Образец протокола собрания

Поручено вести протокол совещания? Будь то заседание совета директоров, собрание рабочей группы или совещание по проекту, с помощью этого удобного шаблона для записей вы сократите свою работу наполовину.

Организуйте эффективную общую работу

Просто добавьте ваше содержимое

Используйте готовый текст этого бесплатного шаблона для заполнения даты, участников, повестки дня, обсуждения и решений, как только начнется совещание.

Пригласите вашу рабочую группу в документ

Этот облачный шаблон для заметок упрощает совместное использование документов. Не нужно больше сохранять документ на жесткий диск или прикреплять его к сообщению электронной почты. Просто пригласите участников совещания в документ.

Выполняйте совместное редактирование в режиме реального времени

Участники рабочей группы, которых вы пригласите в документ, смогут ознакомиться с протоколом и комментировать его. При наличии доступа с правом редактирования можно даже внести изменения в текст или добавить снимок с интерактивной доски.

4 совета по улучшению ваших заметок для совещаний

1. Подготовьте документ для ведения протокола до начала совещания

Будь то официальный или неофициальный характер совещания, этот шаблон помогает эффективно организовать работу всех участников на одной странице еще до утверждения повестки дня. Поскольку документ создан в Dropbox Paper, его можно привязать к календарю и использовать горячие клавиши для экономии времени. 

2. Добавьте ссылки для контекста

Если у вас есть дополнительные документы, вы можете вставить ссылки на них, чтобы рабочая группа могла с ними ознакомиться. Перед началом совещания предоставьте доступ к документу с повесткой дня другим участникам.

3. Выделите основные моменты

Для наглядности к протоколу можно добавить изображения или файлы Dropbox с доказательствами и примерами. Через мобильное приложение Paper можно сделать снимок интерактивной доски или стикера, который автоматически будет добавлен в протокол.

4. Отметьте решения и задачи

В шаблоне есть раздел решений, в котором отражается то, что вы и ваша рабочая группа должны будете сделать. Эта информация помогает контролировать ход исполнения к следующему совещанию. Чтобы создать пункт для отметки галочкой, наберите квадратные скобки — [] — и поставьте пробел. Для назначения исполнителей просто наберите имя коллеги с символом @ перед ним.  

Создайте свой шаблон заметок для совещаний

Нужно создать собственный протокол к следующему совещанию? В Paper можно создать собственный профессионально оформленный шаблон протокола или повестки дня совещания с необходимыми вам заголовками и разделами.

Dropbox Paper — это единое пространство для коллективной работы, управления проектами и обсуждения материалов. Paper предлагает функции редактирования в режиме реального времени, а также списки заданий, повестки дня для совещаний, графики работ, что упрощает планирование проектов, мозговые штурмы, проведение совещаний, распределение задач, контроль и рецензирование рабочих документов.

Для использования Dropbox Paper необходимо иметь аккаунт Dropbox. В настоящее время документы Paper не учитываются в вашем ограничении на объем места, а также нет ограничения по количеству документов Paper, которые можно создавать или хранить. Вы можете получить доступ к документам Paper в Интернете, нажав на вкладку Paper на сайте dropbox.com или перейдя по ссылке dropbox.com/paper. Вы также можете использовать мобильное приложение Paper для доступа, создания и редактирования документов Paper.

Да, в Paper можно работать в автономном режиме через мобильное приложение Dropbox Paper. В мобильном приложении Paper можно создавать новые документы, редактировать существующие, добавлять комментарии и делиться содержимым с участниками рабочей группы. В автономном режиме можно просматривать, редактировать и комментировать помеченные звездочкой и последние документы или создавать новые; при этом все внесенные изменения будут синхронизированы, когда вы снова выйдете в сеть.

Продуктивное рабочее совещание требует ведения протокола, из которого все смогут узнать, что на нем обсуждалось, находясь на общей странице. Лучший способ обеспечить эффективное ведение протокола — предварительно подготовить его продуманную схему. Для этого нужно просто создать документ Paper с повесткой дня, добавить в него ссылки, относящиеся к вопросам, и предоставить к нему доступ тем, кто приглашен на совещание. Протокол также должен содержать информацию о принятых решениях и сроках их исполнения. Для этого в Paper можно использовать удобную функцию упоминания исполнителей при помощи символа @ и назначения сроков исполнения.

Шаблон протокола совещаний создается в Dropbox Paper очень просто. При работе в Paper через веб-браузер можно использовать существующий шаблон протокола совещания. Для этого нужно нажать на ссылку «Создать протокол совещания» на вертикальной панели справа. Вы также можете создать шаблон протокола или повестки дня согласно своим потребностям. Для этого нужно создать новый документ Paper с разделами для заполнения, а затем нажать на кнопку «Преобразовать в шаблон» в меню работы с документом. Документ Paper сохранится как шаблон, который можно будет использовать в дальнейшем.

Создавайте и делитесь
первоначальными идеями

Этот шаблон повесток дня создан в Dropbox Paper, совместном рабочем пространстве, в котором рабочие группы могут создавать и делиться первоначальными идеями. Paper позволяет легко делать заметки для совещаний, назначать задачи, развивать творческие идеи и управлять проектами. Используя Paper в качестве центрального узла для создания проекта, вам не нужно находиться в одной комнате с остальными участниками, чтобы эффективно организовать общую работу.

образец повестки дня в Dropbox Paper