FTP

Как настраивается FTP?

Настройка сервера FTP и инструктаж сотрудников — довольно сложная процедура. Вам, например, придется устанавливать для каждого аккаунта FTP доступ к командному процессору и права доступа к файловой системе. К тому же каждого работника компании нужно обучить пользоваться клиентской программой FTP.

FTP

  • Купить сервер FTP
  • Войти в администраторскую панель сервера
  • Создать аккаунт FTP для каждого пользователя
  • Установить программное обеспечение для FTP на компьютере у каждого пользователя

Dropbox

  • Зарегистрируйтесь в Dropbox.
  • Скачайте программу Dropbox.

Начать работать с Dropbox можно быстро и без проволочек. Файлы хранятся в облаке, так что вам не придется иметь дело с отельным сервером. А поскольку программного обеспечения нужно устанавливать по минимуму, ваши сотрудники смогут сконцентрироваться на работе, а не разбираться со сложными FTP программами.


Как поделиться файлом с коллегой?

Поскольку многие задачи осуществляются в системе FTP вручную, сотрудникам компании приходится постоянно решать друг с другом разные вопросы. Каждый раз когда кто-то изменяет файл, этот файл необходимо заново загружать на сервер FTP, чтобы им поделиться. А всем, кому требуется самая последняя версия измененного файла, нужно еще раз скачивать его. Если ваши коллеги постоянно изменяют файлы и делятся ими друг с другом, обмен дынными может быстро превратиться в муторную и трудную процедуру.

FTP

  • Открыть программу для FTP
  • Ввести адрес сервера, номер порта, имя пользователя и пароль аккаунта FTP
  • Подсоединиться к серверу
  • С помощью диспетчера файлов FTP-программы найти файл на своем компьютере
  • Загрузить файл на сервер
  • Попросить участников рабочей группы войти в аккаунт на сервере FTP и скачать файл на свои компьютеры.
  • Повторить все с начала, если в файл внесли измненения

Dropbox

  • Создать в своем Dropbox новую папку для документов, которыми нужно поделиться с коллегами
  • Навести на нее курсор, нажать правую кнопку мыши и предоставить к папке доступ
  • Поместить нужный файл в эту общую папку Dropbox на своем компьютере. Файл автоматически появится в аккаунтах Dropbox ваших коллег
  • Каждый раз когда кто-то будет вносить в файл изменения, они автоматически синхронизируются с аккаунтами соответствующих пользователей

В Dropbox вам нужно только один раз настроить общую папку, и после этого совместная работа будет осуществляться автоматически. У каждого участника общей папки будет своя самая последняя ее версия, которую можно редактировать, а все внесенные в файлы изменения тут же будут появляться на компьютерах у остальных. Волнуетесь, не придется ли столкнуться с конфликтами из-за разных версий файлов?


Как поделиться файлом с клиентом?

В системе FTP могут возникнуть проблемы с безопасностью, когда вы предоставляете клиентам доступ к файлам. Иногда необходимо сделать так, чтобы они не могли вносить изменения в ваши документы. Тогда для их аккаунтов FTP нужно устанавливать доступ только для чтения. И вы, конечно же, не хотите, чтобы клиенты видели все ваши внутренние файлы. Поэтому администратору вашего сервера FTP придется очень тщательно настраивать права доступа к файловой системе.

FTP

  • Сделать так, чтобы ваш клиент установил на свой компьютер программное обеспечение для FTP
  • Создать для клиента аккаунт FTP. Эта задача может оказаться непростой:
    • клиент должен иметь доступ только для чтения
    • клиент должен иметь доступ только к определенным файлам
  • Предоставить клиенту информацию для входа в систему FTP и адрес файла на сервере
  • Теперь клиент, как и работники вашей компании, сможет скачать нужные файлы

Dropbox

  • Навести курсор на любой файл в своей папке Dropbox и нажать правую кнопку мыши
  • Нажать в выпадающем меню Ссылка доступа, чтобы сгенерировать соответствующую ссылку
  • Послать ссылку клиенту. Он сможет просмотреть или скачать файл в любом веб-браузере

C Dropbox хранить рабочие файлы отдельно от файлов, предназначенных для клиентов, стало гораздо проще. Ссылки доступа не связаны с содержимым всей папки Dropbox ваших сотрудников, поэтому клиенты будут иметь доступ лишь к определенным файлам. Поскольку здесь не требуется никакого специального программного обеспечения, клиентам не нужно разбираться с новой системой — они сразу получат доступ к нужным данным. Для ссылок доступа можно устанавливать пароли и сроки действия, если у вас Расширенный аккаунт или аккаунт Dropbox Business. А еще доступ к любому документу можно всегда отменить. Для этого нужно просто отключить соответствующую ссылку.


