверняка уже давно умеют посылать электронные письма и, скорее всего, умеют прикладывать к ним файлы.

Эл. почта

  • Основная инфраструктура предоставляется вашим почтовым клиентом

Dropbox

  • Зарегистрируйтесь в Dropbox.
  • Скачайте программу Dropbox.

Зарегистрироваться в Dropbox проще простого, но потом бывает довольно сложно перестать постоянно нажимать кнопку «Прикрепить файл». Вашим сотрудникам придется отучаться посылать друг другу письма с файлами. Зато, когда они наконец отучатся это делать, совместная работа станет в разы эффективнее.


Как поделиться файлом с коллегой?

Посылать файлы по электронной почте удобно, если вам нужно переслать один-два неизменяемых документа. К сожалению, версии файлов при этом не обновляются: каждый раз когда вам необходимо поделиться с кем-нибудь внесенными в файл изменениями, приходится заново посылать данные всем сотрудникам.

Эл. почта

  • Создать новое письмо
  • Приложить файл
  • Отправить письмо
  • Повторить все с начала, если в файл внесли измненения

Dropbox

  • Создать в своем Dropbox новую папку для документов, которыми нужно поделиться с коллегами
  • Навести на нее курсор, нажать правую кнопку мыши и предоставить к папке доступ
  • Поместить нужный файл в эту общую папку Dropbox на своем компьютере
  • Файл появится в аккаунтах Dropbox ваших коллег
  • Каждый раз когда кто-то будет вносить в файл изменения, они автоматически синхронизируются с аккаунтами соответствующих пользователей

Чтобы создать общую папку Dropbox, потребуются небольшие усилия, но вам достаточно приложить их один раз. В результате у вас появится папка, которая выглядит и функционирует точно так же, как и любая другая папка на вашем компьютере, но при этом данные в ней автоматически обновляются, когда кто-то вносит изменения в соответствующие файлы. Это очень удобно, если ваши сотрудники работают с большим количеством файлов: во-первых, все всегда будут в курсе последних изменений, а во-вторых, все рабочие документы будут храниться вместе.

К тому же когда есть специальная система для доступа к файлам, не приходится объединять процесс переписки и совместной работы над документами. Dropbox позаботится о ваших файлах, а вы сможете использовать свой почтовый ящик по прямому назначению — для переговоров с коллегами.


Как поделиться файлом с клиентом?

По электронной почте одинаково просто делиться файлами с сотрудниками или с клиентами: нужно просто приложить файл и отправить письмо. Но если вдруг вы по ошибке послали письмо с файлом не на тот адрес (или даже хуже — разослали его людям не из того списка), могут возникнуть проблемы с конфиденциальностью и безопасностью.

Эл. почта

  • Создать новое письмо
  • Приложить файл
  • Отправить письмо

Dropbox

  • Навести курсор на файл в своей папке Dropbox и нажать правую кнопку мыши.
  • Нажать в выпадающем меню Ссылка доступа, чтобы сгенерировать соответствующую ссылку
  • Пользователи Расширенных и Бизнес аккаунтов Dropbox могут также установить для ссылки пароль или срок действия
  • Послать ссылку клиенту. Он сможет просмотреть или скачать файл в любом веб-браузере

Dropbox позволяет пользователям разделить эти задачи. Участники рабочей группы могут вместе работать в общей папке и при этом предоставлять клиентам доступ только для чтения к определенным файлам или папкам с помощью ссылок доступа. Таким образом для ваших сотрудников будет работать автоматическая синхронизация, но они смогут по-прежнему при необходимости посылать копии сторонним пользователям так, чтобы те не имели права вносить в них изменения.

Пользователи Расширенных и Бизнес аккаунтов могут защитить паролем копии с правом только для просмотра — так вы не предоставите доступ к важным документам кому-нибудь по ошибке. Даже если вы случайно отправите данные не тому пользователю, можно быстро отключить ссылку и таким образом отменить доступ к файлу.


Как предоставить доступ к большим файлам?

Вкладывать файлы в электронные письма становится неудобно, если они большие. У почтовых служб есть свои технические ограничения, а значит, если файл слишком большой, вы не сможете вложить его в письмо. А если в почтовой службе вашего адресата действуют более строгие ограничения на размер файлов, то он может и не получить нужные данные.

