Превращение личного аккаунта в рабочую группу Dropbox Business

Если у вашей организации был один общий аккаунт Dropbox Basic, Plus или Professional, то его можно превратить в аккаунт Dropbox Business, и ваши сотрудники смогут эффективнее работать вместе. 

Dropbox Business дает рабочим группам следующие преимущества:

  • Уменьшается риск потери данных или конфликтующих копий
  • Обеспечение безопасности файлов за счет создания индивидуальных учетных данных для всех участников
  • Эффективнее обеспечивается контроль за предоставлением доступа, есть встроенные функции для удаления участников, которые ушли из организации
  • Участникам рабочей группы предоставляется возможность хранить личные и рабочие файлы по отдельности

Как перейти на Dropbox Business

Шаг 1: сбросьте пароль

Для начала мы рекомендуем сбросить ваш пароль Dropbox. Поскольку у ваших сотрудников скоро появятся отдельные рабочие аккаунты, лучше, чтобы у них не было доступа к вашему Dropbox во время перемещения данных.

  1. Войдите в свой аккаунт Dropbox Basic, Plus или Professional на сайте dropbox.com.
  2. Откройте меню аккаунта, нажав на свое фото профиля наверху любой страницы.
  3. Выберите Настройки.
  4. Перейдите на вкладку Безопасность.
  5. В разделе «Пароль» нажмите Изменить пароль.

Шаг2: измените тип аккаунта и пригласите участников рабочей группы

Теперь, когда пароль сброшен, перейдите на Dropbox Business.

Когда вы оформите покупку Бизнес аккаунта, можно будет пригласить туда коллег.

  1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
  2. Откройте Консоль администрирования.
  3. Откройте вкладку Участники и нажмите Пригласить участников.
  4. Введите адреса электронной почты тех пользователей, которых хотите пригласить, и нажмите Пригласить в рабочую группу.
    • Используйте для приглашения индивидуальные адреса электронной почты участников.

Шаг 3: отсоедините устройства

Теперь нужно убедиться, что к вашему аккаунту нет доступа у посторонних пользователей. Для этого отсоедините устройства коллег от аккаунта.

  1. На сайте dropbox.com войдите в аккаунт администратора.
  2. Откройте меню аккаунта, нажав на свое фото профиля наверху любой страницы.
  3. Выберите Настройки.
  4. Перейдите на вкладку Безопасность.
  5. В разделе «Устройства» нажмите на значок Х рядом с названием каждого устройства, которое вы хотите отсоединить.
    • Отсоединяя устройства, лучше всего поставить галочку рядом с пунктом «Удалить файлы с этого компьютера при следующем подключении к Интернету». Тогда с соответствующих устройств будут удаленно стерты нужные файлы и папка Dropbox.

Шаг 4: участники должны принять приглашения

Каждый приглашенный в аккаунт пользователь получит соответствующее письмо. Пользователям нужно будет принять указанное в письме приглашение, чтобы присоединиться к рабочей группе.

Когда пользователи примут приглашение, им будет предложено войти в Dropbox со своих устройств. При этом использовать им следует те же адреса электронной почты, с которыми они присоединялись к рабочей группе.

Обратите внимание: когда ваши коллеги в первый раз зайдут в аккаунт и откроют папку Dropbox, там может не быть всех нужных файлов. Предоставьте им доступ к нужным папкам.

Шаг 5: настройте разрешения для папок

Поскольку все подсоединенные к аккаунту устройства были отсоединены, а данные с них удаленно стерты, только у вас теперь есть возможность просматривать все файлы и папки в аккаунте. Вы можете изменить структуру папок и права доступа к ним, а уже потом можно будет поделиться ими с остальными участниками.

Обратите внимание: чтобы у ваших коллег появился доступ к определенным папкам, вам нужно будет пригласить их.

Как только сотрудники примут приглашения, соответствующие папки сразу же начнут автоматически синхронизироваться с их устройствами.

Насколько полезна была для вас эта статья?

Мы очень сожалеем.
Дайте знать, как нам улучшить свою работу:

Благодарим за отзыв!
Дайте знать, насколько полезной была эта статья:

Благодарим за отзыв!

Ответы сообщества