Как работать вместе над одним и тем же файлом?

Когда над одним файлом работают сразу несколько человек, может возникнуть конфликт: чью версию сохранить? Например, документ редактируют два пользователя. Один из них, внеся нужные изменения, загружает файл на сервер FTP. Чуть позже и второй пользователь делает то же самое, тем самым удалив результаты работы первого.

Эту проблему FTP и Dropbox решают совершенно по-разному.

FTP

  • FTP не поддерживает разрешение конфликтов.
  • Самая последняя версия файла замещает версии с изменениями, внесенными другими пользователями
  • Чтобы избежать проблем, приходится обычно временно изымать файл из хранилища, чтобы его мог редактировать в каждый конкретный момент только один пользователь

Dropbox

  • Если происходит конфликт, Dropbox сохраняет обе версии файла
  • Таким образом вы можете просмотреть изменения, внесенные обоими участниками, и решить, как именно их объединить

Если вы работаете с FTP, могут возникать разного рода опасные ситуации, связанные с конфликтами различных версий. Единственный способ избежать подобных связанных с человеческим фактором ошибок — организовать работу так, чтобы в каждый конкретный момент в файл мог внести изменения только один пользователь.

Dropbox же, напротив, решает проблему конфликтующих копий таким образом, чтобы избежать потери данных. Никому из сотрудников не придется мучиться и временно извлекать файлы из хранилища, чтобы их отредактировать, никто больше не сотрет чужие изменения, сохранив собственную копию, потому что Dropbox известит вас, когда возникнет спорная ситуация.


Как восстановить старые версии файлов?

На сервере FTP хранится лишь одна текущая копия каждого файла и не ведется журнал версий, поэтому данные могут потеряться. Если один пользователь, например, удалит какую-то информацию и заново загрузит документ на сервер, то старая версия будет утеряна безвозвратно.

FTP

  • FTP не поддерживает историю изменений
  • Обычно, чтобы ничего не перепутать, файл копируют и переименовывают, указывая в названии номер версии

Dropbox

  • Навести курсор на файл в своей папке Dropbox и нажать правую кнопку мыши.
  • Выбрать в меню Просмотреть предыдущие версии и просмотреть историю версий файла
  • Выбрать нужную версию и нажать Восстановить

Если ваши файлы хранятся в Dropbox, там записывается каждое внесенное и сохраненное в них изменение. Если вы вдруг спохватились, что некоторое время назад были удалены важные данные, их можно будет восстановить, пару раз щелкнув мышью. Как и доступ, сохранение версий осуществляется автоматически, так что вам не придется специально заниматься этим вопросом, разве что вы захотите взглянуть на старую версию какого-то файла.


Как осуществляется доступ к файлам с мобильных устройств?

Если вы используете FTP, то на компьютерах и мобильных устройствах будут действовать одни и те же ограничения. Вам понадобится мобильная версия специального программного обеспечения для FTP, а файлы придется синхронизировать вручную каждый раз, когда кто-то внесет в них изменения.

FTP

  • Установить на мобильное устройство программное обеспечение для FTP
  • Подсоединиться к серверу FTP и скачать файл.
  • Скачивать или загружать файл вручную каждый раз, когда вам нужно поделиться с коллегами его новой версией

Dropbox

  • Скачать мобильное приложение Dropbox
  • Войти в свой аккаунт. Можно открыть документ для предварительного просмотра прямо в мобильном приложении Dropbox.
  • Воспользоваться совместимым с Dropbox мобильным приложением (например, Microsoft Office), все внесенные в файл изменения синхронизируются с остальными подсоединенными устройствами

Приложение Dropbox работает с большинством мобильных устройств, включая телефоны и планшеты с iOS, Android и Windows. А еще эти файлы будут доступны в вашем аккаунте на сайте Dropbox. В мобильных приложениях Dropbox можно сортировать файлы, редактировать их в сторонних приложениях и создавать на них ссылки доступа для клиентов.