Эл. почта

  • Ограничения на размер файлов у разных почтовых служб могут отличаться
  • Большие файлы приходится заново отправлять целиком каждый раз, когда в них вносятся изменения

Dropbox

  • Для загрузки через программу Dropbox нет ограничений по размеру файлов
  • Во время синхронизации в Dropbox загружаются только те части файла, которые содержат внесенные изменения

Почтовые службы в основном разрешают прикладывать к письмам файлы не больше 25 МБ. Некоторые ограничивают объем данных, которые можно переслать из отдельного почтового аккаунта. Тогда самый простой выход — загрузить файл на сервер или в облачную службу (например, Dropbox). Но даже если файл не нарушает никакие ограничения, иногда загружать его бывает долго и муторно, особенно если делиться изменениями в файлах нужно часто.

А еще Dropbox загружает лишь те части файла, которые содержат внесенные изменения, а значит, работает эффективнее электронной почты.


Как восстановить старые версии файлов?

Электронная почта не предназначена для того, чтобы синхронизировать внесенные в файлы изменения, но часто компании, у которых нет специальной системы общего доступа к данным, используют ее в качестве своеобразного временного средства для обмена материалами. Сотрудникам таких компаний нередко приходится копаться в цепочках писем (да еще надеяться, что коллеги использовали для новой версии файла то же название).

Эл. почта

  • Электронная почта специально не обеспечивает возможность доступа к разным версиям файлов, хотя в почтовых ящиках есть самый базовый журнал версий
  • Чтобы решить эту проблему, к названию файла обычно добавляют цифру каждый раз, когда вносят в него изменения

Dropbox

  • Навести курсор на файл в своей папке Dropbox и нажать правую кнопку мыши.
  • Выбрать в меню Просмотреть предыдущие версии и просмотреть историю версий файла
  • Выбрать нужную версию и нажать Восстановить

Dropbox превращает синхронизацию внесенных в файл изменений в структурированный автоматический процесс. В отличие от электронной почты, Dropbox умеет соотносить старую и новую версию одного и того же файла. Поэтому разбираться с разными версиями станет гораздо проще. А поскольку синхронизацию Dropbox проделывает без какого-либо участия пользователя, вам не придется переживать из-за разных версий документов. Специальное усилие потребуется разве что для восстановления старой версии файла.

Компаниям с небольшим штатом сотрудников часто «хватает» и электронной почты, но специальная система для общего доступа к файлам не только удобнее, но и безопаснее. Удалить письмо — очень просто, а если у вашей почтовой службы есть ограничения на размер почтового ящика, это в любом случае приходится делать. Когда вы удаляете письмо со вложением, версия файла из этого письма пропадает. Поэтому ваши сотрудники должны действовать очень осторожно, чтобы не потерять данные.


Как осуществляется доступ к файлам с мобильных устройств?

Если вы пользуетесь электронной почтой для предоставления доступа к файлам, то сталкиваетесь с теми же плюсами и минусами и на компьютерах, и на мобильных устройствах. Если ваши сотрудники используют для работы мобильные устройства, то у них, наверное, уже установлены на них почтовые клиенты. Но даже так синхронизировать последние изменения довольно трудно.

Эл. почта

  • Открыть почтовое приложение на мобильном устройстве
  • Найти письмо, в которое вложен файл
  • Скачать файл и отредактировать его в нужном приложении
  • После этого переслать измененную версию коллегам

Dropbox

  • Скачать мобильное приложение Dropbox
  • Войти в свой аккаунт и открыть документ для предварительного просмотра прямо в мобильном приложении Dropbox
  • Воспользоваться совместимым с Dropbox мобильным приложением (например, Microsoft Office), все внесенные в файл изменения синхронизируются с остальными подсоединенными устройствами

У Dropbox есть огромное преимущество перед мобильными почтовыми приложениями — он предлагает простую и удобную файловую систему. Вам не придется копаться в электронных письмах, чтобы найти нужное вложение: в Dropbox можно хранить документы в виде хорошо знакомой системы файлов и папок. А в мобильном приложении Dropbox можно без проблем открыть для предпросмотра самую последнюю версию нужного документа. И не придется больше засорять почтовый ящик новыми вложениями каждый раз, когда вы вносите незначительные изменения в файл.